Минэкономразвития предлагает перевести деловой документооборот в электронный вид

В рамках проекта «Цифровая экономика» на портале нормативных правовых актов размещен законопроект о переводе делового документооборота в электронный вид. Он включает в себя положения по регулированию механизма конвертации, создания, использования и хранения электронных дубликатов для бумажных версий документов.
Как сейчас
В соответствии с действующим законодательством большинство документов должны храниться в архивах в бумажном виде длительное время – до 75 лет. Предложенные в законопроекте изменения избавят от этой обязанности и позволят владельцам бизнеса сэкономить значительный объем средств. Так, согласно информации с сайта Минэкономразвития, один крупный банк может тратить на содержание бумажного архива документов до 2,5 млрд. руб. в год. А общие затраты на хранение бумажных документов субъектов предпринимательской деятельности оцениваются в 3,5 трлн руб. в год.
Что предлагают
В подготовленных поправках ведомство предлагает создать возможность конвертации документов в электронный вид при сохранении юридической значимости, обеспечив правовую основу для длительного хранения документов только в электронном виде.
Сами бумажные экземпляры могут быть уничтожены через год после оцифровки (иные сроки могут быть предусмотрены федеральным законом, нормативным правовым актом Правительства или нормативным актом Банка России).
Предполагается, что новые нормы будут распространяться на все юридические документы, если по законодательству для конкретных видов документов или случаев не предусмотрено иное.
По словам представителей Минэкономразвития, законопроект должен решить несколько задач:
- Обеспечить регламент по созданию юридически значимых дубликатов документов (как электронного, так и бумажного формата), за счет выполнения ряда условий:
- дубликат должен создавать либо человек, который подписывал исходный документ ранее, либо сотрудник аккредитованного предприятия, либо иное лицо, предусмотренное федеральным законом;
- содержание и форма (визуальное представление) исходного бумажного документа должны остаться неизменными;
- дубликат должен быть подписан усиленной электронной подписью или собственноручной подписью лица, позволяющей определить дату и время его подписания.
- Определить механизм конвертации электронных документов посредством изменения формата с сохранением содержания. Конвертированный документ будет являться равнозначным исходному документу при соблюдении условий, установленных законопроектом.
- Установить ряд требований к предпринимательской деятельности по созданию и хранению электронных дубликатов документов, а также порядок государственной аккредитации этой деятельности. На случай ликвидации организации или аккредитованного лица, оказывающего услуги по хранению электронных документов, в законопроекте описан регламент передачи электронных дубликатов документов, который должен исключить вероятность утраты документов.
Перевод бумажных версии в электронный формат потребует больших затрат и усилий, но созданный электронный архив несомненно будет выигрывать у бумажного оперативностью поиска и легкостью в использовании.
См. также
Изменились сроки обязательной маркировки для комплектов духов и фотокамер
вчера в 10:12 2409 Senator_I 0
Минфин опубликовал проект о национальной системе прослеживаемости товаров
07.04.2021 3557 Senator_I 2
ФНС запретит для большинства продавцов на рынках работу без кассового аппарата
31.03.2021 1972 VKuser24342747 3
Минцифры предлагает ввести электронные паспорта в РФ с декабря этого года
23.03.2021 1352 mouse187 5
Правительство даст ИТ-отрасли налоговые льготы и защитит от уголовного преследования
22.03.2021 1343 VKuser24342747 0
О покупке некачественного товара через интернет можно будет заявить на Госуслугах
22.03.2021 760 Senator_I 0
Оператор маркировки подготовил план перехода на электронный документооборот
12.03.2021 11964 Senator_I 4
Вносить наличные на счет организаций будет возможно через небанковские терминалы
09.03.2021 5885 Senator_I 0
Минцифры оптимизирует условия включения продуктов в реестр российского ПО
05.03.2021 3850 mouse187 0
С 21 апреля 2021 года при доставке маркированного товара курьеры должны указывать в чеке реквизит «код товара»
03.03.2021 8253 Senator_I 1