Контроль выгрузки из УТ в БП

Контроль выгрузки из УТ в БП — внешняя обработка для главного бухгалтера. За три шага вы получаете готовую таблицу: что есть в торговле, что нашлось в бухгалтерии, где расхождения по сумме и НДС. Без настройки обмена, без связи между базами, без доработки конфигурации.

Какую боль решает

Ручная сверка «открыл реализацию в УТ — ищу такую же в БП» отнимает часы и легко пропустить документ. Особенно когда:

• в БП у физлиц контрагент «Розничный покупатель», а в УТ — другое имя;
• нужно проверить не только реализации, но и возвраты, корректировки, поступления;
• важно сразу увидеть расхождение НДС между базами;
• бухгалтерия и торговля работают на разных компьютерах или в разных сетях.

Обработка автоматически собирает список документов в УТ, передаёт его в БП одним файлом и возвращает готовый отчёт сверки с причинами и рекомендациями по каждой строке.

Как работает — три шага

УТ → файл запроса → БП → файл ответа → УТ (по желанию)

Шаг 1. УТ: создать запрос Выбираете период, организацию и нужные виды документов. Обработка находит проведённые документы по вашим правилам отбора и сохраняет файл ut_bp_request.tsv.

Шаг 2. БП: найти документы Открываете ту же обработку в базе БП, загружаете файл запроса. Обработка ищет соответствующие документы в бухгалтерии и формирует файл ut_bp_response.tsv. Результат сразу виден в таблице на форме — для бухгалтера этого достаточно.

Шаг 3. УТ: открыть ответ (опционально) Если нужно посмотреть результат обратно в торговой базе — загружаете файл ответа.

Файл можно передать по почте, через общую папку или мессенджер — прямой связи между базами не нужно.

Что проверяется

Ключ сравнения: как документы ищутся в БП

Зачем нужен ключ

При выгрузке из УТ у каждой строки формируется колонка «Ключ» — отпечаток документа. Вместе с ним в файл попадают контрагент, дата, сумма, номер и вид документа.

На шаге 2 обработка в БП не сверяет базы целиком, а по каждой строке ищет один парный документ. Результат: найден / не найден / несколько кандидатов плюс сравнение сумм и НДС.

Как формируется ключ в УТ

Для физлиц из номера берутся только цифры — префиксы и буквы отбрасываются. Номер РТУ-00001234 даёт ключ 00001234. Это нужно потому, что в БП у розницы часто один контрагент — «Розничный покупатель», и искать по имени бессмысленно.

Для юрлиц — наименование контрагента, дата в формате ГГГГММДД и сумма документа.

Как ищется документ в БП

Реализация, возврат, корректировка — юридическое лицо

Документы БП: «Реализация товаров и услуг», «Возврат товаров от покупателя», «Корректировка реализации», «Корректировка поступления».

Все три условия должны совпасть:

1. Контрагент — точное совпадение наименования
2. Дата — тот же календарный день
3. Сумма — точное совпадение

Документ в БП должен быть проведён и без пометки удаления.

Если не найдено — в «Причине», например: «БП: нет реализации по контрагенту, дате и сумме».

Реализация, возврат, корректировка — физическое лицо

В БП — «Розничный покупатель», в УТ — реальный покупатель. Контрагент и дата в поиске не участвуют.

Условия:

1. Сумма — ± 0,01 руб.
2. Номер — совпадение только цифр номера документа УТ и БП

Пример: УТ ИНМ-00005678, 4 500,00, «Иванов И.И.» → БП 00ОО-00005678, 4 500,00, «Розничный покупатель» → документ найден.

Если в номере УТ нет цифр — «БП: в номере УТ нет цифр для поиска». Если несколько совпадений — список в колонке «Кандидаты БП» (до 5 вариантов).

ПБДС

Документ БП: «Поступление безналичных денежных средств». Поиск: дата (тот же день) + точная сумма. Контрагент не проверяется.

Поступление (приобретение в УТ → поступление в БП)

Документ БП: «Поступление товаров и услуг».

Сначала отбор кандидатов:

• сумма ± 0,01 руб.;
• дата в диапазоне ± 31 день от даты документа УТ.

