Автоматическое выравнивание остатков в 1С: оприходование излишков и списание недостач по данным регистра товаров организаций

Представляем вашему вниманию полностью автоматизированный инструмент выравнивания остатков по складам и организациям – внешнюю обработку, которая по данным регистра «Товары организаций» находит отрицательные остатки, рассчитывает необходимые дооприходования и списания и автоматически формирует комплект документов «Оприходование излишков товаров» и «Списание недостач товаров», приводя учёт в 1С к корректным остаткам без ручного перебора документов.

Краткие функциональные возможности

Данная обработка охватывает обширную область задач, таких как:

• Анализ движений и остатков: по заданному периоду строит выборки из регистра «Товары Организаций», определяет номенклатуру, по которой были расходы и отрицательные конечные остатки, и формирует сводную таблицу организаций и складов с проблемными позициями.

• Поиск отрицательных остатков: для выбранной пары Организация–Склад покомпонентно анализирует остатки по номенклатуре, характеристике и дате, выявляя моменты ухода в минус и рассчитывая количества, которые нужно оприходовать для закрытия отрицательных остатков.

• Формирование таблиц оприходования и списания: заполняет табличные части «Товары», «ТоварыОстатки» и «ТоварыНехватка», где отражаются товары к оприходованию, источники положительных остатков и случаи, когда списать неоткуда.

• Создание документов выравнивания: на основании сформированных таблиц создаёт документы «Оприходование излишков товаров» и «Списание недостач товаров», автоматически заполняя реквизиты организации, склада, статей доходов/расходов, направления деятельности, цен и сумм, а также запускает проведение с фиксацией результата.

Обработка предназначена

• Бухгалтерам по учёту ТМЦ, которым нужно закрывать отрицательные остатки в управленческом или регламентированном учёте без ручного перебора регистров и документов.

• Внедренцам и администраторам 1С, решающим задачи наведения порядка после некорректных доработок, загрузок или изменений настроек движения товаров.

• Руководителям складов и логистам, которым важна прозрачная картинка по излишкам и недостачам в разрезе организаций и складов за период.

• Компаниям с большим потоком товарных операций, где отрицательные остатки и перекосы по складам возникают регулярно и ручное исправление отнимает слишком много времени.

Обработка помогает

• Быстро выровнять остатки: автоматически рассчитывает, какие количества нужно оприходовать и списать, чтобы устранить отрицательные остатки и привести итоги по складам и организациям к корректным значениям.

• Системно работать с дефицитом: выводит отдельную таблицу «ТоварыНехватка» для случаев, когда списать товар неоткуда, и позволяет по ним сформировать отдельные документы оприходования.

• Сократить время на рутину: вместо ручного анализа регистра и создания десятков документов достаточно заполнить таблицы по периоду и складу, а затем одним запуском сформировать и провести комплект документов.

• Сделать процесс контролируемым: все созданные документы фиксируются в «СоставДокументов» с признаком «проведен / удалён / не проведён», есть возможность открыть любой документ и после корректировки обновить его состояние в списке.

Ручные операции становятся лишними

• Ручной поиск отрицательных остатков по отчётам и регистрами с последующим составлением «шпаргалок», что и где нужно дооприходовать или списать.

• Самостоятельный расчёт количеств для оприходования и списания по каждой номенклатуре и каждой дате, с учётом того, какие остатки можно использовать как источник списания.

• Создание отдельных документов оприходования и списания по каждому складу и организации вручную, с переносом номенклатуры и количеств из Excel или отчётов.

• Ведение ручных списков сформированных документов и контроль, были ли они проведены или помечены к удалению.

Инновационность обработки

• Глубокая работа с регистрами: использует сложные запросы к «ТоварыОрганизаций.ОстаткиИОбороты» и «Остатки», чтобы на уровне регистра определить проблемные периоды, номенклатуру и характеристики, а затем превратить эту аналитику в конкретные строки документов.

• Умное формирование документов: при создании оприходований автоматически заполняет организацию, склад, статьи доходов, направление деятельности, вид цен, валюту, даты и комментарии («Выравнивание остатков», «Автозакрытие нехватки товаров»), а также рассчитывает цены через штатный механизм «ПродажиСервер.ЗаполнитьЦены».

• Автоматическое распределение списаний: подготавливает отдельную таблицу для списания, группирует её по организации и складу, и на этой основе формирует документы «Списание недостач товаров» с правильным назначением, количеством и серийным учётом.

• Встроенный контроль статуса: каждое проведение оборачивается в обработку исключений, при ошибке пользователь получает понятное сообщение, а итоговый статус документа сохраняется в табличной части «СоставДокументов» для дальнейшего анализа.

Как работает обработка – подробное описание

• Пользователь задаёт период, запускает «Заполнить склады и организации» и получает перечень складов и организаций, по которым в периоде были движения с расходом.

• Для выбранного склада/организации нажимает «Заполнить отрицательные остатки»: серверная логика формирует временные таблицы по регистру «ТоварыОрганизаций.ОстаткиИОбороты», находит отрицательные остатки и рассчитывает, сколько нужно оприходовать по каждой номенклатуре и характеристике.

• На основе этих расчётов заполняются табличные части: «Товары» – позиции к оприходованию, «ТоварыОстатки» – источники списания с положительными остатками, «ТоварыНехватка» – случаи, где источника нет.

• Команда «Создать документы» формирует документ «Оприходование излишков товаров» по таблице «Товары» (или «Оприходовать нехватку» – по «ТоварыНехватка»), заполняет табличную часть, рассчитывает цены и суммы, записывает и проводит документ.

• Далее формируются документы «Списание недостач товаров» по агрегированным данным списания, с заполнением номенклатуры, характеристик, назначения и количества; каждый документ записывается, проводится и добавляется в «СоставДокументов» с контролем состояния.

Что вы получаете?

• Автоматическое выравнивание остатков по складам и организациям на основе реальных данных регистра «Товары организаций».

• Готовый комплект документов оприходования и списания с корректно заполненными реквизитами, ценами и суммами.

• Значительное снижение трудозатрат и ошибок при закрытии периодов и устранении отрицательных остатков.

• Универсальный инструмент для бухгалтеров, внедренцев и администраторов 1С, позволяющий навести порядок в учёте запасов за один или несколько периодов без ручного перебора документов.