Миграционный учет иностранных работников в 2025: руководство по безопасному оформлению документов с помощью модуля для 1С:ЗУП

Миграционный учет стал зоной риска: большие штрафы, жесткие сроки и нулевая терпимость к ошибкам. Узнайте, как снизить риски, сэкономить время и автоматизировать учет иностранных сотрудников с помощью специализированного модуля для 1С:ЗУП.

С 2025 года миграционный учет в России стал беспрецедентно строгим. С 5 февраля 2025 года вступил в силу приказ МВД РФ № 628, по которому выросли штрафы – до 1 000 000 рублей за одного иностранного сотрудника с нарушением, также в числе взысканий – административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Жесткость закона превратила процесс оформления и сопровождения иностранных работников в зону риска для любого работодателя. Ручной учет, электронные таблицы и надежда на безупречную память кадровика стали непозволительной роскошью. Ошибка в одной дате, опечатка в фамилии или просроченный на день патент могут обернуться серьезными убытками для компании.

Сложности и ловушки миграционного учета – почему стандартных инструментов недостаточно

Процесс приема и оформления иностранного гражданина – это многоступенчатый квест с жесткими дедлайнами и нулевой терпимостью к ошибкам. Рассмотрим ключевые этапы и сопутствующие им риски.

Аккредитация в Главном управлении по вопросам миграции МВД: первый и обязательный шаг. Без статуса работодателя мигрантов любое последующее оформление незаконно. Подача неполного пакета документов или ошибки в заявлении ведут к отказу и задержкам.
Определение статуса и режима пребывания – основа всего документооборота: здесь кроется первая волна сложностей:
- Статус: временно пребывающий (с патентом или разрешением на работу), временно проживающий (с РВП), постоянно проживающий (с ВЖ). Правила оформления, набор документов и отчетности кардинально различаются.
- Режим пребывания (визовый/безвизовый) и гражданство: граждане ЕАЭС (Белоруссия, Казахстан, Армения, Киргизия), безвизовых стран (Украина, Узбекистан, Таджикистан, Молдавия, Азербайджан и др.) и визовых стран требуют принципиально разных подходов:
  - Визовые страны: требуется разрешение на работу.
  - Безвизовые страны (не ЕАЭС): обязателен патент на работу и ежемесячная оплата авансового платежа по НДФЛ.
  - Граждане ЕАЭС: оформляются почти как россияне (не нужен патент/разрешение), но со своими нюансами отчетности в МВД.
Формирование и контроль пакета документов сотрудника – постоянный источник риска: отсутствие или просрочка любого документа из списка ниже – прямой путь к штрафу:
- Загранпаспорт (действителен на весь срок работы).
- Миграционная карта (с правильной целью въезда – «работа»).
- Патент (для безвизовых) или разрешение на работу (для визовых) + чек об оплате патента (критично!). Просрочка оплаты патента даже на один день приводит к его автоматическому аннулированию, делая сотрудника нелегалом.
- Регистрация по месту пребывания (требует продления после каждой оплаты патента!).
- ИНН.
- Полис ДМС (или ОМС для ЕАЭС) – действующий на весь период работы.
- СНИЛС (оформляет работодатель).
Оформление в штат: юридические тонкости, где ошибка стоит миллиона:
- Трудовой договор: должен быть бессрочным (ст. 327.1 ТК РФ), за исключением строго оговоренных в ст. 59 ТК РФ случаев. Ссылка на срочность патента не основание для срочного договора! Данные работника (ФИО) дословно должны соответствовать данным в патенте или разрешении на работу. Расхождение = работа без разрешения = штраф. Обязательно включение реквизитов патента/разрешения (серия, номер, срок, кем выдано) и полиса ДМС.
- Приказ о приеме: стандартная форма Т-1, но с особым вниманием к точности данных.
- Трудовая книжка: оформляется работодателем, если у сотрудника ее нет.
- Личная карточка Т-2: требует подписи сотрудника о внесении записи в трудовую.
- Инструктажи (охрана труда, ГО и ЧС и др.): обязательны.
Уведомление МВД – жесткие сроки и точность:
- О заключении договора: подается в ГУВМ МВД не позднее 3 рабочих дней с даты подписания трудового договора сотрудником.
- О расторжении договора: не позднее 3 рабочих дней с даты увольнения.
- Несоблюдение сроков или ошибки в форме: штраф до миллиона рублей или приостановка деятельности.
Расчеты, налоги, взносы – финансовые ловушки:
- Зарплата не ниже МРОТ/среднеотраслевой (например, 18 000+ рублей в СПб) и не ниже зарплаты россиян на аналогичных должностях.
- НДФЛ: 13% для временно пребывающих (исключения – ВКС, высококвалифицированные специалисты).
- Взносы: ПФР (22%), ФСС (1.8-2.9%), ФФОМС (0-5.1%).
- Критическая проблема: разное написание фамилий в документах (патент vs СНИЛС vs отчеты). Налоговая требует соответствия патенту, ПФР – СНИЛС. Ручные правки отчетов – источник ошибок и временных затрат.
Контроль оплат по патенту и регистрации – постоянный «горящий» фронт работы, требующий ежедневного внимания:
- Мониторинг своевременной оплаты авансовых платежей НДФЛ по патенту (риск аннулирования).
- Продление регистрации по месту пребывания после каждой новой оплаты патента.
Увольнение – финал с риском штрафа: требует безупречного оформления всех документов (приказ, запись в трудовую, расчет) в день увольнения + своевременное уведомление МВД (3 рабочих дня).

