Министерство труда выпустило приказ с требованиями к оформлению кадровых электронных документов. Единые требования вступили в силу с 1 марта 2023 года.
КЭДО: основные моменты
Оформление кадровых документов только в электронном виде, без бумажной копии, в России узаконили совсем недавно: с 1 сентября 2022 года.
К кадровым документам, которые теперь можно оформить в электронном виде, относятся, к примеру: трудовые договоры, графики отпусков, различные локальные нормативные акты, расчетные листки. То есть те документы, которые ранее выдавались сотруднику в бумажном виде и с ознакомлением под роспись.
Напомним об основных правилах применения кадрового электронного документооборота:
- Переход на кадровый электронный документооборот (КЭДО) необязателен. Решение принимает сам работодатель, КЭДО в организации внедряется на основании локального нормативного акта.
- Работодатель обязан предупредить работников о переходе на КЭДО (срок устанавливается локальным актом о переходе на КЭДО).
- Все электронные документы подписываются усиленной квалифицированной подписью со стороны работодателя и простой электронной подписью со стороны сотрудника.
- Для приема на работу достаточно подписать трудовой договор между работником и организацией, приказ о приеме не нужен;
- Документы можно отправлять через систему «Работа в России» или через собственную программу работодателя.
- Если работодатель использует собственную программу, то она должна соответствовать требованиям трудового законодательства: обеспечить подписание документа согласно ФЗ-377, хранение документа и фиксацию факта его получения.
- Работник может отказаться от перехода на КЭДО. Отказ не может быть основанием для увольнения работника. Организация должна продолжить предоставлять сотруднику все документы в бумажном виде.
- Все расходы на кадровый ЭДО, включая электронные подписи работников, несет работодатель.
Требования к электронным документам в сфере трудовых отношений от 1 марта
Некоторое время конкретных требований к оформлению электронных кадровых документов не было, поэтому работодатели пользовались общими нормами, относящимися к ЭДО. Но с 1 марта требования наконец появились.
Согласно требованиям, у электронного документа должна быть определенная структура:
– основная часть – сам документ в электронном виде;
– электронная подпись;
– доверенность, если она требуется (аналогично тому, как копия доверенности прикладывается к бумажному документу);
– описание документа;
– также у кадрового документа в электронном виде может быть приложение – в виде таблицы, текстового файла, изображения, графика и пр.
Основная часть кадрового документа в электронном виде должна быть в виде файла в формате PDF/A-1А, описание документа в формате XML, а приложение может быть в любом текстовом, табличном, графическом или структурированном формате (к примеру DOС, TXT, PDF, JPG и т. п.)
Какие кадровые документы нельзя оформлять в электронном виде
Не все кадровые документы допускается переводить в электронный формат. Некоторые из них по-прежнему оформляются только в бумажном виде.
Согласно письму Министерства труда, к ним относятся:
- приказы об увольнениях сотрудников;
- акты о несчастных случаях на производстве;
- документы о прохождении инструктажей по технике безопасности.
Такие документы имеют слишком высокое значение для защиты прав сотрудников, чтобы переводить их в электронный формат, как указывает в письме Минтруд. Бумажная форма призвана защитить сотрудников от нечестного поведения со стороны работодателя – к примеру, изменения каких-то данных задним числом.
Также требования к кадровым документам не распространяются на трудовые книжки: они оформляются в соответствии с положениями статей 66 и 66.1 Трудового кодекса.