Путевой лист – это документ первичного бухгалтерского учёта, предназначенный для учёта рабочего времени водителей организации и пробега автотранспортных средств, а также контроля маршрута. Путевой лист оформляют на срок от одного дня, но не более одного месяца.
В соответствии с приказом Министерства транспорта No 152 юридические лица и индивидуальные предприниматели, которые в своей деятельности эксплуатируют различные автотранспортные средства обязаны задействовать в учёте путевые листы.
С помощью путевого листа ведется учёт расходов на ГСМ (горюче-смазочных материалов), а учет рабочего времени сотрудников для расчёта и начисления оплаты труда.
Для легкового автомобиля путевой лист обычно оформляется по типовой форме No 3 из Постановления Госкомстата No 78.
Подготовка нормативно-справочной информации 1С
Возможность использования путевых листов в конфигурации 1С: Бухгалтерия предприятия определяется функциональной опцией «Путевые листы» в разделе «Запасы».
Путевые листы
Для корректного оформления путевого листа необходимо подготовить нормативно-справочную информацию 1С, а именно справочники:
- Транспортные средства (с указанием марки, модели, государственного регистрационного номера, матки и нормы расхода топлива, определяемые паспортом технического средства);
- Физические лица (ФИО, СНИЛС, номер водительского удостоверения).
Оформление путевого листа в конфигурации 1С: Бухгалтерия предприятия
Список документов «Путевой лист» в конфигурации 1С: Бухгалтерия предприятия расположен в разделе «Покупки – Покупки – Путевые листы».
В шапке документа в обязательном порядке указываются следующие реквизиты:
- Организация,
- Транспортное средство – из справочника: Транспортные средства,
- Сотрудник – из справочника: Физические лица.
Реквизит «Норма расхода» будет заполнен автоматически на основании одноименного реквизита из карточки транспортного средства.
Табличная часть документа состоит из двух вкладок:
- Топливо,
- Маршрут.
На вкладке «Топливо» отражаются операции, связанные с покупкой топлива сотрудников в процессе выполнения маршрута. Для оформления покупки доступны два документа: Кассовый чек и Топливная карта и Кассовый чек. При оформлении последнего дополнительно указывается стоимость единицы измерения топлива.
Стоимость единицы измерения топлива
На вкладке «Маршрут» последовательно отражаются пункты следования автомобиля с указанием времени прибытия и убытия, а также показаний одометра. При этом расстояние и расход топлива рассчитываются автоматически.
Пункты следования автомобиля с указанием времени прибытия и убытия
Печатная форма документа в 1С
При вызове печатной формы одним из доступных вариантов является Типовая межотраслевая форма-3, утвержденная постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 No 78.
Печатная форма документа в 1С
При корректном и полном заполнении реквизитов НСИ и документа «Путевой лист» печатная форма документа в 1С также будет заполнена корректно.
Организация может принять решение разработать собственную печатную форму путевого листа. Также следует учитывать наличие обязательных реквизитов:
- наименование документа и его номер;
- срок действия документа;
- владелец транспортного средства;
- данные транспортного средства;
- данные водителя.
