В конце ноября вступили в силу изменения в Трудовой кодекс, позволяющие вести кадровый документооборот только в электронном формате.
Решение о переходе на электронный формат компании принимают самостоятельно. Для оформления электронных документов можно использовать портал «Работа в России» или разработать свою систему по рекомендациям Роструда.
Как перейти на электронный документооборот
Согласно закону № 377-ФЗ от 22.11.2021 «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации», решение о переходе на электронный документооборот принимается организацией самостоятельно.
О переходе на электронный кадровый документооборот работодатель уведомляет работников (соискателей, поступающих на работу), которые вправе отказаться от ведения их кадровых документов в электронном виде. Согласие о переходе на электронный документооборот на требуется от сотрудников, которые впервые поступили на работу после 31 декабря 2021 года – отсутствует трудовой стаж до этой даты.
Порядок и способы получения работодателем согласия на переход на электронный документооборот и отказа от такого перехода устанавливаются локальным нормативным актом организации.
Как будет работать электронный документооборот
Ведение кадрового электронного документооборота будет доступно через портал «Работа в России». Авторизация – через Единую систему идентификации и аутентификации. Также допускается использование работодателем собственной информационной системы. Функционал такой системы должен обеспечить подписание и хранение электронных документов, а также фиксацию факта их получения сторонами трудовых отношений.
Для подписания электронных документов потребуются усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) или усиленная неквалифицированная электронная подпись. Для более значимых кадровых документов в информационной системе работодателя законом предусматривается особый режим их подписания.
По заявлению работника о выдаче документов, связанных с работой, работодатель выдает их в форме копии на бумажном носителе или в форме электронного документа. Электронный документ может быть размещен в личном кабинете работника на платформе «Работа в России», либо в личном кабинете работника в информационной системе работодателя.
Работодателям, использующим для электронного кадрового документооборота платформу «Работа в России» или свою доработанную информационную систему, будет присвоена более низкая категория риска. Периодичность проверок таких компаний также снизится.
Цель преобразований
Изменения в Трудовой кодекс вносятся в рамках цифровой трансформации социальной сферы. Трансформация для трудовых отношений утверждена распоряжением правительства № 3144-р от 6 ноября 2021 года.
Согласно пояснительной записке к проекту закона, изменения закрепляют возможность и механизмы ведения и использования документов в электронном виде без дублирования на бумажном носителе. Это расширит возможности для удаленного трудоустройства: соискатель сможет найти себе работу в другом регионе, дистанционно пройти собеседование и заключить трудовой договор.
Работодатели повысят скорость оформления официальных трудовых отношений. Работники смогут без посещения кадровой службы подписывать документы электронной подписью, иметь быстрый доступ к необходимым документам.
Также сотрудники смогут оперативно получать государственные, муниципальные, банковские и иные услуги, где требуется предоставление данных от работодателя. Необходимые сведения для этих услуг можно будет запросить через информационную систему.