Минтруд уточнил требования к оформлению электронных кадровых документов

22.03.2023      7254

Министерство труда выпустило приказ с требованиями к оформлению кадровых электронных документов. Единые требования вступили в силу с 1 марта 2023 года. 

КЭДО: основные моменты

Оформление кадровых документов только в электронном виде, без бумажной копии, в России узаконили совсем недавно: с 1 сентября 2022 года. 

К кадровым документам, которые теперь можно оформить в электронном виде, относятся, к примеру: трудовые договоры, графики отпусков, различные локальные нормативные акты, расчетные листки. То есть те документы, которые ранее выдавались сотруднику в бумажном виде и с ознакомлением под роспись. 

Напомним об основных правилах применения кадрового электронного документооборота:

  • Переход на кадровый электронный документооборот (КЭДО) необязателен. Решение принимает сам работодатель, КЭДО в организации внедряется на основании локального нормативного акта.
  • Работодатель обязан предупредить работников о переходе на КЭДО (срок устанавливается локальным актом о переходе на КЭДО).
  • Все электронные документы подписываются усиленной квалифицированной подписью со стороны работодателя и простой электронной подписью со стороны сотрудника.
  • Для приема на работу достаточно подписать трудовой договор между работником и организацией, приказ о приеме не нужен;
  • Документы можно отправлять через систему «Работа в России» или через собственную программу работодателя.
  • Если работодатель использует собственную программу, то она должна соответствовать требованиям трудового законодательства: обеспечить подписание документа согласно ФЗ-377, хранение документа и фиксацию факта его получения.
  • Работник может отказаться от перехода на КЭДО. Отказ не может быть основанием для увольнения работника. Организация должна продолжить предоставлять сотруднику все документы в бумажном виде.
  • Все расходы на кадровый ЭДО, включая электронные подписи работников, несет работодатель.

Требования к электронным документам в сфере трудовых отношений от 1 марта

Некоторое время конкретных требований к оформлению электронных кадровых документов не было, поэтому работодатели пользовались общими нормами, относящимися к ЭДО. Но с 1 марта требования наконец появились.

Согласно требованиям, у электронного документа должна быть определенная структура:

– основная часть – сам документ в электронном виде;

– электронная подпись;

– доверенность, если она требуется (аналогично тому, как копия доверенности прикладывается к бумажному документу);

– описание документа;

– также у кадрового документа в электронном виде может быть приложение – в виде таблицы, текстового файла, изображения, графика и пр.

Основная часть кадрового документа в электронном виде должна быть в виде файла в формате PDF/A-1А, описание документа в формате XML, а приложение может быть в любом текстовом, табличном, графическом или структурированном формате (к примеру DOС, TXT, PDF, JPG и т. п.)

Какие кадровые документы нельзя оформлять в электронном виде

Не все кадровые документы допускается переводить в электронный формат. Некоторые из них по-прежнему оформляются только в бумажном виде. 

Согласно письму Министерства труда, к ним относятся:

  • приказы об увольнениях сотрудников;
  • акты о несчастных случаях на производстве;
  • документы о прохождении инструктажей по технике безопасности.

Такие документы имеют слишком высокое значение для защиты прав сотрудников, чтобы переводить их в электронный формат, как указывает в письме Минтруд. Бумажная форма призвана защитить сотрудников от нечестного поведения со стороны работодателя – к примеру, изменения каких-то данных задним числом.

Также требования к кадровым документам не распространяются на трудовые книжки: они оформляются в соответствии с положениями статей 66 и 66.1 Трудового кодекса.


 

Автор:


Подписаться на ответы Инфостарт бот Сортировка: Древо развёрнутое
Свернуть все
Оставьте свое сообщение

См. также

С 1 сентября начнется маркировка новых видов медизделий

Новость ИТ-Новость Маркировка

С 1 сентября 2024 года начнут маркировать новые виды медизделий. Пока только в режиме эксперимента.

вчера в 12:00    219    user1915669    0       

1

Переплата по транспортному налогу: как скорректировать расходы в базе налога на прибыль

Новость Налог на прибыль Транспортный налог ИТ-Новость ФНС

Минфин ответил на вопрос, как должна поступить компания, если у нее была переплата по транспортному налогу, и завышенная сумма попала в учет расходов. Как поясняет ведомство, в этом случае учет расходов по налогу на прибыль не считается ошибочным.

