Как автоматизировать контроль дебиторской задолженности в 1С и снизить риски кассовых разрывов? Рассказываем о методике «воронка сбора задолженности» и настройке робота-коллектора на базе расширения Директ Маркетинг.
Почему контроль дебиторской задолженности важен для бизнеса и какова здесь роль бухгалтера
Дебиторская задолженность – это обязательства клиентов по оплате перед вашей организацией. Сама по себе дебиторская задолженность не является проблемой, компания вполне может осуществлять продажи в кредит согласно своей политике обслуживания клиентов и поведения на рынке. Сложности начинаются, если нарушаются сроки оплаты, определенные договорами с клиентами.
Когда деньги зависают в неоплаченных счетах, страдают оборотные средства, начинаются кассовые разрывы, тормозятся закупки, срываются выплаты, падает устойчивость компании.
Важно выстроить прозрачную систему контроля сроков оплаты и автоматизировать вопросы сбора дебиторской задолженности, рассылок документов и уведомлений о долге – как правило, все это ложится на плечи одного-двух специалистов бухгалтерии.
Работа с дебиторской задолженностью и претензионная работа могут быть четко выстроенной и автоматической – прямо внутри 1С. Без рутины и без выгорания. С контролем на каждом этапе.
Воронка сбора дебиторской задолженности: 4 шага автоматизации в 1С
Предлагаем фирменную методику сбора дебиторской задолженности, отработанную в ходе более 100 внедрений на предприятиях различного профиля. Мы назвали этот подход «воронкой сбора дебиторской задолженности» – по аналогии с воронкой продаж. Как в продажах клиент проходит путь от холодного лида до оплаты, так и должник – от первого напоминания до полного закрытия счета.
Эта методика – не теория, а практика. Ее применяют и крупные дистрибьюторы, и небольшие компании, где нет отдельного отдела взысканий. Особенно востребована она там, где важно выстроить эффективное управление дебиторской задолженностью быстро, без ИТ-отдела и с минимальными затратами.
Внутри 1С создается робот-коллектор на базе расширения Директ Маркетинг, который берет на себя все этапы – от писем-напоминаний об оплате до формирования актов сверки и претензий по просроченной задолженности. В итоге выстраивается законченный процесс.
Расскажем, как работает и какие задачи решает расширение на каждом шаге.
Шаг 1. Напомните заранее – получите оплату вовремя
Система автоматически напомнит об оплате счетов за несколько дней до наступления даты оплаты.
Директ Маркетинг будет ежедневно по расписанию собирать счета, срок оплаты которых наступит через заданное число дней, и отправлять email с напоминанием контрагентам и счетом во вложении.
В 1С:Бухгалтерии 3.0 используется реквизит счетов на оплату «Оплата до». В 1С:ERP (КА, УТ) – график платежей по заказу покупателя (договору, накладной). В УНФ – дата оплаты в документе «Счет на оплату».
Дата оплаты в счете 1С: Бухгалтерия 3.0
Почему важно напоминать об оплате? Большинство просрочек возникает не из-за злого умысла, а по банальной причине: клиент забыл, письмо потерялось, счет не увидел. Одно автоматическое напоминание – и платеж поступает без лишних звонков и затрат рабочего времени.
Рассылка полезна не только с точки зрения сбора платежей: клиенты будут благодарны за заботу и вовремя доставленную информацию, повысится лояльность – очень важно, что ваша услуга не прекратится безмолвно.
|
Пример-кейс Один из пользователей решил внедрить напоминания из 1С за 3 дня до даты оплаты. Результат – 80% платежей стали поступать вовремя, без единого звонка. Для клиента это тоже удобно: он получает письмо с вложенным счетом, все под рукой. А для вас это часть выстроенной системы управления дебиторской задолженностью. |
Большая часть клиентов совершит оплату на этом этапе, получив письмо. Расширение Директ Маркетинг умеет отслеживать доставку и прочтение писем. Если письмо не доставлено или не прочтено, будет задействована каскадная рассылка – аналогичное сообщение отправится через WhatsApp, Telegram или SMS. Если и в этом случае клиент не отреагирует, система покажет таких контрагентов, чтобы связаться с ними другим способом.
|
Отзыв клиента ООО «Администратор Профи» Не знаем, как мы жили без вашей программы. Гораздо легче стало собирать абонентскую плату – клиенты сами ответными письмами отправляют платежи. Бухгалтерия не тратит время на обзвоны. Наталья, Главный бухгалтер |
Шаг 2. Дайте клиенту шанс – напомните еще раз
По разным причинам клиент может не успеть оплатить счет вовремя. В этом случае последует второе аналогичное напоминание об оплате, но уже после наступления срока.
Пример шаблона напоминания после срока оплаты счета
Иногда люди не увидели письмо. Уехали в отпуск. Случился форс-мажор. Или письмо с напоминанием ушло в спам. Автоматическая рассылка напоминаний клиентам через несколько дней – это шанс закрыть долг без напряжения и санкций. Этот шаг помогает отсеивать забывчивость от реальной проблемы платежеспособности.
