Кейс Вкустер: как сэкономить 159 рабочих дней в году на обработке документов с помощью КЭДО

ООО «Вкустер» – это крупная сеть розничных магазинов и собственное пищевое производство, входящее в крупную группу компаний. В штате более 1000 сотрудников, из которых 700 были переведены на кадровый электронный документооборот (КЭДО). Отрасль – ритейл, где кадровые процессы требуют скорости, точности и контроля из-за высокой текучести персонала.

Ситуация ДО перехода на КЭДО – издержки и потеря документов

До внедрения кадрового электронного документооборота (КЭДО) оформление кадровых документов напоминало затяжной бюрократический марафон. Подписание и согласование занимали часы, а в некоторых случаях – дни.

Как это работало?

В главном офисе

Документ нужно было согласовать с руководителем, распечатать, подписать, отправить в архив.

В обособленных подразделениях

Сначала кадровики отправляли сканы документов по электронной почте (например, на отпуск или перевод), затем оригиналы передавались курьером в подразделение. После подписания сотрудником документы возвращались обратно, а бухгалтерия вручную сортировала их и раскладывала по личным делам.

Какие проблемы возникали?

Бесконечные задержки

Документы неделями путешествовали между офисами и филиалами. Ожидание курьера могло парализовать кадровые процессы.

Утерянные оригиналы

Документы терялись в пути или повреждались, создавая риски для компании, в том числе в виде штрафов.

Ошибки и путаница

Бумажные процессы приводили к несогласованности данных, задержкам в расчетах отпусков и выплат.

Огромные затраты времени

Только на оформление одного отпуска уходило 6 минут. А если таких заявок 500? Это 50 часов – больше шести рабочих дней!

Бумажный ад

Архивы разрастались, сотрудники тратили часы на сортировку и поиск нужных бумаг. В ритейле, где текучка кадров высокая, это было катастрофой – ведь документы уволенных сотрудников требуется хранить еще 3 года.

Сеть «Вкустер» росла, сотрудников становилось все больше, кадровые процессы требовали ускорения. В 2023 году стало очевидно: дальше так работать невозможно, поэтому Вкустер приняли решение рассмотреть варианты кадрового электронного документооборота.

Какие варианты решений рассматривали

Мария Токарева

Руководитель отдела кадров Вкустер

«Рынок КЭДО предлагает множество решений, но было очевидно: в долгосрочной перспективе останутся только крупные игроки. Для нас это были HRLink, Saby и 1С:Кабинет сотрудника.»

HR Link

В 2022 году предлагал самый широкий функционал, но к 2023 году его возможности сравнялись с конкурентами. Главный минус – высокая стоимость для ритейла.

Saby

Был по цене чуть дороже 1С:Кабинета сотрудника, но документы хранятся во внешнем сервисе, поэтому нет режима одного окна, придется постоянно выгружать документы из сервиса в 1С и обратно.

1С:Кабинет сотрудника

Хранение документов в контуре 1С:ЗУП (режим одного окна), оптимальная стоимость для ритейла, бесплатный встроенный выпуск ЭЦП.

Ключевые критерии выбора Вкустер сервиса КЭДО:

Стоимость

Высокая текучесть кадров в ритейле означает значительные расходы на документооборот. Решение должно быть экономически оправданным.

Хранение документов

Важно, чтобы кадровику не приходилось обращаться в сторонние сервисы за подписанными документами.

Почему выбрали 1С:Кабинет сотрудника и Инфостарт в качестве партнера?

Мария Токарева

Руководитель отдела кадров Вкустер

«Мы не хотели зависеть от сторонних сервисов и получать проблемы с обновлениями. Нам было важно, чтобы документы оставались в контуре 1С, поэтому выбрали 1С:Кабинет сотрудника».

«Инфостарт давно стал для нас ключевым партнером по 1С. Мы доверяем их экспертизе, а все продукты 1С стараемся приобретать через них. Удобная поддержка, оперативное решение проблем – это именно то, что нам нужно.»

