Пакетное создание документов поступления в 1С
Обработка автоматически создаёт пакет документов «Поступление (акты, накладные, УПД)» из Excel/CSV в 1С:Бухгалтерию предприятия 3.0.
Подходит, если поставщики присылают реестры в Excel вместо ЭДО или нужно разово перенести историю поступлений из другой системы.
Основные возможности
Пакетная загрузка нескольких документов из одного файла;
Автоматическое определение колонок;
Проверка без записи в базу;
Защита от повторной загрузки;
Автоматическое заполнение НДС, счетов учёта и импортных реквизитов;
Создание недостающих контрагентов, договоров и номенклатуры — только по подтверждению пользователя.
Зачем нужна обработка
Часть поставщиков не подключена к ЭДО — присылают реестр отгрузок раз в неделю или в месяц одним файлом: своя форма, выгрузка из чужой учётки, сводный отчёт по нескольким накладным сразу. Набирать это вручную — рутина, которая повторяется на каждой партии. Разово перенести накопленные поступления при переходе на новую конфигурацию — та же задача, просто один раз вместо каждого месяца.
Типовая команда «Загрузить → Из файла» в журнале поступлений принимает только печатную форму ТОРГ-12 или УПД — на обычном файле поставщика отвечает «Выбранный файл не содержит данных в формате ТОРГ-12 или УПД». Сервис «1С:Распознавание первичных документов» работает от скана или фото документа, требует действующего ИТС и оплачивается постранично — не помогает, если у вас уже готовая таблица, а не картинка.
Как работает обработка
Читает файл. XLSX, XLS, CSV. Сам находит строку заголовков, отделяет строки итогов от данных, пропускает пустые и оформительские строки. Колонки узнаёт по названиям — «Сумма без НДС», «Кол-во», «Ставка НДС», «Номер ГТД» и десятки других написаний; распознанные роли показывает таблицей и даёт поправить.
Считает НДС и сверяет итоги. Определяет по цифрам файла, включена ли сумма налога в цену или начисляется сверху, — не по названию колонки, а по тому, что сходится. Сверяет сумму строк с итогом под таблицей и сообщает о расхождении. Копеечную разницу относит на строку только по явному флажку: молча менять суммы первички нельзя.
Собирает документы. Группирует строки по контрагенту и номеру входящего, выбирает вид операции по составу строк, заполняет валюту, курс, способ зачёта авансов и склад. Счета учёта заполняет типовым алгоритмом конфигурации, а не своим подбором — значит, они переживут обновление и учтут вашу учётную политику.
Защищает от повторной загрузки. Ищет в базе документ с тем же контрагентом, организацией, номером и датой входящего. Если сумма совпала — это повтор, и он пропускается. Если сумма другая — предупреждает отдельно: у поставщика бывает своя нумерация по договорам и точкам отгрузки, и это может быть другая накладная. По умолчанию не загружает ничего: задвоенное поступление портит остатки, долг и вычет НДС, и обнаруживается не сразу.
Заводит недостающее — только по кнопке. Контрагентов (по ИНН из ЕГРЮЛ), договоры поставщика, номенклатуру. Ничего не создаётся молча.
Спрашивает, если не уверена. Позиции, которых нет в базе и вид которых определён по названию, показываются отдельной таблицей «Проверьте вид: товар или услуга» — до создания номенклатуры. Вид задаёт счета учёта, и ошибка, попавшая в справочник, вернулась бы в каждую следующую загрузку.
Показывает проводки до записи. Пробное проведение настоящим механизмом конфигурации: видно Дт/Кт с субконто и суммами, документы в базе не сохраняются.
Заполняет импортные реквизиты — страна происхождения и номер ГТД. Счёт-фактуру регистрирует и проводит вместе с документом.
Два сценария использования
Регулярно: поставщик или филиал присылает периодический реестр — разобрали, часть контрагентов и номенклатуры уже в базе с прошлого раза, защита от повторной загрузки не даст задвоить то, что уже занесли. Со второго файла того же поставщика заведение контрагентов и номенклатуры почти не требуется — они уже есть.
Разово: переход на новую конфигурацию или консолидация нескольких баз — выгрузили историю поступлений одним файлом, обработали пакетом, дальше обработка не нужна.
Ограничения и важные условия
Только «1С:Бухгалтерия предприятия», редакция 3.0. Архитектурно обработка готова к другим конфигурациям — все имена метаданных вынесены в профиль, — но профилей для УТ и ERP нет. Это не универсальная загрузка.
Вид «товар или услуга» определяется правилами, а не пониманием смысла. На контрольной выборке из 45 живых формулировок — 93 % верно, при этом ни один товар не был принят за услугу; ошибки — только пропущенные услуги. Все неуверенные строки помечаются и выносятся на проверку человеку.
Заведение контрагента из ЕГРЮЛ требует ИНН в файле. По одному наименованию контрагент не создаётся — это мусор в справочнике.
Проверка по ЕГРЮЛ отправляет ИНН на внешний сервис. Функция выключена по умолчанию и работает только по нажатию кнопки.
Пробное проведение расходует номера документов. Это плата за то, что проводки считаются типовым механизмом, а не имитируются.
Обработка пишет документы в вашу базу. Начинайте с кнопки «Проверить (без записи)» — она не меняет ничего.
Как загрузить документы
Выберите цель
В списке целей выберите «Документы поступления».
Загрузите файл
Выберите файл. На шаге «1. Колонки файла» проверьте, правильно ли разобраны колонки.
Укажите параметры
На шаге «2. Параметры документов» укажите организацию и, если нужно, реквизиты, которых нет в файле.
Запустите проверку
Нажмите кнопку «Проверить (без записи)».
Проверьте результат
На шаге «3. Результат» проверьте виды строк, недостающие договоры и номенклатуру. Создайте недостающие элементы соответствующими кнопками.
Создайте документы
Нажмите «Проверить» ещё раз, а затем — «Создать документы».
Демо-версия
Реальная запись документов ограничена — обрабатываются первые 5 строк файла.
Проверка без записи ограничений не имеет — можно оценить, как разбираются колонки именно вашего файла, до покупки.
Технические требования
Конфигурация: 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0, платформа 8.3- Права доступа: создание документов, контрагентов, договоров и номенклатуры
- Для проверки по ЕГРЮЛ: доступ в интернет и ключ сервиса (необязательно)
Остались вопросы?
Для получения дополнительной информации и помощи в настройке модуля под задачи вашего бизнеса оставьте заявку.
Проверено на следующих конфигурациях и релизах:
- Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0, релизы 3.0.111.25