Пример формулировки письма:
«Уважаемый Иван Иванович! Возможно, вы пропустили наше предыдущее сообщение. Просим вас проверить счет №123 от 10.04.2025 на оплату. Если платеж уже произведен – просто проигнорируйте это письмо».
Кроме ежедневной проверки счетов на оплату можно выстроить и более вариативный процесс – Директ Маркетинг это позволяет – собирать все счета со сроком оплаты за неделю и отправлять контрагенту общее письмо с таблицей счетов в теле письма.
Шаг 3. Фиксируем задолженность – сообщаем официально
Если договор с клиентом не предусматривает предоплату, то после отгрузки товара или оказания услуги возникает дебиторская задолженность клиентов.
В 1С:Бухгалтерии система по расписанию проверит сальдо 62 счета и при наличии долга отправит письма клиентам с уведомлением о задолженности и напоминанием об оплате. В УТ 11, КА, ERP, УНФ система проверяет остатки по регистрам расчетов.
Пример письма о наличии задолженности по документам расчетов
Это уже не напоминание, а это формализация долга. Такое уведомление должника о долге – важная часть документооборота и предварительный шаг к взысканию. Оно помогает выстроить внутренний контроль дебиторской задолженности: вы фиксируете факт долга в системе и подтверждаете, что клиент извещен.
Шаг 4. Претензионная работа
Если дебиторская задолженность просрочена, напоминаниями уже не обойтись. В этом случае рекомендуется направить клиенту официальную претензию в рамках досудебного урегулирования – письмо более строгого содержания с описанием возможных штрафных санкций и ссылками на пункты договора.
В 1С:Бухгалтерия Директ Маркетинг проанализирует данные аналогично отчету «Задолженность покупателей по срокам долга» и автоматически сформирует акты сверки по просроченным долгам. Далее система разошлет письма-претензии с вложением актов сверки.
В УТ11, КА, ERP Директ Маркетинг использует данные отчета «Задолженность клиентов по срокам».
Пример рассылки претензий и актов сверки
На этом этапе система уже не просто напоминает – она запускает процесс взыскания просроченной дебиторской задолженности. Письмо приобретает официальный характер: указывается сумма, срок просрочки, расчет возможных пеней.
По статистике наших клиентов, такое уведомление о просроченной задолженности в корректной форме помогает урегулировать до 90% ситуаций до суда.
Это часть комплексного подхода к контролю и управлению дебиторской задолженностью, где каждый этап фиксируется, автоматизируется и документируется. А у бухгалтера все инструменты находятся под рукой.
Автоматические оповещения и рассылки из 1С: что еще умеет расширение Директ Маркетинг
Директ Маркетинг умеет отслеживать доставку и прочтение писем
Письмо не дошло – деньги не пришли. Программа это увидит. Человек – не всегда.
Отслеживание доставки и прочтения писем делает процесс прозрачным и управляемым: вы точно знаете, открыл ли клиент счет, получил ли уведомление о задолженности, проигнорировал или не заметил.
А главное, у вас остается зафиксированное доказательство: клиент был извещен. Это особенно важно, если придется обращаться в суд. Все фиксируется автоматически. Никаких «мы вам звонили», «не видели письма» и «пришлите еще раз».
Каскадные рассылки и отправка писем через сервисы
Если письмо не прочитано – рассылка через 1С не останавливается. Программа по заданному сценарию дублирует сообщение по более оперативному каналу – туда, где точно увидят. Email могут проигнорировать, но мессенджеры открывают до 98% получателей. Директ Маркетинг умеет работать с Email, SMS, WhatsApp и Telegram. Это расширяет охват и повышает шансы на оплату.
В случае если нужно отправлять большое количество писем, бесплатные почтовые сервисы не подойдут. Здесь имеет смысл воспользоваться встроенной интеграцией с сервисами рассылки. Это обеспечивает быструю отправку неограниченного количества писем, полный трекинг результатов, контроль репутации домена и исключение попадания в спам.
Напоминания внутри компании
Кроме клиентов, напоминания можно настроить и для сотрудников внутри компании. Ответственный сотрудник будет получать сообщения прямо внутри 1С в контексте счета на оплату (заказа клиента) или договора, что очень удобно для последующей обработки.
Эффективное управление дебиторской задолженностью: результат говорит за себя
Эффективное управление дебиторской задолженностью – это не просто последовательность шагов, а четко выстроенная система, которая минимизирует риски и максимизирует возврат средств.
Предложенная воронка: «Напоминание → Повторное уведомление → Фиксация долга → Претензия → Результат» – позволяет контролировать каждый этап взаимодействия с должником и документально фиксирует все действия.
Такой подход позволяет выстроить эффективную коммуникацию с контрагентами и повысить вероятность погашения задолженности без привлечения судебных органов. А в случае необходимости – обеспечивает надежную доказательную базу для взыскания.
Эффективное управление дебиторской задолженностью в 1С
Автоматизируйте контроль дебиторской задолженности в 1С и снижайте риски кассовых разрывов