27.05.2024    329    user1915669    0       

1

С 1 июля будут действовать новые реестры экспортеров: для подтверждения нулевой ставки НДС

Новость НДС ИТ-Новость ФНС

С 1 января 2024 года изменился механизм подтверждения ставки НДС 0%: при экспорте продукции и при оказании связанных с ним услуг. В связи с чем налоговая издала приказ с новыми форматами документов для подтверждения – электронные реестры.

24.05.2024    711    user1915669    0       

1

С 1 сентября в России может начаться эксперимент по маркировке моторных масел и антифризов

Новость ИТ-Новость Маркировка

С 1 сентября 2024 года в России может начаться новый эксперимент по маркировке – Минпромторг разместил проект постановления. На этот раз маркировать будут антифризы и смазочные материалы.

20.05.2024    750    user1915669    0       

2

ИТ-компании должны продлить аккредитацию до 1 июня 2024 года

Новость ИТ-компания ИТ-льготы ИТ-Новость Минцифры

Минцифры опубликовало напоминание: до 1 июня 2024 года ИТ-компаниям надо подтвердить аккредитацию. Сделать это можно через Госуслуги.

20.05.2024    687    user1915669    0       

2

Определены значения для расчета скидок и надбавок по взносам на травматизм на 2025 год

Новость ИТ-Новость Социальный фонд России

Социальный фонд разместил проект постановления для расчета скидок и надбавок по тарифам на травматизм на 2025 год. В проекте представлены значения для расчета по всем основным видам деятельности.

08.05.2024    652    user1915669    0       

1

ФНС напомнила о контрольных мероприятиях по проверке применения ККТ

Новость ИТ-Новость Онлайн-кассы ФНС

В 2024 году в рамка государственного и муниципального контроля предусмотрена возможность проводить внеплановые надзорные мероприятия по проверке применения контрольно-кассовой техники.

26.04.2024    774    AnastasiaKl    0       

1

1 мая стартует следующий этап обязательной маркировки БАДов и антисептиков

Новость ИТ-Новость Маркировка

С 1 мая 2024 года все участники оборота БАДов и антисептиков должны передавать сведения об обороте этих товаров через электронный документооборот (ЭДО). До этой даты участникам нужно выбрать оператора ЭДО и провести тестирование работы всех систем.

24.04.2024    886    AnastasiaKl    0       

1

Минпромторг планирует провести эксперимент по партионному учету молочной продукции

Новость ИТ-Новость Маркировка

С 1 июня 2024 года Минпромторг предлагает запустить эксперимент по партионному учету молочной продукции. Участники оборота молочной продукции могут присоединиться к эксперименту на добровольной основе.

23.04.2024    775    AnastasiaKl    3       

2

Минпромторг предлагает с 1 июля начать маркировать полимерные трубы

Новость ИТ-Новость Маркировка

С 1 июля 2024 в России планируют начать маркировать трубы из полимеров – пока в режиме эксперимента. Проект постановления уже опубликован, идет его обсуждение.

22.04.2024    766    user1915669    0       

2

Минпромторг изменит обязанности продавцов маркированных товаров

Новость ИТ-Новость Маркировка

Минпромторг подготовил изменения в правила маркировки товаров. Проект постановления затронет процесс передачи сведений о продукции и требования к техническим средствам получения информации.

19.04.2024    784    VKuser24342747    2       

3

Формирование чеков интернет-магазином и его агентами: важные моменты

Новость ИТ-Новость Онлайн-кассы ФНС

Налоговая разъяснила особенности выдачи чеков для онлайн-магазинов: при работе с покупателем напрямую и при работе через агента.

18.04.2024    736    user1915669    0       

2

С 1 мая у розницы появится новая обязанность при продаже молочной продукции и воды

Новость ИТ-Новость Маркировка

При продаже молочной продукции и воды в крупных торговых сетях товар нужно проверять в системе «Честный Знак». У остальных розничных продавцов такой продукции эта обязанность появится в сентябре 2024 года.

