Кейс Вкустер: как сэкономить
159 рабочих дней в году на обработке документов
с помощью КЭДО
Задача:
сократить время работников на оформлении и обмене кадровыми документами
Решение:
внедрили сервис кадрового ЭДО
1С:Кабинет сотрудника
Результат:
исключили бумажный документооборот и сократили 159 рабочих дней кадрового работника
Компания: ООО “Вкустер”
розничная торговля, пищевое производство
Количество подписываемых кадровых документов в год:
12 700 документов
Работают в программе:
1С:ЗУП КОРП
Численность компании:
более 1 000 сотрудников
Переведены на КЭДО:
700 сотрудников
Сроки проекта:
1,5 месяца
Задача:
сократить время работников на оформлении и обмене кадровыми документами
Решение:
внедрили сервис кадрового ЭДО 1С:Кабинет сотрудника
Результат:
исключили бумажный документооборот и сократили 159 рабочих дней кадрового работника
Компания: ООО “Вкустер”
розничная торговля, пищевое производство
Количество подписываемых кадровых документов в год:
12 700 документов
Работают в программе:
1С:ЗУП КОРП
Численность компании:
более 1 000 сотрудников
Переведены на КЭДО:
700 сотрудников
Сроки проекта:
1,5 месяца
О компании
ООО «Вкустер» – это крупная сеть розничных магазинов и собственное пищевое производство, входящее в крупную группу компаний. В штате более 1000 сотрудников, из которых 700 были переведены на кадровый электронный документооборот (КЭДО). Отрасль – ритейл, где кадровые процессы требуют скорости, точности и контроля из-за высокой текучести персонала.
Ситуация ДО перехода на КЭДО – издержки и потеря документов
До внедрения кадрового электронного документооборота (КЭДО) оформление кадровых документов напоминало затяжной бюрократический марафон. Подписание и согласование занимали часы, а в некоторых случаях – дни.
Как это работало?
В главном офисе
Документ нужно было согласовать с руководителем, распечатать, подписать, отправить в архив.
В обособленных подразделениях
Сначала кадровики отправляли сканы документов по электронной почте (например, на отпуск или перевод), затем оригиналы передавались курьером в подразделение. После подписания сотрудником документы возвращались обратно, а бухгалтерия вручную сортировала их и раскладывала по личным делам.
Какие проблемы возникали?
Бесконечные задержки
Документы неделями путешествовали между офисами и филиалами. Ожидание курьера могло парализовать кадровые процессы.
Утерянные оригиналы
Документы терялись в пути или повреждались, создавая риски для компании, в том числе в виде штрафов.
Ошибки и путаница
Бумажные процессы приводили к несогласованности данных, задержкам в расчетах отпусков и выплат.
Огромные затраты времени
Только на оформление одного отпуска уходило 6 минут. А если таких заявок 500? Это 50 часов – больше шести рабочих дней!
Бумажный ад
Архивы разрастались, сотрудники тратили часы на сортировку и поиск нужных бумаг. В ритейле, где текучка кадров высокая, это было катастрофой – ведь документы уволенных сотрудников требуется хранить еще 3 года.
Сеть «Вкустер» росла, сотрудников становилось все больше, кадровые процессы требовали ускорения. В 2023 году стало очевидно: дальше так работать невозможно, поэтому Вкустер приняли решение рассмотреть варианты кадрового электронного документооборота.
Какие варианты решений рассматривали
Мария Токарева
Руководитель отдела кадров Вкустер«Рынок КЭДО предлагает множество решений, но было очевидно: в долгосрочной перспективе останутся только крупные игроки. Для нас это были HRLink, Saby и 1С:Кабинет сотрудника.»
HR Link
В 2022 году предлагал самый широкий функционал, но к 2023 году его возможности сравнялись с конкурентами. Главный минус – высокая стоимость для ритейла.
Saby
Был по цене чуть дороже 1С:Кабинета сотрудника, но документы хранятся во внешнем сервисе, поэтому нет режима одного окна, придется постоянно выгружать документы из сервиса в 1С и обратно.
1С:Кабинет сотрудника
Хранение документов в контуре 1С:ЗУП (режим одного окна), оптимальная стоимость для ритейла, бесплатный встроенный выпуск ЭЦП.
Ключевые критерии выбора Вкустер сервиса КЭДО:
Стоимость
Высокая текучесть кадров в ритейле означает значительные расходы на документооборот. Решение должно быть экономически оправданным.
Хранение документов
Важно, чтобы кадровику не приходилось обращаться в сторонние сервисы за подписанными документами.
Почему выбрали 1С:Кабинет сотрудника и Инфостарт в качестве партнера?
