Что нужно знать перед планированием ИТ-проекта: советы от эксперта

Успешный ИТ-проект начинается с грамотной подготовки. О том, что нужно знать еще до этапа планирования, нам рассказала Екатерина Лазарева. Хотите узнать больше – приглашаем на бесплатный вебинар и на курс «Руководитель ИТ-проектов».

Успех реализации любого ИТ-проекта на 80% зависит от грамотного планирования. Но, чтобы приступить к нему, необходимо собрать информацию, а также уже знать ряд различных ключевых аспектов, без которых не заложить фундамент проекта.

Девять шагов к успешному проекту

Рассмотрим следующие аспекты: что нужно знать перед началом планирования проекта, какую информацию собрать о предстоящем проекте, а также, как оптимально подготовиться к его планированию.

1. Понимание ожиданий заказчика и целей проекта

До планирования проекта вы должны согласовать цели проекта совместно с заказчиком. Цель должна быть измерима в цифрах: четкий объем, сроки, а также конечный результат – продукт проекта.

С заказчиком важно проговорить в деталях, что он ожидает от финального результата ИТ-проекта. Если конечный результат – сайт, значит, следует обсудить и количество пунктов в меню, и цвет кнопок, а также функционал: от подбора товаров в корзину до оплаты по карте или бонусами. Если конечный результат – обучающий тренажер по биологии для детей, то надо договориться о возрасте обучающихся, их одновременном количестве и уровнях прохождения.

Все детали конечного продукта проекта имеют значение и влияют как на сроки, так и на бюджет проекта. Не обговорили цвет дизайна или корпоративный стиль клиента, который важен для заказчика? Придется потратить время на переделку и, возможно, искать нового дизайнера, т. к. предыдущий уже занят на другом проекте. Не спросили про характеристики детей, для которых пишется тренажер? Есть вероятность, что придется переделывать вообще весь проект (например, вы делали тренажер для семилеток по программе первого класса, а дети именно этой школы учатся по особенной программе для одаренных).

Таких примеров много, и мы специально их утрируем, чтобы было понятно, что несущественных мелочей не бывает. Даже небольшие расхождения в понимании цели могут привести к серьезным проблемам на стадии сдачи проекта.

Как лучше понять ожидания заказчика, как точнее сформулировать цель проекта, чтобы результат проекта у вас приняли без возражений и конфликтов, расскажем на курсе.

2. Понимание стейкхолдеров проекта

Не так важно, кто со стороны заказчика проекта ведет с вами переговоры, присутствует на презентациях и читает коммерческое предложение. Важно знать, кто в реальности является заинтересованной стороной и инициатором проекта и по какой причине хочет воплотить проект.

Например, вы выиграли конкурс по разработке корпоративного сайта, ведете переговоры с директором о его ожиданиях, а позднее выясняется, что инициатором проекта был начальник службы управления персоналом. Тогда необходимо обязательно поговорить именно о его ожиданиях от проекта, т. к. именно ему в конечном счете поручат принимать результаты проекта по итогам его завершения.

Или вы получили заказ на внедрение 1С:Управление холдингом. И конечная цель директора – просто получать финальные аналитические отчеты по финансам. При этом у начальника финансовой службы есть свои пожелания к системе, а у главного бухгалтера – свои.

До этапа планирования важно как можно раньше выявить всех потенциальных интересантов проекта, чтобы учесть цели большинства сторон, влияющих на результат проекта.

О том, как это делать, мы также расскажем на курсе.

3. Оценка текущих ресурсов и инфраструктуры

Прежде чем планировать ИТ-проект, нужно внимательно изучить текущую инфраструктуру компании-заказчика и доступную рабочую силу с его стороны, если она потребуется.

Если вы разрабатываете и внедряете какой-либо ИТ-продукт, новая программа должна гармонично интегрироваться в имеющийся ландшафт заказчика.У него может оказаться маломощный сервер или устаревшие ПК, которые просто не вытянут использование нового софта с ожидаемым эффектом. Более того, это может ухудшить бизнес-процессы, что непременно повлечет негатив.

Стоит заранее подумать о том, какие специалисты понадобятся для проекта, смогут ли они выполнять задачи для его реализации, какая инфраструктура (серверы, хранилища, сеть) уже есть в наличии.

Как предусмотреть все возможные технические нюансы, какие задачи ставить перед самим заказчиком, если он ограничен определенными ресурсами, мы подробно изучим на курсе.

4. Предварительная оценка рисков

Также до планирования проекта необходимо спрогнозировать максимальное количество возможных рисков проекта.

Сюда входят как технические риски (например, зависимость от конкретного поставщика ПО или невозможность интеграции с устаревшими системами), так и организационные (задержки финансирования, кадровые изменения, бюрократия на стороне заказчика и др.). Заранее продуманная стратегия управления рисками предотвратит как финансовые потери проекта, так и временные.

О том, какие риски можно просчитать и учесть еще до этапа планирования, обсудим на курсе.

5. Реалистичные сроки и бюджет

Очень частая проблема многих ИТ-проектов – нереалистично короткие сроки и ограниченный бюджет. Заказчик хочет «еще вчера» и, желательно, получить полный функционал в рамках демо-продукта.

Недостаточно глубокий анализ трудоемкости задач и неправильно оцененные сроки ведут к переработкам, плохому качеству и недовольству заказчика. Поэтому крайне важно изначально рассчитать хотя бы приблизительные объемы работы и четко обосновать заказчику предлагаемый бюджет и сроки.

Открытость и правильные вопросы, заданные в нужное время – залог взаимного уважения и успеха проекта.