От ошибок и штрафов бизнес спасет автоматизация учета

На фоне описанных сложностей ручной труд становится неэффективным. Мы разработали специализированный модуль для 1С:ЗУП (адаптируемый под 1С:УТ и ERP).

Вот как он решает каждую из перечисленных проблем:

1. Автоматизация критичных процессов и устранение человеческого фактора:

интеллектуальное определение требований: модуль автоматически определяет статус сотрудника (временно пребывающий, ЕАЭС и т.д.) и визовый режим. На основе этого формирует персонализированный контрольный список необходимых документов именно для этого сотрудника, исключая риск упустить что-то важное.
централизованная карточка мигранта: все данные (паспорт, патент/разрешение, регистрация, полис ДМС, ИНН, СНИЛС, визы, миграционная карта) хранятся в одном месте, привязанном к карточке сотрудника в ЗУП. Изменение одного реквизита (например, продление патента) автоматически актуализирует связанные данные и документы.
автоматизация трудового договора: система автоматически заполняет ФИО сотрудника в трудовом договоре строго так, как указано в патенте или разрешении на работу, исключая фатальные расхождения. Автоматически вносит все реквизиты патента/разрешения и полиса ДМС в соответствующие разделы договора.
генерация приказов и личных карточек: формы Т-1 (приказ о приеме) и Т-2 (личная карточка) заполняются данными из единой карточки, обеспечивая сквозную точность.

2. Безупречный документооборот с МВД и контроль сроков:

Автоматическое формирование уведомлений: модуль мгновенно генерирует:
- уведомление о заключении трудового договора (в течение 3 дней);
- уведомление о прекращении трудового договора (в течение 3 дней);
- уведомление о прибытии иностранного гражданина;
- уведомление о трудовой деятельности (приказ МВД № 655);
- многие другие формы (заявление на патент/переоформление, сведения о постановке на учет (Форма ИР, ИГ), гарантийное письмо и др.) – все по актуальным, законодательно утвержденным шаблонам.
Встроенная валидация: система проверяет обязательность полей и корректность данных перед отправкой или печатью, блокируя создание документа с ошибкой.
Жесткий контроль дедлайнов:
- напоминания о необходимости подачи уведомлений в МВД (о приеме/увольнении) за 2-3 дня до истечения срока.
- напоминания об окончании срока действия патента, разрешения на работу, регистрации, полиса ДМС, загранпаспорта за 30, 14 и 3 дня.
- ключевая фича: напоминания о графике платежей по патенту (рассчитывается автоматически с учетом региональных тарифов) и необходимости продления регистрации после каждой оплаты. Предупреждение о риске аннулирования патента при просрочке платежа.

3. Финансовый контроль и отчетность:

автоматизация расчетов для мигрантов: модуль корректно применяет:
- ставку НДФЛ 13% для временно пребывающих (исключая ошибочные вычеты);
- правильные тарифы страховых взносов;
- контроль соответствия зарплаты МРОТ/среднеотраслевой.
Решение проблемы разных фамилий: система помогает отслеживать и согласовывать написание фамилий в разных системах, минимизируя ручные правки в отчетах.
Сводная аналитика и отчетность:
- отчет «Сроки пребывания иностранных граждан»: список всех иностранных сотрудников на выбранную дату с информацией по срокам действия всех их документов.
- отчет «Риски миграционного учета»: выявляет сотрудников с истекающими документами, неоплаченными патентами, непродленными регистрациями, расхождениями в данных.
- комплексный «Отчет по иностранным гражданам» для сводного анализа.

4. Работа с патентами – полный цикл без ошибок:

создание и ведение электронного досье патента: хранение всех данных, истории тарифов, платежей;
автоматическое формирование графика платежей: расчет сумм и сроков оплаты с учетом актуальных региональных тарифов;
учет оплат: фиксация дат и сумм платежей, привязка чеков (сканов);
автоматические напоминания: о предстоящих платежах и о необходимости продления регистрации после оплаты.

В условиях 2025 года миграционный учет – это не просто кадровая функция, а стратегический элемент управления рисками компании. Штраф в 1 000 000 рублей за одного сотрудника – это не абстрактная угроза, а суровая реальность. Ручной учет неизбежно приводит к ошибкам под давлением многочисленных дедлайнов и постоянно меняющихся правил.

Модуль миграционного учета для 1С:ЗУП – это:

Гарантия соблюдения сроков: никаких просроченных уведомлений МВД или оплат патентов;
Абсолютная точность документов: исключение штрафов за несоответствие данных;
Ежедневный контроль: ни один критичный срок не будет упущен;
Освобождение кадров от рутины: экономия десятков часов в месяц на подготовке документов и контроле;
Финансовая защита: предотвращение многомиллионных штрафов и простоев деятельности;
Актуальность: постоянные обновления в соответствии с новыми требованиями МВД.

Не ждите первой проверки или штрафа – автоматизируйте миграционный учет сегодня, чтобы обеспечить безопасность и стабильность вашего бизнеса завтра! Запросите демонстрацию модуля и индивидуальный расчет экономии для вашей компании – убедитесь, как легко можно превратить миграционный учет из головной боли в отлаженный процесс.