Существует забавная практика: когда бухгалтер перечисляет зарплату в банк, то к платежному поручению прикладывает реестр - какому человеку сколько причитается, но когда перечисляются взносы в пенсионный фонд - уходит только общая сумма.
В отчетности же по персонифицированному учету необходимо указывать и сколько конкретному человеку взносов начислено, и сколько оплачено.
В конфигурациях 1С, что ЗиК, что ЗУП, происходит распределение оплаченных сумм по сотрудникам с учетом начислений и, если будет на то воля расчетчика, предыдущих оплат.
Но прозрачно ли это распределение для расчетчика и верно ли? Мои клиенты считают что это не так.
Во первых - при автоматическом заполнении пачек СЗВ-6 в них не попадают уволенные (а по ним то надо бы полностью погасить задолженность), во вторых - само распределение не прозрачно, а в третьих - ошибки округления, дающие несовпадение итога по отчетности и оплаченной суммы.
Да, отчет "Подготовка сведений для ПФР" позволяет вручную изменить данные по сотрудникам, но, согласитесь, это гемор.
Поэтому клиент задал вопрос - можно ли распределение оплаченных сумм произвести в Excel, а результат перенести в отчет на хранение.
Результатом ответа на этот вопрос стало появление кнопки "Из Excel" на форме отчета.
А теперь - как это все работает:
Этап 1: Автоматическое заполнение СЗВ-6. Здесь ни убавить ни прибавить - все как есть.
Этап 2: Печать пачки СЗВ-6 и сохранение документа в формате Excel.
Этап 3: Расчет распределения. Здесь у меня появились технические особенности: Лист, сохраненный в 1С и обработанный в Excel 2010 развалился и от первоначального форматирования ничего не осталось. Поэтому пришлось сделать рабочую книгу в формате .XLSX и перетащить в нее лист, сохраненный в 1С (не забыть в этом листе разрешить отображение ярлычков). Кстати, это помогло в дальнейшем, т.к. в эту книгу собрал все СЗВ-6 с начала 2010 года и расчеты каждого текущего отчетного периода рассчитывал с учетом предыдущих. По необходимости добавлял строки с работниками, которые не заполнились автоматически, но по которым хотелось внести суммы уплаты. Сам алгоритм распределения описывать не буду, потому что мне в голову пришел один вариант, а другим расчетчикам будет нужен другой. Главное, чтобы результат был помещен в колонки "Уплачено" листа Excel.
Этап 4: Загрузка из Excel. Сначала добавляем в пачку работников, которые не заполнились автоматически, но по которым хотелось внести суммы уплаты. Вот тут то и нажимается кнопка "Из Excel". Вам предлагается сначала выбрать формат файла, сам файл для загрузки и лист, с которого нужно снять данные. После этого показывается таблица значений, в которую загружены данные с выбранного листа. Тут у вас есть возможность отменить загрузку, нажав на кнопку "Отмена". Затем, если загрузка не может найти в таблице значений нужного сотрудника (почему - не разбирался), предлагается уточнить по таблице значений нужную строку данных.
Этап 5: Сверка загруженных данных с расчетными. Печатаем СЗВ-6, сохраняем в формате Excel, перетаскиваем в рабочую книгу, сравниваем данные.
Вот и все...
Замечание - Отчет брался из Бухгалтерии 7.7, но кнопку можно встроить и в Зарплату и Кадры.
По здравому мнению в комментариях добавлен вариант отчета из Зарплаты и Кадров 7.7.
