С 10 марта 2023 года фактический срок пребывания работника в командировке при отсутствии проездных документов подтверждают новыми документами.
Способы подтверждения
Подтвердить фактическое пребывание в командировке работник может тремя способами:
- по проездным документам;
- по документам найма жилого помещения в месте командировки;
- служебной запиской.
Если работник по возвращению из командировки представил проездные документы, определить срок его пребывания в командировке не составит труда: даты начала и окончания командировки должны соответствовать датам, указанным в билетах в день выезда и возвращения
Если сотрудник потеряет проездные документы, пребывание в командировку помогут подтвердить документы по найму жилого помещения в месте командирования. С 10 марта 2023 года перечень таких документов изменен. Теперь работодатель может определить срок фактического пребывания работника в командировке на основании:
- договора;
- кассового чека;
- или документа, оформленного на бланке строгой отчетности (БСО), содержащим сведения, предусмотренные Правилами предоставления гостиничных услуг.
Договор на оказание гостиничных услуг используют государственные и муниципальные заказчики в рамках закупочного законодательства. Заказчик – учреждение, а потребители услуг – командированные работники.
Одно из условий договора – указание периода проживания в гостинице, времени заезда и время выезда. По таким договорам заказчики осуществляют безналичные расчеты с гостиницами.
Когда сотрудник самостоятельно оплачивает гостиничные услуги, то исполнитель (гостиница) должен выдать ему кассовый чек или БСО, которые должны:
- содержать сведения о расчете;
- подтверждать факт его осуществления и
- соответствовать требованиям законодательства РФ о применении ККТ.
Работодатель определит срок пребывания работника в командировке по датам, указанным в кассовом чеке или БСО.
Если сотрудник потерял проездные документы, документы по найму жилого помещения, то у него остается один шанс подтвердить срок своего пребывания в командировке – это представить служебную записку или иной документ о фактическом сроке пребывания работника в командировке. Записка или документ должны содержать подтверждение принимающей работника стороны о сроке прибытия/убытия работника к месту/из места командировки.
Зачем нужны подтверждающие документы
Документы, подтверждающие срок пребывания работника в командировке, нужны:
- работнику, чтобы он смог получить компенсацию произведенных в командировке расходов, а также для расчета суточных;
- компании, чтобы отразить такие расходы в бухгалтерском учете и учесть при расчете налогов.
Поэтому процесс отправки работника в командировку строго регламентирован.
Работодатель отправляет работника в командировку на основании приказа. Приказ компании составляют в свободной форме или по унифицированной официальной форме Т-9 или Т-9а (для нескольких командированных). В приказе указывают:
- кого отправляют в командировку (ФИО сотрудника, должность, подразделение);
- куда;
- в какие даты и на сколько календарных дней;
- зачем (цель поездки);
- кто финансирует поездку (работодатель).
По возвращению из командировки работник должен представить руководителю отчет о произведенных расходах.
Для этого нужно:
- собрать все отчетные документы (договоры, чеки, посадочные талоны);
- заполнить авансовый отчет;
- если сотрудник потерял какой-либо чек, билет или посадочный талон на самолет, то ему нужно составить служебную записку на возмещение потраченных средств.
Однако компания сможет возместить работнику только те расходы, которые произведены в период командировки. Именно поэтому определение периода фактического пребывания работника в командировке так важно.
Увеличение суточных Минфин не поддержал
В феврале в Минфин России поступило предложение об увеличении предельных размеров суточных, освобождаемых от НДФЛ и страховых взносов – не более 700 рублей за каждый день на территории РФ и не более 2 500 рублей за каждый день за ее пределами.
Однако Минфин такое предложение не поддержал, так как считает, что работодатели могут самостоятельно повышать размер суточных, если такая возможность предусмотрена коллективным договором или иным локальным актом.
Кроме того, по мнению Минфина, реализация такого предложения приведет к формированию выпадающих доходов региональных и местных бюджетов, снижению поступлений сумм страховых взносов в бюджеты государственных внебюджетных фондов, а также увеличит расходы федерального бюджета.
Документы по теме:
Постановление правительства от 13.10.2008 № 749
Постановление правительства от 01.03.2023 № 329
Постановление правительства от 18.11.2020 № 1853