Новые правила хранения вступили в силу 18 февраля. В части хранения бумажных документов регламент вопросов не вызывает. Сомнения появляются, когда речь заходит о хранении электронных документов.
Что изменилось в новых правилах?
Главные изменения, которые вводятся приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, заключаются в отмене бессрочного хранения для некоторых видов документов, а также в увеличении срока хранения для счетов-фактур с 4 лет до 5.
|
Вид документа |
Было |
Стало |
|
Договор лизинга |
постоянно |
5 лет |
|
Паспорта сделок |
постоянно |
15 лет |
|
Документы о переоценке основных средств и амортизации |
постоянно |
5 лет после выбытия (списания) основных средств |
|
Книга учета доходов и расходов по УСН |
постоянно |
5 лет |
|
Счета-фактуры |
4 года |
5 лет |
|
Документы о реструктуризации задолженности по страховым взносам и налогам |
5 лет |
6 лет |
|
Документы о получении зарплаты (если у работников есть лицевые счета) |
5 лет |
6 лет |
|
Реестры сведений о доходах физических лиц |
75 лет |
5 лет |
|
График отпусков |
1 год |
3 года |
|
Образцы подписей материально ответственных лиц |
Срок определила организация, но он не мог быть менее 5 лет |
5 лет после смены материально ответственного лица |
Кроме того, на портале 1С:ИТС, появился комментарий о том, как поступать в связи с вступлением в силу данных изменений, начиная с 18 февраля: «По нашему мнению, после этой даты можно не хранить документы, по которым истек срок хранения с учетом внесенных изменений».
Как быть электронными бухгалтерскими документами?
На первый взгляд, никаких проблем быть не должно, поскольку сроки хранения для бумажных и электронных документов тождественны. Проблемы начинаются, когда необходимо обеспечить надлежащие условия хранения электронного архива в течение этого срока.
Главное затруднение вызывает необходимость подтверждать валидность электронной подписи в течение 5 и более лет, при том что, как правило, сертификат ЭП действителен не более года.
Действующие тарифы в сервисе 1С-ЭДО. Источник: 1c-edo.ru
Отчасти решением этой задачи может гарантия, которую дает провайдер ЭДО и удостоверяющий центр. Так, подтвердить достоверность электронной подписи в документе, переданном по email, а не через сервис, теоретически можно, но это будет гораздо сложнее. Данное обстоятельство необходимо учитывать при организации корпоративного электронного документооборота.