Мария Токарева
Руководитель отдела кадров Вкустер«Мы не хотели зависеть от сторонних сервисов и получать проблемы с обновлениями. Нам было важно, чтобы документы оставались в контуре 1С, поэтому выбрали 1С:Кабинет сотрудника».
«Инфостарт давно стал для нас ключевым партнером по 1С. Мы доверяем их экспертизе, а все продукты 1С стараемся приобретать через них. Удобная поддержка, оперативное решение проблем – это именно то, что нам нужно.»
Запишитесь на бесплатную демонстрацию 1С:Кабинет сотрудника
Оставьте заявку, наш менеджер свяжется с вами и проведет демонстрацию сервиса и ответит на все вопросы
Введение электронного кадрового документооборота: пошаговый переход
Со стороны Инфостарта участвовали:
- Роман – руководитель сервис-инженеров (курировал техническую часть проекта)
- Ольга – менеджер по работе с клиентами (сопровождала клиента)
Со стороны Вкустер:
- Мария Токарева – руководитель отдела кадров (руководила процессом перехода на КЭДО, оказывала методологическую поддержку сотрудникам компании).
- Сотрудники отдела кадров – оказывали поддержку сотрудников подразделений
Чтобы переход на КЭДО прошел безболезненно, Инфостарт оказывали сопровождение на каждом этапе: провели демонстрацию функционала, предоставили дорожную карту внедрения КЭДО и необходимые инструкции.
Как проходило внедрение?
Разработка локальных нормативных актов
Первый шаг – оформление локальных нормативных актов (ЛНА).
На основе готовых шаблонов от Инфостарта Мария, как руководитель отдела кадров разработала:
- Приказ о переходе на КЭДО
- Список документов, переводимых в электронный вид
- Список ответственных за процесс сотрудников
- Формы уведомлений для персонала
Зачем это нужно? Эти документы необходимы для узаконивания перехода на кадровый ЭДО.
Сбор согласия на переход на КЭДО у сотрудников
Для работы в КЭДО сотрудник должен дать добровольное согласие. Инфостарт предоставил инструкции, сопровождал сбор согласий и оперативно решал возникающие вопросы.
- На старте перехода Вкустер собирали бумажные согласия, предварительно уведомляя руководителей подразделений.
- Сейчас новый сотрудник подписывает согласие сразу при трудоустройстве – прямо в личном кабинете 1С:Кабинет сотрудника.
Подготовка базы: штатное расписание, проверка сведений о сотрудниках, структуры
Важно при переходе на кадровое ЭДО провести аудит данных. Если оргструктура и остатки отпусков не соответствуют реальности, без этого документы отправятся не тому человеку или вообще не отправятся.
Выпуск подписей и перевод подразделений
Для работы в КЭДО сотруднику нужна электронная подпись (ЭЦП). Выпустить ее можно прямо в личном кабинете, бесплатно.
Как происходил перевод?
- Сначала Инфостарт провел обучение и методическую поддержку.
- Дальше Вкустер в лице Марии уже сами помогали своим подразделениям, но мы всегда оставались на связи.
Проблемы, которые возникали при переходе на кадровый электронный документооборот, и как мы их решали
Массовая первичная выгрузка: сбой на старте
При первичной выгрузке всех сотрудников в 1С:Кабинет сотрудника у Вкустер возникли технические сложности, связанные с одновременным выпуском огромного количества согласий и их подписаний. Проблему решили через поддержку 1С:КС. В дальнейшем, при запуске других компаний из ГК, после Вкустер, проблем с первичной выгрузкой не возникало.
Проблема с обменом 1С:ЗУП и 1С:Кабинета сотрудника
На старте было несколько ситуаций полного стопа обмена между 1С:ЗУП и сервисом 1С. Вкустер столкнулись с массовой выгрузкой старых документов, даже по уволенным сотрудникам.
Комментарий по ситуации Романа Г.
Руководитель сервис-инженеров Инфостарт«Изначально клиент обратился с одной проблемой, но я указал, что она гораздо глубже и связана с ошибками в обмене, которые сначала казались незначительными. Я обратил внимание, что любые сбои в обмене – тревожный сигнал, даже если сам обмен продолжает работу, и внешне все может быть в порядке, но что-то уже точно теряется. Мы начали работу над исправлением этих ошибок, далее помогли выстроить диалог с техподдержкой Кабинета Сотрудника, и они уже до конца наладили работу системы. Именно поэтому важно, чтобы процесс внедрения сопровождали специалисты – они замечают потенциальные проблемы заранее и помогают избежать серьезных сбоев.»
Сейчас при возникновении таких проблем клиент может самостоятельно проверять регистр обмена и удалять файлы, блокирующие процесс, без ожидания техподдержки.
