Принцип работы обработки
Происходит загрузка данных в документ Ввод остатков. При этом формируются все необходимые сопутствующие документы (документы расчетов с контрагентами, Счет-фактуры) и все движения по регистрам необходимые для формирования отчетности. На основании данных регистров можно автоматически сформировать Декларацию по НДС с книгами покупок и продаж, проверить на ошибки и выгрузить в налоговую в формате 2015 года
Для работы необходимо заполнить Excel файл. Установить в обработке Организацию и дату загрузки. Вы можете воспользоваться пустой базой 1С Бухгалтерия или создать новую организацию в уже имеющийся базе. Можно загрузить информацию из нескольких файлов. Загрузка будет работать в базах: Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0 (3.0.38.53 и выше) или Бухгалтерия предприятия КОРП, редакция 3.0 (3.0.39.51и выше).
Инструкция
1.) Заполнить файл Excel информацией об операциях трех видов:
- покупки – полученные счет-фактуры (лист «НДСПоПриобретеннымЦенностям»);
- продажи – выданные счет-фактуры (лист «НДСНачисленный»);
- авансы полученные и начисленные – авансовые счет-фактуры (лист «НДСПоАвансамПолученным»). Если аванс был закрыт поступлением/реализацией, и должен попасть одновременно в книгу покупок и книгу продаж – то данные по нему должны быть только в этом листе.
По всем видам операций требуется в файле Excel одна и та же информация:
Минимальная информация которой достаточно для формирования Декларации:
Счет – номер бухгалтерского счета учета (например: 19.01, 19.02, 76.АВ);
Вид Ценности – вид ценности. Можно не заполнять – тогда по умолчанию будет установлено значение «Товары» (например: ОС, Товары);
Контрагент – информация по контрагенту. Три поля: ИНН, КПП, Наименование (если Контрагент повторяется в файле, дубль не будет создан, достаточно указать Наименование в Excel, по нему он будет найден в базе);
Договор – информация о договоре с контрагентом. Три поля: Номер – нужен для идентификации типа договора; Валюта – валюта договора, только для идентификации валютных договоров, можно не ставить (по умолчанию будет установлено = руб); ОплатаВУЕ – любой признак укажет что оплата в у.е.- например «+». Если договор не в У.Е. – заполнять поле ненужно;
Счет Фактура – Информация по счет-фактуре. Три поля: Номер, Дата, Код вида операции (при незаполненном коде по умолчанию будет установлено = «01», подробнее о кодах: http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=127485;fld=134;dst=100012;rnd=0.34939245513016775
Ставка НДС – ставка НДС, Можно не заполнять – тогда по умолчанию будет установлено значение «18» (Пример: 18, 0, 10).
Сумма_без_НДС – сумма счет-фактуры без НДС;
НДС – сумма НДС в счет-фактуре;
Этой информации будет достаточно для успешного формирования Декларации в 1С. Обязательных для заполнения полей всего четырнадцать на каждую счет-фактуру, в файле Excel отмечены зеленым светом. Но и среди них, некоторые поля можно не заполнять – программа сама выставит реквизиты по умолчанию: - Вид Ценности (по умолчанию поставит - "Товары"), - Контрагент (Поиск по базе происходит по Наименованию. Если контрагент уже есть в базе, то ИНН, КПП можно не заполнять), Договор (договор позволяет отделить разные виды договоров), если нет продаж или покупок через посредников и нет валютных договоров – то можно в наименовании у всех поставить одно значение, например «основной», Валюта подставиться рубли, СтавкаНДС (можно не заполнять, по умолчанию подставиться 18 %).
Если учет НДС в вашей организации сложнее, то вам понадобятся дополнительные поля для заполнения:
Дополнительная информация которую можно не заполнять, при этом по умолчанию будут установлены значения: даты будут равны дате счет-фактуры, а номера – номеру счет-фактуры (Дата отгрузки, Дата оплаты, Номер документа Оплаты).
Сумма– Общая сумма счет-фактуры с учетом НДС – можно не заполнять, приводиться только для проверки; По умолчанию – Сумма без НДС – на нее начисляется НДС; во всех остальных вкладках – НДС вычисляется из общей суммы.
