С 1 января 2026 года начинает действовать приказ ФНС. Он отменяет текущие форматы электронных документов для передачи товаров (работ, услуг) и обязывает применять для этих целей универсальный передаточный документ (УПД).
Что изменится с 2026 года
Приказ ФНС отменяет следующие форматы электронных документов:
- товарная накладная о передаче товаров при торговых операциях (приказ ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@);
- акт передачи результатов работ или услуг (приказ ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@).
С начала 2026 года эти форматы не действуют. Вместо них нужно будет применять универсальный передаточный документ в формате 5.03. УПД сочетает в себе функции счета-фактуры и первичного документа.
Какие документы заменит формат УПД с 2026 года
Универсальный передаточный документ с 2026 года заменит собой накладные и акты. Что касается счетов-фактур, их отдельное использование приказ ФНС России не отменяет. При этом в некоторых случаях УПД может заменить счет-фактуру, а в некоторых нет.
В каких случаях УПД заменяет счет-фактуру?
УПД со статусом 1 объединяет в себе счет-фактуру и первичный документ (накладную или акт). Это упрощает документооборот, позволяя использовать один документ для учета товаров или услуг и для вычета НДС. Такой УПД может выступать как основание для вычета НДС, если в нем заполнены все обязательные реквизиты как первичного документа, так и счета-фактуры.
УПД нельзя применять вместо счета-фактуры в случаях, если:
- операция не облагается НДС по ст. 149 НК РФ (в том числе предоставление займов в денежной форме, операции по страхованию и пенсионному обеспечению);
- продавец или покупатель не является плательщиками НДС (например, применяет специальный режим налогообложения, не выставляет счет-фактуру и не может выдать УПД с признаком 1);
- при полной или частичной предоплате за товары – продавец должен выставить отдельную счет-фактуру;
- требуется выставить корректировочный счет-фактуру при изменении стоимости отгруженных товаров (работ, услуг) или их количества, согласно п. 3 ст. 168 НК РФ.
Что делать бизнесу
ФНС России советует компаниям уже сейчас начать готовиться к переходу на УПД. Это поможет избежать сложностей с документами в начале 2026 года. Вот главные шаги для подготовки:
- Проверить внутренние процессы – изучить работу с накладными и актами выполнения работ (оказания услуг) и подготовить переход на УПД.
- Подключиться к оператору электронного документооборота и убедиться, что программы поддерживают формат УПД 5.03.
- Обучить команду – подготовить к работе с новым форматом бухгалтерию, логистику.
Плавный переход к новым требованиям важен для любых компаний, особенно для крупных организаций с множеством документов.
Патч для формирования ЭДО и печатных форм УПД, УКД, СФ по постановлению № 1096 с 1 октября 2024 для УТ, КА, ERP
Выгрузка УПД в формате XML для ЭДО
Выбирайте подходящий инструмент и войдите в 2026 год уверенно!
