СФР опубликовал приказ с новыми правилами ЭДО между фондом и страхователями – нововведения вступят в силу с 20 октября 2023 года.
Новая схема взаимодействия по ЭДО между фондом и страхователями
Новые правила работы, прописанные в приказе СФР, касаются электронного документооборота по обязательному соцстрахованию (ФЗ-125 и ФЗ-255) с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи.
Сам электронный документооборот строится по тому же принципу, что и между налоговой и налогоплательщиками. Когда СФР направляет документ страхователю, формируются 2 квитанции:
- с датой отправки документов;
- и с датой получения документов.
Если страхователь отправляет документ фонду, формируются те же 2 квитанции + уведомление о приеме / уведомление об отказе в приеме.
Основания для отказа в приеме документа:
- если он отправлен ошибочно;
- если он не подписан электронной подписью;
- если он не соответствует запросу СФР.
При получении отказа страхователь устраняет несоответствия и отправляет документы повторно. Обязанность по отправке документов считается выполненной после того, как получено сообщение о приеме.
Документы должны быть подписаны электронной подписью. При этом они могут быть изначально сформированы электронно или отсканированы с бумажного оригинала.
Формировать и отправлять документы в СФР можно с помощью бесплатной системы СФР «Соцстрах» или с помощью других информационных систем, которые использует страхователь. Каких-то дополнительных требований к этим системам не предъявляется.
Документ, подписанный электронной подписью, считается равнозначным бумажному с подписью уполномоченного лица.
Основа взаимодействия с СФР – электронный документооборот. Но, если численность работников компании не превышает 10 человек, допускается сдача отчетности и прочий документооборот в бумажном виде. Более подробную информацию можно посмотреть на сайте СФР. Полная отмена бумажного документооборота пока не планируется.
Правила относятся ко всем основным документам, которые СФР направляет страхователям (работодателям). Таким как:
- требование об уплате задолженности;
- требование о предоставлении документов;
- решение о взыскании;
- решение о привлечении к ответственности за какое-либо нарушение;
- решение о непривлечении к ответственности за какое-либо нарушение;
- акт проверки;
- решение о компенсации расходов;
- требование о компенсации расходов.
А также к документам, которые страхователь предоставляет фонду в электронном виде при проведении проверки (пункт 3 статьи 26.18 ФЗ-125). Например, к таким документам относятся расчетно-платежные ведомости, табели учета рабочего времени, договоры ГПХ.
Правила ЭДО с СФР, которые действуют до 20 октября
До 20 октября правила ЭДО страхователей с СФР определяет приказ ФСС от 27 декабря 2021 года. При этом значимых различий между старым механизмом работы и новым нет: новые правила были подготовлены и утверждены в связи со слиянием ФСС и ПФР в единый Социальный фонд, а не в связи с какими-то изменениями в ведении документооборота.
Список документов, порядок взаимодействия, требования к документам, каналы передачи и прочее одинаковы как в старом приказе ФСС, так и в новом приказе СФР.