Данные по корректировочным счет-фактурам - Номер, Дата
Данные по Посреднику -ИНН, КПП, Наименование. Поиск Контрагента происходит по Наименованию.
Данные по Исправлениям счет-фактур - Номер, Дата
Данные Исправлениям Корректировочных счет-фактур - Номер, Дата (Если заполнены оба реквизита Корректировочная с/ф и Исправления к Корректировочному счет-фактуре., по правилам формирования книги, в нее попадает только номер-дата Исправления к Корректировочному счет-фактуре).
Данные по нескольким НДС в одной счет-фактуре - Ставка НДС, Сумма без НДС, НДС (в одной счет-фактуре несколько видов НДС (18, 10, др.). Для отражения такой счет-фактуры в файле Excel на Вкладке НДСНачисленный отразите эту счет фактуру, заполнив колонки – «ДопНДС» и/или «Доп2НДС». Вы можете и не заполнять поля в файле Excel, а открыть уже готовый документ Ввод остатков и скопировав строчку с нужной вам счет-фактурой изменить ставку НДС и суммы).
Номер Таможенной Декларации – номер.
Этой информации достаточно для реализации всех особенностей заполнения Декларации НДС.
2) Загрузить, с помощью данной обработки, информацию из файла Excel в базу 1С Бухгалтерия. Предварительно создать пустую базу 1С или новую Организацию в 1С.
3) Сформировать Декларацию по НДС (в меню – Отчеты – Дополнительные отчеты). На этом этапе можно проверить данные Декларации по стандартам проверки налоговой и исправить ошибки. Исправить как в самой Декларации, так и в документах источниках данных для нее – Ввод начальных остатков.
4) Выгрузить из Декларации файлы *.xml для налоговой.
Некоторые особенности работы программы:
- Файл Excel, приложенный к обработке, содержит примеры видов с/ф для загрузки. Он же является шаблоном для заполнения.
- Обработка всего программного кода происходит на сервере. Если у Вы используете развернутую на сервере базу 1С, то там же у вас должно быть и установлено офисное приложение для открытия файлов Excel.
- Какие настройки нужны в базе 1С. Минимум настроек: создать Организацию в справочнике организаций, в момент создания указать что это Юридическое лицо и на общем режиме налогообложения. Ввести Наименование, ИНН, КПП. Записать. Перейти на вкладку Учетная политика. В момент перехода будет создана автоматически учетная политика на этот год для этой организации. Все. По желанию можно что-нибудь еще дозаполнить или изменить в учетной политике.
- Если вы загружаете тот же самый файл Excel еще раз, программа предупредит, что данные номера счет-фактур уже есть в базе. Не обязательно удалять старые документы. Проще будет поменять префикс у Организации в программе 1С или создать новую организацию с учетной политикой по НДС и установить новый префикс.
- Загружать можно в несколько этапов из большого количества файлов Excel. Будут сформированы документы Ввод начальных остатков по 1000 строк в каждом.
- К следующему отчетному периоду можно подгрузить счет-фактуры снова, этой же обработкой. В настройке не стоит ограничение на дату ввода остатков. Дата остатков может быть любой – до даты отчета по НДС. Дата может быть разной - обойден стандартный механизм 1С, запрещающий вносить остатки разными датами в программу.
- Замер производительности на 20-ти строках показывает 1,5 сек. (скриншот в приложении). Многое зависит от производительности компьютера (код выполняется на сервере). Приблизительно около восьми часов будут загружаться 200 000 строк. При этом будут созданы 200 документов, в каждом по 1000 строк.
- Перед выгрузкой в налоговую, можно проверить контрагентов на наличие и правильность информации в базе налоговой. Проверка данных контрагентов происходит, средствами 1С, в момент формирования файлов декларации. Если она не включена у вас, то программа предложит включить и проверить.
- Если что-надо изменить в уже загруженных данных – отрываете документ, сформированный данной обработкой – Ввод начальных остатков – и исправляете данные, проводите. Еще вариант – более корректный: удаляете документ. И подгружаете только необходимые данные из Excel. Количество документов с остатками неограниченно.
- Все механизмы формирования Декларации и файлов *.xml регулярно обновляются 1С, при этом вам не нужно заново загружать данные, на основе имеющихся будет корректно сформирована измененная Декларация.