Запишитесь на бесплатную демонстрацию 1С:Кабинет сотрудника

Оставьте заявку, наш менеджер свяжется с вами и проведет демонстрацию сервиса и ответит на все вопросы

Введение электронного кадрового документооборота: пошаговый переход

Со стороны Инфостарта участвовали:

Роман – руководитель сервис-инженеров (курировал техническую часть проекта)
Ольга – менеджер по работе с клиентами (сопровождала клиента)

Со стороны Вкустер:

Мария Токарева – руководитель отдела кадров (руководила процессом перехода на КЭДО, оказывала методологическую поддержку сотрудникам компании).
Сотрудники отдела кадров – оказывали поддержку сотрудников подразделений

Чтобы переход на КЭДО прошел безболезненно, Инфостарт оказывали сопровождение на каждом этапе: провели демонстрацию функционала, предоставили дорожную карту внедрения КЭДО и необходимые инструкции.

Как проходило внедрение?

Разработка локальных нормативных актов

Первый шаг – оформление локальных нормативных актов (ЛНА).

На основе готовых шаблонов от Инфостарта Мария, как руководитель отдела кадров разработала:

Приказ о переходе на КЭДО
Список документов, переводимых в электронный вид
Список ответственных за процесс сотрудников
Формы уведомлений для персонала

Зачем это нужно? Эти документы необходимы для узаконивания перехода на кадровый ЭДО.

Сбор согласия на переход на КЭДО у сотрудников

Для работы в КЭДО сотрудник должен дать добровольное согласие. Инфостарт предоставил инструкции, сопровождал сбор согласий и оперативно решал возникающие вопросы.

На старте перехода Вкустер собирали бумажные согласия, предварительно уведомляя руководителей подразделений.
Сейчас новый сотрудник подписывает согласие сразу при трудоустройстве – прямо в личном кабинете 1С:Кабинет сотрудника.

Подготовка базы: штатное расписание, проверка сведений о сотрудниках, структуры

Важно при переходе на кадровое ЭДО провести аудит данных. Если оргструктура и остатки отпусков не соответствуют реальности, без этого документы отправятся не тому человеку или вообще не отправятся.

Выпуск подписей и перевод подразделений

Для работы в КЭДО сотруднику нужна электронная подпись (ЭЦП). Выпустить ее можно прямо в личном кабинете, бесплатно.

Как происходил перевод?

Сначала Инфостарт провел обучение и методическую поддержку.
Дальше Вкустер в лице Марии уже сами помогали своим подразделениям, но мы всегда оставались на связи.

Проблемы, которые возникали при переходе на кадровый электронный документооборот, и как мы их решали

Массовая первичная выгрузка: сбой на старте

При первичной выгрузке всех сотрудников в 1С:Кабинет сотрудника у Вкустер возникли технические сложности, связанные с одновременным выпуском огромного количества согласий и их подписаний. Проблему решили через поддержку 1С:КС. В дальнейшем, при запуске других компаний из ГК, после Вкустер, проблем с первичной выгрузкой не возникало.

Проблема с обменом 1С:ЗУП и 1С:Кабинета сотрудника

На старте было несколько ситуаций полного стопа обмена между 1С:ЗУП и сервисом 1С. Вкустер столкнулись с массовой выгрузкой старых документов, даже по уволенным сотрудникам.

Комментарий по ситуации Романа Г.

Руководитель сервис-инженеров Инфостарт

«Изначально клиент обратился с одной проблемой, но я указал, что она гораздо глубже и связана с ошибками в обмене, которые сначала казались незначительными. Я обратил внимание, что любые сбои в обмене – тревожный сигнал, даже если сам обмен продолжает работу, и внешне все может быть в порядке, но что-то уже точно теряется. Мы начали работу над исправлением этих ошибок, далее помогли выстроить диалог с техподдержкой Кабинета Сотрудника, и они уже до конца наладили работу системы. Именно поэтому важно, чтобы процесс внедрения сопровождали специалисты – они замечают потенциальные проблемы заранее и помогают избежать серьезных сбоев.»

Сейчас при возникновении таких проблем клиент может самостоятельно проверять регистр обмена и удалять файлы, блокирующие процесс, без ожидания техподдержки.

Перевод на КЭДО возрастных сотрудников

Одна из сложных задач при переходе на КЭДО — возрастные сотрудники. В ритейле много работников старшего поколения, которые всю жизнь работали с бумагами и даже не пользуются смартфонами.

Как происходил перевод?

Сначала Инфостарт провел обучение и методическую поддержку.
Дальше Вкустер в лице Марии уже сами помогали своим подразделениям, но мы всегда оставались на связи.

Выпуск подписей и перевод подразделений

С какими проблемами столкнулись?

