Министерство труда и социальной защиты рассказало, к каким кадровым документам нельзя применять ЭДО и может ли сотрудник в электронном виде отозвать заявление об увольнении.
Когда КЭДО применять нельзя
В письме от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97 Минтруд напоминает, что статья 22.1 Трудового кодекса РФ запрещает применять электронной кадровый документооборот (КЭДО) для некоторых документов:
- трудовых книжек и электронных сведений о трудовой деятельности работников;
- актов о несчастном случае на производстве;
- приказов (распоряжений) об увольнении работников;
- документов, подтверждающих прохождение инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемых работником.
Подписать такие документы можно только на бумажном носителе. В министерстве пояснили, что исключение сделано для защиты интересов работников. Поэтому в перечень включены документы, которые используются для расследования несчастных случаев на производстве, оспаривания увольнения или нарушения трудовых прав.
Изъятие приказов об увольнении из-под действия КЭДО не допускает одностороннего изменения соглашений, в том числе «задним числом». Оформленные в бумажном виде акт о несчастном случае на производстве и документ о прохождении инструктажей по охране труда не позволят работодателю нарушать права работников, а сотрудникам не дадут возможности злоупотреблять своими правами.
Отзыв заявления об увольнении
Отзыв заявление об увольнении не входит в перечень вышеуказанных документов, к которым запрещено применять кадровый электронный документооборот. В этом случае ведение КЭДО – право работодателя. Он самостоятельно локальным актом определяет список документов и работников, которые могут участвовать в электронном документообороте, за исключением перечисленных в статье 22.1 ТК РФ актов.
Поэтому отзыв заявления об увольнении можно отправить в случае, если:
- работодатель осуществляет электронный документооборот с сотрудником;
- локальный нормативный акт компании допускает применение КЭДО в отношении отзыва заявления об увольнении.
Таким образом, согласно законодательству и разъяснениям Минтруда, работодатель вправе применять электронной документоборот почти для всех кадровых документов:
- приказ на отпуск и командировку,
- расчетные листки,
- табель учета рабочего времени,
- трудовой договор,
- коллективный договор,
- должностные инструкции
- приказ о премировании
- приказ о переводе на удаленку и других.
Исключение касается только 4 вышеупомянутых актов, для которых использование КЭДО может нарушить права работника.