17.04.2024    1413    AnastasiaKl    0       

2

Бумажные акцизы на табак заменят на спецмарки и изменят акцизы на игристое вино

Новость Акцизы Законодательство ИТ-Новость Маркировка

В ближайшее время может измениться цена акциза на шампанское и некоторые виды вина – законопроект уже прошел Госдуму и передан в Совет Федерации. А для табака могут ввести спецмарки вместо бумажных акцизов – изменения описаны в том же законопроекте.

16.04.2024    623    user1915669    0       

2

Росстат обновил указания по заполнению отчета о финансовых вложениях и обязательствах

Новость ИТ-Новость Отчетность

Обновился механизм заполнения отчета о вложениях финансов и финансовых обязательствах (формы П-6) – Росстат разместил приказ с изменениями на своем сайте.

15.04.2024    1085    user1915669    0       

1

Можно ли получить вычет по НДС при неподтвержденном экспорте товаров

Новость НДС ИТ-Новость Налоги

Если компания при экспорте товаров не предоставила вовремя документы, подтверждающие право на льготную ставку НДС, то за ней все равно сохраняется право на вычет. ФНС подтвердила это право в своем письме.

10.04.2024    660    user1915669    0       

3

Может ли компания использовать инвестиционный вычет в первый год своей работы

Новость Налог на прибыль ИТ-Новость Минфин Налоги

Минфин пояснил, что использовать инвестиционный налоговый вычет по налогу на прибыль новые компании могут уже с первого года своего существования. Но только в том случае, если они отразили это в учетной политике

09.04.2024    583    user1915669    0       

1

ФНС упростила подачу заявления на отсрочку и рассрочку по налогам

Новость Налоги ФНС

Налоговики сообщили, что теперь оформить рассрочку/отсрочку по налогам можно онлайн на сайте инспекции. Для этого надо подать заявление в личном кабинете. Оформить заявление могут ЮЛ, ИП и ФЛ.

05.04.2024    705    user1915669    0       

2

ФНС подготовила форму для получения сведений об операциях с цифровым рублем

Новость ИТ-Новость ФНС Цифровая экономика

ФНС подготовила проект приказа, который утверждает формы и форматы документов, с помощью которых банки будут передавать сведения в налоговую о счетах цифрового рубля.

04.04.2024    701    VKuser24342747    0       

2

Для продавцов из ЕАЭС хотят ввести НДС при продаже товаров в интернет-магазинах

Новость НДС ИТ-Новость

Законопроект предлагает ввести уплату НДС при продаже товаров через любые онлайн-магазины, если продавец – резидент ЕАЭС, а покупатель – гражданин России (физическое лицо) и на момент получения товара находился в России.

03.04.2024    724    user1915669    0       

1

С 1 мая может начаться эксперимент по переходу на ЭДО для всех перевозочных документов

Новость ИТ-Новость ЭДО

Минтранс предлагает провести эксперимент по переходу на обязательный электронный документооборот при осуществлении грузоперевозок. Эксперимент должен начаться уже с 1 мая 2024 года.

02.04.2024    846    user1915669    0       

1

С 2025 года начнется маркировка новых категорий одежды

Новость ИТ-Новость Маркировка

Минпромторг предлагает с 1 марта 2025 года ввести обязательную маркировку новых видов одежды – проект постановления был опубликован 22 марта. Маркировать начнут купальники, нижнее белье и ряд других категорий.

29.03.2024    1062    user1915669    0       

1

С 28 марта возможны антимонопольные проверки ИТ-компаний

Новость ИТ-компания ИТ-льготы ИТ-Новость

Правительство 20 марта опубликовало постановление, которое частично отменило мораторий на проверки ИТ-предприятий. Контрольные мероприятия возможны уже с 28 марта 2024 года.

28.03.2024    734    user1915669    0       

1

ФНС изменила формы документов для перехода на налоговый мониторинг

Новость ИТ-Новость Налоги ФНС

ФНС утвердила новые форматы документов для подключения к налоговому мониторингу. Их надо использовать с 1 мая 2024 года.

26.03.2024    718    user1915669    0       

2

Росстат ввел новый отчет: об использовании роботов на производстве

Новость ИТ-Новость Отчетность

Росстат ввел новую форму отчетности – о применении роботов на производстве. Сдавать отчет предприятиям надо уже в апреле этого года.

25.03.2024    1457    user1915669    1       

2