Федеральная налоговая служба рассказала, в каком формате можно передавать ФНС истребованные документы, и какие условия нужно соблюдать при их оформлении и хранении.
Правила предоставления
В письме ФНС напоминает, что статья 93 Налогового кодекса РФ устанавливает два формата передачи истребованных инспекцией документов:
- на бумажном носителей лично, через представителя или направить по почте заказным письмом;
- в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи или через личный кабинет налогоплательщика.
В последнем случае нужно заверить цифровые копии усиленной квалифицированной электронной подписью проверяемого лица или его представителя.
Приказ ФНС России от 7 ноября 2018 г. № ММВ-7-2/628@ определяет правила оформления заверенных бумажных копий – листы должны быть пронумерованы и прошиты в соответствии с утвержденными требованиями. Также нужно приложить сопроводительное письмо, в котором представлены основания предоставления документов и общее количество листов.
Если проверяемое лицо направляет в инспекцию документы, которые должны храниться в электронном виде, то их нужно предварительно распечатать и заверить в установленном порядке.
Сроки хранения
ФНС в письме напоминает, что налогоплательщики обязаны сохранять в течение пяти лет данные бухгалтерского и налогового учета, а также другие документы, на основании которых происходит исчисление и уплата налогов. К ним относятся сведения, подтверждающие получение доходов, осуществление расходов и уплату (удержание) налогов. Отдельно оговорены условия хранения первичных учетных документов, регистров бухучета, финансовой отчетности и аудиторских заключений о ней – сроки определяются правилами организации государственного архивного дела, но они не могут быть меньше пяти лет после отчетного года.
Установлен период, в течение которого следует хранить документы учетной политики, стандарты экономического субъекта и другие документы, связанные с организацией и ведением бухучета – не менее пяти лет после года, в котором на их основе составлялась бухотчетность в последний раз. Аналогичные правила действуют для средств, которые обеспечивают воспроизведение электронных документов и проверку подлинности электронной подписи.