Мы провели вебинар с Сергеем Кирсановым, менеджером по развитию продаж VK WorkSpace, и поговорили о том, как платформа объединяет рабочие сервисы, защищает данные компаний, развивается и помогает перейти с зарубежных решений.
VK WorkSpace – российская платформа корпоративных коммуникаций от VK Tech. В нее входят почта, календарь, мессенджер, видеоконференции, диск, документы, доски, проекты, задачи и опросы. Сервисами можно пользоваться в едином приложении на компьютере или смартфоне, а также через браузер.
Во время вебинара Сергей Кирсанов рассказал, как развивается VK WorkSpace, в чем заключаются особенности супераппа, что происходит с данными после увольнения сотрудника и насколько сложно подключить платформу.
Главное о VK WorkSpace – в вопросах и ответах
– Что нового появилось в VK WorkSpace за последний год и какие обновления планируются?
– Среди относительно новых сервисов платформы – Доска и Проекты VK WorkSpace. Доска предназначена для совместной визуальной работы, а Проекты позволяют планировать задачи, распределять ресурсы и контролировать ход их выполнения.
При этом мы постоянно развиваем всю платформу и добавляем возможности, востребованные рынком. Одно из ближайших крупных изменений – переход на новую технологическую платформу. Также планируется расширять возможности видеоконференцсвязи и последовательно сокращать действующие ограничения.
Продуктовые команды работают короткими циклами. Раз в две недели они подводят итоги очередного этапа: рассказывают, какие функции появились, какие процессы удалось улучшить и какие интеграции были реализованы. Такой подход позволяет регулярно обновлять сервисы и быстрее реагировать на запросы пользователей.
– Как часто обновляется дорожная карта продукта и насколько точно она выполняется?
– Раньше дорожная карта составлялась сразу на год. Сейчас мы ушли от этой модели, потому что рынок и потребности клиентов меняются слишком быстро. Планирование стало более гибким: дорожная карта пересматривается каждый квартал, а задачи распределяются на более короткий период.
Ни один вендор не может гарантировать выполнение долгосрочной дорожной карты на 100%, поскольку в процессе появляются новые запросы, меняются приоритеты и возникают дополнительные технические задачи. По нашей оценке, мы выдерживаем заявленные сроки примерно на 95–97%.
– В чем заключается уникальность VK WorkSpace?
– Одно из главных отличий платформы – суперапп. Это единое приложение, через которое сотрудник получает доступ к основным рабочим инструментам. Ему не нужно отдельно открывать почту, мессенджер, календарь, диск и другие программы.
Это важно не только с точки зрения удобства. Поскольку сервисы находятся внутри одной платформы, между ними работают кросс-функциональные сценарии. Мессенджер связан с почтой и календарем, диск – с почтой и другими инструментами.
Например:
сотрудники обсуждают рабочий вопрос в групповом чате. Из этого же чата можно перейти к календарю и создать встречу для участников обсуждения. После встречи пользователь может открыть почту и подготовить письмо ее участникам. Такие сценарии уменьшают количество ручных действий и помогают быстрее решать повседневные задачи.
Мы регулярно получаем обратную связь от клиентов. Для многих пользователей именно возможность работать в едином приложении на компьютере и смартфоне становится одним из главных преимуществ платформы.
– Что такое суперапп простыми словами?
– Суперапп – это единое приложение, в котором собраны основные сервисы VK WorkSpace. Пользователь может переключаться между мессенджером, почтой, документами, календарем, досками, проектами и другими рабочими инструментами, не открывая отдельные программы.
Приложение доступно как на компьютерах, так и на мобильных устройствах. Основные функции синхронизируются, поэтому сотрудник может начать работу на ноутбуке, а затем продолжить ее со смартфона.
Мы сами используем VK WorkSpace внутри компании. Таким образом, сотрудники VK ежедневно работают с теми же инструментами, которые предлагает платформа корпоративным заказчикам.
– Может ли сотрудник забрать свои данные из системы после увольнения?
– Нет. После увольнения учетная запись сотрудника блокируется, и он теряет доступ к корпоративным данным. Платформа ориентирована на работу в закрытом контуре, поэтому информация остается внутри компании.
Администратор может установить дополнительные ограничения, например запретить пересылку сообщений, текстов и документов во внешние мессенджеры. Такие настройки доступны на старших тарифах.
Важно: предусмотрен сценарий для сохранения клиентских обращений. Например, после увольнения менеджера покупатели могут продолжить писать на его прежний рабочий адрес. Чтобы компания не потеряла эти сообщения и потенциальных клиентов, письма на несуществующий адрес можно перенаправлять в резервный корпоративный ящик. Затем обращения передаются новому ответственному сотруднику.
– Какие еще особенности выделяют VK WorkSpace среди других решений?
– Помимо супераппа и связанных с ним сценариев работы, стоит обратить внимание на историю VK WorkSpace. Продукт появился не вчера: в его основе лежат технологии и многолетний опыт Mail.ru, почтовыми сервисами которого пользовались миллионы людей в России.
Сегодня VK WorkSpace продолжает развиваться и расти. Это подтверждает и увеличение числа клиентов, которые выбирают платформу для корпоративной работы. Поэтому одним из преимуществ VK WorkSpace можно назвать не только функциональность, но и зрелость продукта, накопленный опыт и доверие пользователей.
– Как настраивается VK WorkSpace? Насколько сложно его внедрять?
– VK WorkSpace работает по модели SaaS, поэтому для начала нужно зарегистрироваться на платформе и указать корпоративный домен. Можно сразу подключить действующий рабочий домен, чтобы в дальнейшем не менять адреса и не переносить данные повторно.
После регистрации сотрудники скачивают приложение, устанавливают его, входят в свои учетные записи и могут начинать работу. Если устанавливать приложение не хочется, доступна веб-версия: те же функциональные модули открываются в едином окне браузера, а пользователь может переключаться между ними.
Для управления платформой предусмотрена административная панель, доступная только администратору. Через нее можно настраивать пользователей, сервисы и параметры работы системы. Для всех основных операций подготовлены инструкции.
При необходимости команда VK WorkSpace может проконсультировать компанию, помочь с первоначальной настройкой и спланировать миграцию данных. К проекту могут подключиться как менеджеры, так и технические специалисты и архитекторы.
Дополнительная защита корпоративных данных
В почте предусмотрена корзина второго уровня. Даже если сотрудник удалил письмо из своей корзины, администратор может найти и восстановить его в течение установленного срока хранения.
Такая функция особенно важна при работе с чувствительными корпоративными данными. Она позволяет расследовать спорные ситуации и восстанавливать сообщения, которые были удалены случайно или намеренно. Конкретный срок хранения и доступность функции зависят от настроек системы и выбранного тарифа.
По итогам вебинара участники получили практическое представление о возможностях VK WorkSpace, вариантах подключения и переноса корпоративных данных. Подробнее о составе платформы, моделях размещения и тарифах можно узнать на странице решения.