Кнопочные телефоны и отсутствие интернета. У части сотрудников не было даже электронной почты, не говоря уже о возможности установить приложение.
Боязнь технологий. Некоторые воспринимали электронные подписи как что-то сложное и небезопасное.
Недоверие. Были опасения, что теперь, если возникнут вопросы, их просто некому будет задать.

Один из случаев

Сотрудница Татьяна Николаевна, 58 лет, продавец в сети Вкустер.

Когда Татьяне объяснили, что теперь отпуск нужно оформлять через личный кабинет, она растерялась и испугалась. «Я всегда ходила к кадровику, она мне всё показывала и объясняла. А тут говорят — заходите в кабинет. В какой кабинет? Где он? Как мне там подписать?» - Татьяна.

Как решили проблему? В офисах магазина предоставили доступ через компьютер руководителя или инфокиоски На начальном этапе кадровые работники объяснили принцип работы, помогали сотрудникам зайти в систему, подписать документы и объясняли, как все работает.

Результат: После первой же встречи многие перестали бояться системы, а молодые коллеги начали помогать тем, кто не сразу разобрался. Даже те, у кого нет смартфонов, смогли пользоваться КЭДО без проблем.

Не заводятся кабинеты в сервисе по ранее уволенным сотрудникам

Сейчас Вкустер столкнулся с проблемой: когда в компанию возвращался бывший сотрудник, 1С:Кабинет сотрудника не видел его как нового работника и не создавал кабинет.

Проблему решили повторной выгрузкой статуса сотрудника из перечня данных для обмена.

Мария Токарева

Руководитель отдела кадров Вкустер

«Любая проблема решаема. Где-то помогала поддержка Инфостарта, какие-то проблемы могли решиться только на уровне разработчиков 1С, поэтому специалисты компании Инфостарт помогали нам составлять заявки в техподдержку 1С. За 2 года эксплуатации сервис стал взрослее, очевидно, и существенно более стабильным».

Итоги перехода: что получил «Вкустер» после внедрения КЭДО?

700 сотрудников переведены на кадровый электронный документооборот всего за 1,5 месяца.

Затраты на сервис составили 144 000 р. за 500 сотрудников + время на настройку и решение возникающих проблем.

Главное – экономия ресурсов, времени и нервов кадровой службы.

Как итог, Вкустер получили систему, которая значительно экономит деньги компании (бумага, курьеры, расходники, оплата времени сотрудников) и время кадровых работников.

У самих сотрудников есть удобный личный кабинет, в котором они могут:

Расчетные листы

Ознакомиться с расчетными листками – без задержек и сложных согласований.

Справки

Запросить справки (2-НДФЛ, с места работы, по неиспользованным отпускам) – прямо из личного кабинета.

Согласовать отпуск

С помощью удобного калькулятора отпускных дней.

Вычеты

Получить заявления на налоговые вычеты – без визита в офис.

Результаты до внедрения КЭДО и после

ДО внедрения КЭДО

Каждое кадровое действие – это бюрократический марафон:

Сканирование и отправка по почте. Работник писал заявление от руки, сканировал, отправлял в головной офис.
Создание документа вручную. Кадровик пересоздавал его в системе.
Нужно было распечатать, отдать на подпись, поставить печати и отправить курьером в две стороны.

7 минут на оформление одного отпуска.

Затраты: бумага, печать, курьеры.

Риски: документы терялись, процесс затягивался, ошибки неизбежны.

После внедрения КЭДО

Документы создаются автоматически на основании заявления и сразу попадают в личный кабинет сотрудника из 1С:ЗУП.

Обработка отпуска в 1С занимает 1 минуту.

Никаких затрат на курьеров и тонны бумаги – все хранится в цифровом архиве, ничего не теряется.

Сэкономили 1 270 часов или 159 рабочих дней кадровой службы в год.

Планы на будущее

Вкустер приступили к реализации плана по подписанию полного пакета документов в рамках 1С:Кабинет сотрудника – заключение договоров при найме сотрудника, кадровые переводы и прочие документы.

Мария Токарева

Руководитель отдела кадров Вкустер

«Заканчивается второй месяц пилота. Пока нет никакого негатива, в 95% случаях нам удается все подписать с сотрудником. На оставшиеся 5% приходятся кнопочные телефоны и редкие технические проблемы».

Кадровый ЭДО на базе 1С

Обменивайтесь электронными кадровыми
документами и оформляйте сотрудников
онлайн с 1С:Кабинет сотрудника

Перейти и узнать подробнее