С 1 сентября 2026 года в России вводится обязательный электронный документооборот для большинства грузоперевозок. ФНС, правительство и Минтранс утвердили форматы и правила обмена основными перевозочными документами для экспедиторов и перевозчиков.
Электронные экспедиторские документы: три новых формата
ФНС России приказом от 28.04.2026 № ЕД-1-26/277@ утвердила официальные XML-форматы для трех основных документов транспортной экспедиции. Правила обмена электронными экспедиторскими документами и порядок их передачи в ГИС ЭПД закреплены постановлением Правительства РФ № 469.
Цифровой формат подготовили для следующих документов:
- Электронное поручение экспедитору. Документ содержит сведения клиента об условиях оказания транспортно-экспедиционных услуг, а также сведения экспедитора о согласовании поручения.
- Электронная экспедиторская расписка. Оформляется при приеме груза экспедитором и подтверждает сведения о грузе, участниках перевозки и условиях его передачи.
- Электронная складская расписка. Заполняется при приеме груза на складское хранение. Документ подтверждает сведения о грузе, складе, клиенте, экспедиторе и условиях хранения.
Для подписания электронных перевозочных документов организациям и ИП потребуется квалифицированная электронная подпись. Если документы подписывает сотрудник, ему также понадобится машиночитаемая доверенность.
Напомним, экспедиторские документы переходят в цифровой формат с 1 сентября 2026 года в связи с изменениями, внесенными Федеральным законом № 140-ФЗ.
Единый формат электронной грузовой накладной при авиаперевозках
Для сегмента авиационных грузоперевозок ФНС выпустила приказ от 27.04.2026 № ЕД-1-26/276@, утверждающий цифровой стандарт для электронной грузовой накладной. Ранее обязательное использование таких накладных при авиадоставке было зафиксировано поправками Федерального закона № 140-ФЗ в Воздушный кодекс РФ. Поправки также начнут действовать с 1 сентября 2026 года.
Порядок обмена электронными грузовыми накладными при авиаперевозках и передачи сведений в ГИС ЭПД установлен постановлением Правительства РФ от 21.04.2026 № 446.
По новой схеме электронная грузовая накладная будет строго структурирована и включит четыре файла обмена данными:
- сведения перевозчика;
- сведения грузоотправителя о вверяемом грузе и фактических обстоятельствах его приема к перевозке;
- сведения грузополучателя о приеме груза от перевозчика;
- итоговые сведения перевозчика о выдаче груза грузополучателю.
Все файлы участники авиаперевозки должны будут направлять в систему ГИС ЭПД через информационные системы электронных перевозочных документов.
Когда экспедиторские документы оформляются на бумаге: правила с 1 сентября 2026 года
Минтранс России приказом от 03.04.2026 № 115 установил перечень ситуаций, когда оформление экспедиторских документов на бумаге остается допустимым.
Бумажный документооборот разрешен в следующих случаях:
- Услуги для физлиц. Если клиентом выступает физлицо, приобретающее услугу для личных, семейных, домашних или иных нужд, не связанных с предпринимательской деятельностью.
- Работа с иностранными контрагентами. Если заказчиком транспортно-экспедиционных услуг является иностранное юридическое или физическое лицо.
- Форс-мажорные обстоятельства.Технические сбои, аварии на линиях связи, отсутствие интернета, и как следствие отсутствие доступа к ГИС ЭПД.
- Особые правовые режимы. Ведение деятельности на территориях, где официально введены режимы ЧС, повышенной готовности или ЧП.
- Государственные и военные нужды. Если услуги связаны с перевозкой грузов для нужд органов государственной власти, обороны страны, безопасности государства и обеспечения правопорядка, а также специальных и воинских грузов.
Во всех остальных случаях экспедиторские документы, подпадающие под новые требования, с 1 сентября 2026 года должны оформляться в электронной форме.
1С-ЭПД - сервис для обмена электронными перевозочными документами
- Удаленная подпись документов всех участников
- Мгновенное уведомление о подробностях приемки-передачи груза
- Мобильное приложение для водителя
Проведем демонстрацию 1С-ЭПД
Перейти и узнать подробнее
