Обработка " Выгрузка проводок из ЗиК 7.7 (бюджет) в БГУ 8.2" позволяет формировать проводки по зарплате как за текущий период, так и за любой предыдущий период зарплаты, как по всему учреждению, так и по подразделениям, по выбранным сотрудникам, по группам сотрудников, по одному выбранному КБК или по всем, по выбранному источнику финансирования или по всем. Печатная форма сохраняется в Excel для дальнейшей загрузки в БГУ 8.2.
Больной вопрос в бюджете: бухгалтерия ведется в БГУ 8.2, а зарплата – в ЗиК 7.7.
ИФО = 2, 4, 5.
Количество КПС от трех до шести (и более).
Счета затрат = 401.20, 109.61, 109.81.
У некоторых клиентов количество проводок за месяц превышает 100.
Облегчаем труд бухгалтеров – автоматизируем выгрузку проводок.
Обработка " Выгрузка проводок из ЗиК 7.7 (бюджет) в БГУ 8.2" создана на основании типового отчета ЗиК 7.7 – "Свод проводок и данных налогового учета".
Формируются две печатных формы: "Свод проводок и данных налогового учета" + "Проводки в файл".
Свод проводок и данных налогового учета" – стандартный отчет, служит для проверки правильности заполнения файла "Проводки в файл".
В печатной форме "Проводки в файл" форма свода проводок преобразована в таблицу, колонки которой соответствуют графам документа БГУ 8.2 "Отражение зарплаты в учете".
Для корректного переноса данных из ЗиК 7.7 в БГУ 8.2 необходимо задать соответствие субконто ЗиК 7.7 и БГУ 8.2:
в ЗиК 7.7:
1) Сервис – Настройки – закладка "Зарплата и бухучет" – программа бухучета = "Другая программа бухучета бюдж. учр. с 2006г."
2) Справочники – Бухучет зарплаты – План счетов – привести в соответствие с БГУ 8.2 (если надо, добавить счета или исправить)
3) Справочники – Бухучет зарплаты – Виды субконто (КБК) – Значения субконто – привести КБК в соответствие с КПС БГУ 8.2 :
например: в ЗиК было – " 71007024210100001 / смета область / Расходы область "
– " 71007025200901001 / смета ФБ / Расходы ФБ "
– " 71007093400702000 / смета область / автобусы для подвоза"
– " 71007094361300001 / смета подвоз / Расходы подвоз"
– " 94107024210000000 / смета внебюджет / Расходы внебюджет"
– " 94107024220000000 / смета райфо / Расходы райфо"
преобразуем по коду КПС в БГУ, вместо сметы необходимо проставить ИФО, получаем:
– " 71007024210100001 / КФО 4 / Расходы область "
– " 71007025200901001 / КФО 5 / Расходы ФБ "
– " 71007093400702000 / КФО 4 / автобусы для подвоза"
– " 71007094361300001 / КФО 5 / Расходы подвоз"
– " 94107024210000000 / КФО 2 / Расходы внебюджет"
– " 94107024220000000 / КФО 4 / Расходы райфо"
Для правильной выгрузки – загрузки проводок нам важны код КБК (КПС) и КФО (КФО отбирается как крайний правый символ). Если надо, меняем код КБК (как в БГУ 8.2).
4) Шаблоны проводок в ЗиК 7.7 должны быть настроены. При правильной настройке шаблонов проводок сумма начислений в своде проводок (до налогов) равна сумме "Всего начислено" в отчете "Свод по заработной плате".
5) Перед формированием проводок к выгрузке заполняем поля субконто счетов 109.61, 109.81, 401.20 в форме обработки (рис.1), проставляем контрагентов для счетов 302.11, 302.12, 302.13 (сотрудники), 304.03 (профсоюз, банк). Наименования субконто копируются из БГУ 8.2.
- Профсоюз заполняем, если в шаблоне проводки по профвзносам Субконто № 3 сч. кредита стоит контрагент – организация профсоюзов.
- Банк заполняем, если в бухгалтерии показывается перечисление зарплаты на карты по счету 304.03.
- Если у шаблона по профвзносам Субконто №3 счета кредита не заполнено, если перечисление на пластиковые карты производится по счетам 302.11, 302.12, 302.13, тогда в качестве контрагентов выбираются "По всем сотрудникам" (или как в кассовом выбытии при платеже)
6) Флажок "Включать ведомости на выплату з/п" используется, если в бухгалтерии показывается перечисление на карты по счету 304.03 для формирования проводок Дт 302.11 (302.12, 302.13) Кт 304.03.
