ФНС России рекомендует начать переход на УПД уже сейчас

С 1 января 2026 года начинает действовать приказ ФНС. Он отменяет текущие форматы электронных документов для передачи товаров (работ, услуг) и обязывает применять для этих целей универсальный передаточный документ (УПД).

Что изменится с 2026 года

Приказ ФНС отменяет следующие форматы электронных документов:

• товарная накладная о передаче товаров при торговых операциях (приказ ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@);
• акт передачи результатов работ или услуг (приказ ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@).

С начала 2026 года эти форматы не действуют. Вместо них нужно будет применять универсальный передаточный документ в формате 5.03. УПД сочетает в себе функции счета-фактуры и первичного документа.

Какие документы заменит формат УПД с 2026 года

Универсальный передаточный документ с 2026 года заменит собой накладные и акты. Что касается счетов-фактур, их отдельное использование приказ ФНС России не отменяет. При этом в некоторых случаях УПД может заменить счет-фактуру, а в некоторых нет.

В каких случаях УПД заменяет счет-фактуру?

УПД со статусом 1 объединяет в себе счет-фактуру и первичный документ (накладную или акт). Это упрощает документооборот, позволяя использовать один документ для учета товаров или услуг и для вычета НДС. Такой УПД может выступать как основание для вычета НДС, если в нем заполнены все обязательные реквизиты как первичного документа, так и счета-фактуры.

УПД нельзя применять вместо счета-фактуры в случаях, если:

• операция не облагается НДС по ст. 149 НК РФ (в том числе предоставление займов в денежной форме, операции по страхованию и пенсионному обеспечению);
• продавец или покупатель не является плательщиками НДС (например, применяет специальный режим налогообложения, не выставляет счет-фактуру и не может выдать УПД с признаком 1);
• при полной или частичной предоплате за товары – продавец должен выставить отдельную счет-фактуру;
• требуется выставить корректировочный счет-фактуру при изменении стоимости отгруженных товаров (работ, услуг) или их количества, согласно п. 3 ст. 168 НК РФ.

Что делать бизнесу

ФНС России советует компаниям уже сейчас начать готовиться к переходу на УПД. Это поможет избежать сложностей с документами в начале 2026 года. Вот главные шаги для подготовки:

1. Проверить внутренние процессы – изучить работу с накладными и актами выполнения работ (оказания услуг) и подготовить переход на УПД.
2. Подключиться к оператору электронного документооборота и убедиться, что программы поддерживают формат УПД 5.03.
3. Обучить команду – подготовить к работе с новым форматом бухгалтерию, логистику.

Плавный переход к новым требованиям важен для любых компаний, особенно для крупных организаций с множеством документов.