Автоматическое устранение отрицательных остатков: массовое создание документа «Оприходование излишков товаров» по складам и организации

Представляем вашему вниманию полностью автоматизированный инструмент устранения отрицательных остатков – внешнюю обработку, которая по данным регистров формирует список «красноты» и автоматически создает документы «Оприходование излишков товаров» для закрытия дефицита по складам и организациям.

Краткие функциональные возможности

Данная обработка охватывает обширную область задач, таких как:

• Анализ отрицательных остатков по регистрам: по организации и дате отчета формирует список позиций с количеством меньше нуля по регистрам «Товары Организаций» и «Себестоимость Товаров», выводя номенклатуру, склад, характеристику и объем дефицита в табличную часть «Товары»

• Автоматическое создание документов «Оприходование излишков товаров» по складам: сворачивает данные по складу и по одной команде создает документы на начало месяца с заполнением организации, подразделения, склада, ответственного, статьи доходов и вида цен.

• Интеллектуальное заполнение табличной части оприходования: для каждого склада подбираются только его позиции, инвертируется отрицательное количество в положительное, автоматически заполняются цены и суммы через типовую обработку табличной части, с до установкой минимальной цены при нуле.

• Надежное проведение документов с контролем ошибок: каждый документ записывается, проводится в неоперативном режиме, при ошибке формируется понятное сообщение с ссылкой на документ, не прерывая обработку остальных позиций.

• Заполнение по выпуску продукции: альтернативный режим, когда табличная часть «Товары» заполняется из документа «Выпуск продукции» для анализа и последующей корректировки остатков по факту выпуска.

Обработка предназначена

• Руководителям и специалистам складов, которые отвечают за ликвидацию «красноты» перед закрытием месяца и хотят видеть все проблемные позиции в одном месте.

• Бухгалтерам и экономистам, оформляющим оприходование излишков и корректировки остатков для регламентного и управленческого учета.

• Логистам и плановикам, которым нужна наглядная связка «минус по остаткам → корректирующее оприходование» по каждому складу.

• Компаниям с большим объемом номенклатуры, где отрицательные остатки возникают регулярно и требуется автоматизировать рутинные корректировки.

Обработка помогает

• Снять рутину по поиску и сбору «красноты»: отрицательные остатки автоматически отбираются запросом по двум ключевым регистрам и сразу попадают в табличную часть обработки.

• Автоматизировать закрытие месяца: документы «Оприходование излишков товаров» создаются централизованно с заполнением даты, организации, подразделения, склада, ответственного, статьи доходов «Прибыль/убыток прошлых лет», вида цены и комментария «Авто оприходования для закрытия месяца».

• Снизить ошибки при заполнении: количество всегда корректно инвертируется, а цены и суммы рассчитываются типовым механизмом обработки строк табличной части с автоматическим пересчетом.

• Обеспечить контроль результата: по каждому документу выводится сообщение об успешном проведении или ошибке, что позволяет быстро отследить проблемные позиции и документы.

• Использовать данные выпуска продукции: режим «Заполнить по выпуску» позволяет подтянуть фактические данные из документа «Выпуск продукции» и работать с ними в единой форме.

Ручные операции становятся лишними

• Ручной анализ отчетов по остаткам с отбором отрицательных значений и переносом данных в отдельные документы оприходования.

• Ручное создание документов «Оприходование излишков товаров» по каждому складу с заполнением шапки и перечислением всех проблемных позиций.

• Ручной пересчет количеств (из минуса в плюс), заполнение цен, сумм и повторный пересчет после правок в табличной части.

• Поочередное открытие и проведение каждого документа с самостоятельным отслеживанием, какие уже проведены, а какие «упали» с ошибкой.

Инновационность обработки

• Обеспечивает единую точку запуска ключевых операций по устранению отрицательных остатков: от поиска «минусов» в регистрах до создания и проведения документов оприходования – все из одной формы.

• Использует типовые объекты конфигурации (регистры «Товары Организаций», «Себестоимость Товаров», документ «Оприходование излишков товаров», константы валюты, статьи доходов, пользователей) и стандартные механизмы обработки табличных частей.

• Автоматически подбирает статью доходов и аналитику по последнему успешно проведенному документу текущего пользователя, что обеспечивает единообразие учета без ручной настройки.

• Сочетает гибкое формирование списка проблемных позиций с жесткой логикой создания оприходований, что легко адаптируется под корпоративную методику закрытия «красноты».

Как работает обработка – подробное описание

• Пользователь указывает организацию и дату отчета; по команде «Заполнить» табличная часть «Товары» очищается и заполняется отрицательными остатками по двум регистрам с отсечкой на конец выбранного дня.

• По команде «Создать документы» данные сворачиваются по складам, для каждого склада создается документ «Оприходование излишков товаров» с заполненной шапкой (дата – начало месяца, организация, подразделение, склад, вид цены, ответственный, статья доходов, комментарий).

• В табличную часть каждого документа добавляются строки только по текущему складу: количество, если оно отрицательное, автоматически умножается на −1, вызывается стандартная обработка строки для заполнения цен и сумм, при нулевой цене подставляется минимальное значение (0.01) с повторным пересчетом.

• Документ записывается и проводится в неоперативном режиме; при успехе пользователю показывается ссылка на документ, при ошибке – информативное сообщение с текстом ошибки и ссылкой для анализа.

• Дополнительно по команде «Заполнить по выпуску» табличная часть может быть заполнена строками из документа «Выпуск продукции», что удобно для сценариев, где отрицательные остатки связаны с производством.

Что вы получаете?

• Автоматическое создание и проведение документов «Оприходование излишков товаров» по всем отрицательным остаткам на выбранную дату, сгруппированным по складам.

• Быструю подготовку базы к закрытию месяца без ручного анализа отчетов и ручного ввода корректирующих документов.

• Существенное сокращение времени и количества ошибок при устранении «красноты» по товарам, особенно в базах с большим оборотом и номенклатурой.

• Прозрачный и воспроизводимый процесс: от списка отрицательных остатков до списка созданных и проведенных документов – вся цепочка контролируется в одной обработке.