Затем выбор:

1. точное совпадение контрагента (без пробелов, точек, кавычек, дефисов);
2. если не нашлось — частичное совпадение наименования;
3. если кандидат один — берётся он.
4.  

Соответствие документов УТ → БП

Сравнение НДС

Поиск отвечает на вопрос «есть ли документ в БП». НДС проверяется отдельно:

• Сумма НДС УТ — из табличных частей документа в торговле;
• Сумма НДС БП — сумма «Сумма НДС» по всем табличным частям в бухгалтерии (как «в т.ч. НДС» в подвале формы).

Если разница больше 0,01 руб. — документ найден, но в «Причине» будет «расхождение НДС». Для ПБДС НДС не сравнивается.

Важно для шага 2 в БП

Период и организация на форме БП не используются — поиск идёт строго по данным каждой строки файла запроса.

Отбор реализаций (РТУ) — как попадают в сверку

В сверку попадают не все реализации подряд, а только те, что прошли цепочку «заказ → оплата → реализация».

Условия:

1. Включён флаг «Включить РТУ»
2. Документ проведён, без пометки удаления, в нужном периоде и организации
3. Есть связь с заказом клиента
4. По заказу найдена разрешённая оплата (ПБДС или ЮKassa)
5. Склад не в списке исключённых
6. Контрагент подходит под «Только физлица» (если включено)
7. По заказу нет ПКО (если включено «Исключать если есть ПКО»)

Флаги оплаты

• Только ПБДС включён → ЮKassa не учитывается
• Оба включены → достаточно любой из двух оплат
• Оба выключены → РТУ по оплате не отберутся

Оплата ищется напрямую по заказу в расшифровке платежа и через объект расчётов.

«Исключать если есть ПКО» — убирает реализации с наличной оплатой. Наличные в БП часто идут другим путём, их не нужно смешивать с безналом.

Корректировки — без проверки оплаты. Возвраты — та же логика оплаты, что у РТУ.

Примеры

Интернет-магазин, оплата картой: заказ → ПБДС → РТУ, ПБДС разрешён → попадает

ЮKassa, флаг не включён: заказ → ЮKassa → РТУ → не попадает, причина «нет оплаты ПБДС/ЮKassa». Решение: включить флаг ЮKassa.

Наличные: заказ → ПКО → РТУ, «исключать ПКО» вкл → не попадает

Юрлицо по счёту: заказ → ПБДС → РТУ → в БП ищется по контрагенту + дата + сумма

Настраиваемые отборы (шаг 1 в УТ)

• Период и организация
• Включить/выключить: РТУ, возвраты, корректировки, ПБДС, поступления
• Только физлица — для розницы и интернет-продаж
• Исключать если есть ПКО
• Разрешить оплату ПБДС / ЮKassa
• Исключаемый склад
• Только попавшие в отбор — в файл без «шума»

Что видите в результате

• Найден в БП — да/нет
• Статус, Причина, Рекомендация — что не так и что делать
• Документ УТ / Документ БП — сопоставление
• Сумма и НДС — в обеих базах
• Вид оплаты, документ оплаты — цепочка «заказ → оплата → реализация»
• Кандидаты БП — похожие документы для ручной проверки

Результат можно выгрузить в Excel.

Типовые сценарии

1. Закрытие месяца — за 10 минут проверить, все ли реализации попали в БП
2. После выгрузки из УТ в БП — найти «потерянные» документы до сдачи декларации
3. Контроль НДС — строки с расхождением налога
4. Бухгалтер без доступа к УТ — торговля присылает файл, бухгалтерия возвращает ответ

Требования

• 1С:Управление торговлей 11.x — шаг 1
• 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0 — шаг 2
• Подключение через «Дополнительные отчёты и обработки»
• Версия обработки: 0.1.3

Преимущества

• Быстро — минуты вместо часов ручного перебора
• Без доработки конфигурации — внешняя обработка
• Без связи между базами — достаточно файла
• Понятно бухгалтеру — причины и рекомендации на русском
• Учитывает розницу — отдельная логика для физлиц
• Контроль НДС — расхождения видны сразу