Перевод на КЭДО возрастных сотрудников
Одна из сложных задач при переходе на КЭДО — возрастные сотрудники. В ритейле много работников старшего поколения, которые всю жизнь работали с бумагами и даже не пользуются смартфонами.
Как происходил перевод?
- Сначала Инфостарт провел обучение и методическую поддержку.
- Дальше Вкустер в лице Марии уже сами помогали своим подразделениям, но мы всегда оставались на связи.
Выпуск подписей и перевод подразделений
Для работы в КЭДО сотруднику нужна электронная подпись (ЭЦП). Выпустить ее можно прямо в личном кабинете, бесплатно.
С какими проблемами столкнулись?
- Кнопочные телефоны и отсутствие интернета. У части сотрудников не было даже электронной почты, не говоря уже о возможности установить приложение.
- Боязнь технологий. Некоторые воспринимали электронные подписи как что-то сложное и небезопасное.
- Недоверие. Были опасения, что теперь, если возникнут вопросы, их просто некому будет задать.
Один из случаев
Сотрудница Татьяна Николаевна, 58 лет, продавец в сети Вкустер.
Когда Татьяне объяснили, что теперь отпуск нужно оформлять через личный кабинет, она растерялась и испугалась. «Я всегда ходила к кадровику, она мне всё показывала и объясняла. А тут говорят — заходите в кабинет. В какой кабинет? Где он? Как мне там подписать?» - Татьяна.
Как решили проблему? В офисах магазина предоставили доступ через компьютер руководителя или инфокиоски На начальном этапе кадровые работники объяснили принцип работы, помогали сотрудникам зайти в систему, подписать документы и объясняли, как все работает.
Результат: После первой же встречи многие перестали бояться системы, а молодые коллеги начали помогать тем, кто не сразу разобрался. Даже те, у кого нет смартфонов, смогли пользоваться КЭДО без проблем.
Не заводятся кабинеты в сервисе по ранее уволенным сотрудникам
Сейчас Вкустер столкнулся с проблемой: когда в компанию возвращался бывший сотрудник, 1С:Кабинет сотрудника не видел его как нового работника и не создавал кабинет.
Проблему решили повторной выгрузкой статуса сотрудника из перечня данных для обмена.
Мария Токарева
Руководитель отдела кадров Вкустер«Любая проблема решаема. Где-то помогала поддержка Инфостарта, какие-то проблемы могли решиться только на уровне разработчиков 1С, поэтому специалисты компании Инфостарт помогали нам составлять заявки в техподдержку 1С. За 2 года эксплуатации сервис стал взрослее, очевидно, и существенно более стабильным».
Итоги перехода: что получил «Вкустер» после внедрения КЭДО?
700 сотрудников переведены на кадровый электронный документооборот всего за 1,5 месяца.
Затраты на сервис составили 144 000 р. за 500 сотрудников + время на настройку и решение возникающих проблем.
Главное – экономия ресурсов, времени и нервов кадровой службы.
Как итог, Вкустер получили систему, которая значительно экономит деньги компании (бумага, курьеры, расходники, оплата времени сотрудников) и время кадровых работников.
У самих сотрудников есть удобный личный кабинет, в котором они могут:
Результаты до внедрения КЭДО и после
ДО внедрения КЭДО
Каждое кадровое действие – это бюрократический марафон:
- Сканирование и отправка по почте. Работник писал заявление от руки, сканировал, отправлял в головной офис.
- Создание документа вручную. Кадровик пересоздавал его в системе.
- Нужно было распечатать, отдать на подпись, поставить печати и отправить курьером в две стороны.
7 минут на оформление одного отпуска.
Затраты: бумага, печать, курьеры.
Риски: документы терялись, процесс затягивался, ошибки неизбежны.
После внедрения КЭДО
Документы создаются автоматически на основании заявления и сразу попадают в личный кабинет сотрудника из 1С:ЗУП.
Обработка отпуска в 1С занимает 1 минуту.
Никаких затрат на курьеров и тонны бумаги – все хранится в цифровом архиве, ничего не теряется.
Сэкономили 1 270 часов или 159 рабочих дней кадровой службы в год.
Планы на будущее
Вкустер приступили к реализации плана по подписанию полного пакета документов в рамках 1С:Кабинет сотрудника – заключение договоров при найме сотрудника, кадровые переводы и прочие документы.
Мария Токарева
Руководитель отдела кадров ВкустерКадровый ЭДО на базе 1С
Обменивайтесь электронными кадровыми
документами и оформляйте сотрудников
онлайн с
1С:Кабинет сотрудника
