Музейные предметы и музейные коллекции, независимо от того, в чьей собственности или владении они находятся, подлежат государственному учету. Государственный учет музейных предметов и музейных коллекций является комплексом мер, обеспечивающих идентификацию и предметно-количественный учет музейных предметов и музейных коллекций с целью их правовой защиты и государственного контроля. Первичный учет осуществляется государственными и муниципальными музеями, государственными и муниципальными организациями, во владении или в пользовании которых находятся музейные предметы и музейные коллекции.
Программа 1С: Музей предназначена для первичного учета музейных ценностей в музеях. Она позволяет классифицировать музейные предметы по многочисленным признакам и объединять эти предметы в группы или коллекции по значениям этих классификационных признаков. Поскольку в «Учетных документах музея», которые ведутся в системе 1С: Музей, таких как «Прием и возврат предметов» во временное или постоянное «Хранение», «Прием и возврат предметов» во временное или постоянное пользование, внутреннее перемещение предметов, и других документах, действия часто производятся не над отдельными предметами, а над коллекциями музейных предметов, сгруппированных по различным признакам. Поэтому, удобным механизмом системы 1С: Музей является автоматическая подстановка предметов в тело учетного документа, сгруппированных по значениям, классификационных признаков. Рассмотрим работу этого механизма автоматической подстановки подробнее.
Автоматическая подстановка значений из справочников в 1С: Музей
Справочник “Предметы”
Основным справочником конфигурации 1С: Музей является справочник “Предметы”.
В нем хранится вся основная информация о музейном предмете – учетные обозначения, физические характеристики, изображения предмета. Все изменения в состоянии предмета, которые фиксируются документами, автоматически попадают в этот справочник. Так при принятии предмета в постоянное пользование в справочник автоматически попадает информация о предыдущем владельце предмета.
Данные справочника могут быть дополнены в любой момент и для начала работы достаточно указать только наименование предмета, а также основные характеристики – автора, место создания и т.п. необходимые для дальнейшей идентификации предмета в учетных документах.
Для одного предмета можно добавить несколько изображений и одно из них назначить основным. Так же можно прикрепить аудио-видеофайлы. Список файлов, связанных с предметом, можно посмотреть, перейдя по ссылке Прикрепленные файлы в левой части окна. Каждый предмет идентифицируется уникальным учетным номером. Учетный номер состоит из Шифра хранения, который определяет вид музейного хранения, Учетного номера в КП (книге поступлений), Шифра хранения по Инвентарной книге, который определяет тип предмета и Учетный номер, под которым данный предмет зарегистрирован в данной инвентарной книге.
Данная система классификации предметов предусматривает автоматическое заполнение учетных документов в системе 1С: Музей.
Справочник “Виды списков”
Справочник содержит Виды списков предметов. В системе 1С: Музей имеются предопределенные виды списков предметов, например: “Для выгрузки в Госкаталог”, “Для выставки”, “Коллекционная опись” и другие. При необходимости, пользователи могут ввести свои виды списков предметов, в зависимости от учетной политики конкретного учреждения.
Справочник “Инвентарные книги”
В справочнике хранится список фондов музея. Для специального учета по инвентарным книгам, необходимо задать наименование фонда, шифр хранения, последний свободный номер в инвентарной книге фонда, а также проставить признак спец.учета, если он по этому фонду ведется.
Документы “Списки предметов” в 1С: Музей
Данные документы в системе конфигурации 1С “Музей” предназначены для хранения различных списков Предметов, которые впоследствии можно будет переносить в учетные документы системы. Документ “Список предметов” содержит в себе следующие реквизиты: Дата, Вид списка – значение из справочника “Виды списков”, Описание, и табличная часть – Список предметов. В системе предусмотрена возможность заполнять Список предметов по каждой позиции отдельно, выбирая предмет из справочника Предметов. И есть возможность заполнять Список предметов с помощью диалогового окна 1С “Поиск предметов”, которое открывается при нажатии кнопки “Подобрать предметы” (рис. 1).
Поиск предметов
Заполняя необходимые критерии на закладке “Критерии поиска”, на закладке “Результат” будет выведен список предметов, удовлетворяющих заданным критериям поиска. При нажатии на кнопку “Перенести в список”, подобранные предметы автоматически перенесутся в табличную часть документа “Список предметов”.
В системе существует большое количество критериев, по которым можно организовать поиск информации в справочнике Предметы. В число их входит полное значение номера КП, а также и значение составных частей номера КП, таких как номер тома КП и диапазон номеров записей о предметах в Книге приобретений. Также есть возможность в критериях поиска указывать Фонд, информацию об источниках поступления, описание предметов, признак наличия фотоизображения предметов в справочнике: предметы, информацию о происхождении предметов, материалы изготовления, техники изготовления предметов и еще некоторые другие свойства, характеризующие предметы. В том числе, при нажатии на кнопку “Настройка поиска”, в списки критериев можно добавить критерий поиска по инвентарным книгам, если в музее ведется регистрация предметов в инвентарных книгах фондов музея. И некоторые другие дополнительные критерии поиска.
Автоматическая подстановка предметов в учетные документы системы 1С: Музей
Рассмотрим возможность автоматической подстановки на примере документа “Внутримузейное перемещение предметов”. Здесь, при создании документов, нам дается возможность заполнить список перемещаемых предметов на основании документов “Списки предметов”, которые мы создали в п.п. 1.4. Содержимое табличной части выбранного документа “Список предметов” обновит табличную часть документа “Внутримузейное перемещение” или добавится списком в конец табличной части данного документа, в зависимости от выбранной опции меню, вызванного нажатием на кнопку “Заполнить” (рис. 2). Подобным образом производится автоматическое заполнение предметов в большинстве других видов учетных документов системы 1С: Музей.
Внутримузейное перемещение предметов