6. Определение ключевых показателей успеха (KPI)

Выше мы говорили об ожиданиях заказчика и целях проекта. Однако в идеальном варианте еще до старта работ необходимо сформулировать критерии результативности. Понять, что считается успехом для заказчика, и поставить соответствующие измеримые показатели.

Простой пример KPI – скорость загрузки сайта, количество транзакций в минуту или время реакции приложения. Хорошо подобранные KPI станут отличным помощником в оценке качества работы на каждом этапе проекта, а главное – на его сдаче заказчику.

7. Оценка жизненного цикла проекта

Проектирование ИТ-продукта – это не только написание кода и дизайн. Помимо этого нужно учитывать и остальные фазы жизненного цикла, такие как:

проектирование;
прототипирование;
разработка (или внедрение);
тестирование;
эксплуатация и поддержка;
дальнейшее развитие и обновление.

Особенно важны вопросы последующего сопровождения и доработок, ведь большинство ИТ-продуктов требует постоянной поддержки и усовершенствования.

8. Точное составление технического задания (ТЗ)

Технические спецификации проекта или задания (ТЗ) – основа успешного планирования. Без четко прописанных требований нельзя рассчитывать на качественный результат.

Техническое задание должно отвечать на вопросы «Что нужно спроектировать?», «Как это будет работать?» и «Как будет выглядеть?» и многие другие. Особенно важно описать требования не только к конечному продукту, но и к средствам его разработки, рабочим процессам и качеству, и даже последовательности действий пользователя.

Все это необходимо сформулировать до планирования проекта. Почему, расскажем на курсе.

9. Команда проекта и разделение ролей

До планирования, но уже после разработки ТЗ вы должны понимать состав вашей команды, а при необходимости – команды заказчика и степень его участия. Вы должны понимать какие компетенции потребуются каждому члену вашей общей команды, и осознавать, какие сложности возникнут в процессе реализации проекта, если такого участника не будет.

Подведем итог: правильный подход к предварительной подготовке и внимательность к вышеперечисленным пунктам и не только к ним, способны существенно облегчить дальнейшее планирование и получить качественный результат проекта, который порадует заказчика. Помните, что внимательное изучение начальных условий – ключ к будущему успеху.

Еще больше подробностей – на бесплатном вебинаре

Мы вкратце ознакомились с основными этапами, которые следует пройти еще до того, как заняться непосредственно планированием ИТ-проекта. Еще больше о тонкостях планирования говорили на бесплатном вебинаре «Руководитель ИТ-проектов: как избежать хаоса и добиться успеха» 19 августа.

На вебинаре эксперты поделились практическими инструментами, которые помогут вам минимизировать риски, сэкономить ресурсы и достичь результатов.

Екатерина Лазарева более детально разобрала тему планирования и как сделать так, чтобы 20% усилий конвертировались в 80% успеха. Также она поделилась, как создать план, который сэкономит ресурсы и предотвратит риски, и почему устные договоренности с заказчиком – не самая лучшая идея.

Денис Болдырев рассказал о выстраивании отношений с заказчиком – без конфликтов и в атмосфере сотрудничества и взаимоуважения. Он научил выявлять скрытые ожидания заказчика и поделился инструментами для работы с возражениями и изменениями требований.

Чувствуете в себе талант и желание управлять проектами? Ждем вас на курсе!

Если вы сейчас находитесь на том жизненном этапе, когда хочется что-то поменять и научиться чему-то новому, такие порывы обязательно стоит поддерживать. Задать направление вашего продвижения способен курс профессиональной переподготовки «Руководитель ИТ-проектов: пошаговое руководство от управления командой до успешной реализации проекта».

В течение четырех месяцев уже знакомые вам Екатерина Лазарева и Денис Болдырев помогут освоить полный цикл управления проектом: от планирования и работы с командой до контроля бюджета, рисков и успешного внедрения.

Главное, что вы освоите:

Понимание отличий проектов: от видов и типов проектов до их масштабов, а также разницу в управлении ими;
Полный цикл управления проектом: от целеполагания, планирования и распределения ролей до контроля бюджета и оценки качества;
Профессиональное владение методологиями PMI PMBOK, Agile/Scrum – стандартами управления ИТ-проектами;
Финансовое управление проектом: расчет стоимости, бюджетирование, оценка рисков и трудозатрат;
Инструменты работы с рисками: идентификация, анализ и разработка планов реагирования;
Навыки презентации результатов и работы с заказчиками.

В случае успешного завершения обучения на тарифах СТАНДАРТ и VIP вы получите диплом государственного образца о профессиональной переподготовке.

Кому подойдет курс

Менеджерам и администраторам проектов, стремящимся в ИТ. Уже управляете командами или умеете организовывать мероприятия, но хотите развития и, возможно, перейти в технологическую сферу? Освоите специфику ИТ-проектов, научитесь работать с техническими специалистами и получите все навыки для успешного перехода в востребованную профессию.

Программистам и аналитикам. Вы устали от технических заданий и аналитики, но любите общаться с людьми? Вы готовы к развитию, сложным задачам и вырасти до руководителя? Получите системные знания по управлению полным циклом ИТ-разработки – от постановки задач до внедрения. Научитесь ставить цели, распределять ресурсы и вести проекты к успешному запуску.

Финансовым специалистам. Работаете с цифрами и процессами и умеете ставить задачи коллегам? Научитесь управлять цифровой трансформацией: от автоматизации процессов до запуска ИТ-проектов. Освоите управление командой ИТ-проекта, планирование, бюджетирование и оценку рисков для эффективной работы с технологиями.