7) ФКР по умолчанию проставляется для случая, когда в предыдущих периодах в ведомостях на выплату з/п не проставлен КБК (бухгалтера частенько забывают).
8) Для формирования проводок с отбором по КБК или источнику финансирования используем закладку "Настройки".
Если все настройки сделаны правильно, то при нажатии кнопки "Сформировать" или "ОК" выводится таблица с проводками, полностью совпадающая по суммам стандартному своду проводок + проводки по выплате з/п, с заполнением субконто, вида операций, соответствующих документу "Отражение зарплаты в бухучете" в БГУ 8.2 (рис.2).
Данную таблицу легко сохранить в файл Excel для дальнейшего редактирования (при необходимости) и загрузки в БГУ (рис.3).
Перед загрузкой в БГУ у файла Excel с проводками желательно отформатировать колонку 5 "Сумма" (число, точность = 2), т.к. при загрузке некоторые суммы может видеть с несколькими знаками после запятой (больше двух) и при внесении в документ "Отражение зарплаты в учете" пишет ошибки на эти суммы.
Также возможно сделать форматирование колонки 5 "Сумма" в табличной части обработки при загрузке данных через "Свойства".
в БГУ 8.2:
1) Необходимо убедиться, что все рабочие счета, указанные в файле с проводками, существуют. Если каких-либо рабочих счетов нет, их следует внести перед выгрузкой, иначе не проставятся необходимые субконто.
2) Расчеты – Отражение зарплаты в учете – необходимо создать пустые документы "Отражение зарплаты в учете" соответствующие месяцам выгрузки проводок ( рис.4).
3) Для загрузки данных в БГУ 8.2 используется стандартная обработка с диска ИТС "ЗагрузкаДанныхИзТабличногоДокумента.epf".
В шапке обработки в качестве ссылки выбирается пустой документ "Отражение зарплаты в учете" за соответствующий месяц, выбирается табличная часть документа "Операции". Загружается файл с проводками. Настройка загрузки – см. рис.5, 6.
При правильных настройках данные загружаются без проблем, все субконто заполняются.
При необходимости корректировок можно воспользоваться обработкой БГУ "Групповая обработка справочников и документов".
На первый взгляд, загрузка проводок в БГУ 8.2 не представляет особой сложности, но, зная своих бухгалтеров, скажу, что делать этого они сами не станут. Поэтому планируется сделать часть № 2 – автоматическое создание, заполнение и проведение документов "Отражение зарплаты в учете".
Изменения 08.01.2013г.
!!! Для БГУ редакции 15.3 и выше
1) Небольшие изменения в файле выгрузки из ЗиК 7.7 "Выгрузка проводок ЗиК 7.7- БГУ 8.2.ert" (рис.8) :
- под кнопкой "Сортировать" добавлено поле – строка для внесения наименования подразделения (в произвольной форме).
- добавлено поле – строка "Комментарий" (заполняется автоматически, содержит подразделение и месяц выгрузки), служит для заполнения комментария в БГУ 8.2.
- изменены названия налогов справочника "Виды налогов и платежей" согласно обновлению конфигурации.
2) В таблице с проводками добавляется строка (№ 2), содержащая данные по подразделению и месяцу выгрузки, даты формирования документа в БГУ (рис.9) .
Все остальное при выгрузке из ЗиК 7.7 не меняется (описание см. выше).
Таблицы с проводками формируются помесячно и сохраняются как файлы Excel в отдельную папку.
В файлах Excel колонки не форматируются.
Если в бухгалтерии используется формирование проводок (при перечислении на карты)
Дт 302.11 (302.12, 302.13) Кт 304.03
необходимо исправить статьи и счета учета в строках с выплатой з/п (в ЗиК 7.7 в ведомостях на выплату не учитывается статья расходов).
Строки с выплатой з/п ч/з кассу удалить (пройдет в БГУ ч/з кассу, иначе проводки задвоятся).
Если все настроить правильно, сохранить настройки и объяснить, что править в Excel (статьи по выплатам), то бухгалтера смогут справиться с выгрузкой самостоятельно.
Автоматическая загрузка проводок по з/п из ЗиК 7.7 в БГУ 8.2 производится из созданных файлов Excel на основании обработки
