В первой статье по итогам вебинара мы рассказали, что такое VK WorkSpace, какие сервисы входят в платформу и как они помогают организовать работу компании. Во второй части переходим к техническим вопросам миграции. Пресейл-архитектор VK WorkSpace Иван Бородин объясняет, какие данные можно перенести, нужно ли останавливать рабочие процессы, как подготовить пользователей, сколько времени занимает миграция и что делать при возникновении ошибок.
Главное: переход на VK WorkSpace можно проводить поэтапно и без остановки рабочих процессов. Сначала компания готовит инфраструктуру и переносит основную часть данных, а затем переключает пользователей на новую платформу.
Технические вопросы о миграции в VK WorkSpace
– Какие виды данных можно переносить при миграции в облачную версию VK WorkSpace?
– Можно переносить стандартные корпоративные данные: почту, календари, файлы и документы. Все основные инструменты миграции находятся в панели администратора.
Например, для Microsoft 365 можно запустить миграцию почты и календарей. Для этого необходимо заранее подготовить данные авторизации, указать их в соответствующем разделе и начать перенос. В документации VK WorkSpace подробно описана миграция из разных сервисов и перечислены необходимые подготовительные действия.
Отдельно настраивается миграция файлов. В панели администратора нужно перейти в раздел «Диск», выбрать пункт «Миграция файлов», создать новую миграцию и указать исходный сервис. Поддерживается перенос из Google Drive, Microsoft OneDrive и Nextcloud.
Что еще можно перенести
Набор данных зависит от исходного сервиса. Например, из Google Drive можно перенести файлы, папки, права доступа и историю файлов. Доски можно импортировать из Miro, а заметки – из Notion. Для собственного почтового сервера или другого корпоративного сервиса, работающего по IMAP, можно настроить сборщики.
Для Nextcloud набор переносимых данных может быть меньше. Если компания использует собственный почтовый сервер или другой корпоративный сервис, работающий по IMAP, для него можно настроить сборщики: указать параметры сервера, добавить учетные записи и запустить миграцию.
– Нужно ли останавливать рабочие процессы на старой платформе перед миграцией?
– Нет, останавливать работу не нужно. Сначала в VK WorkSpace создается домен, а сотрудники продолжают пользоваться прежним сервисом. На этом этапе не требуется сразу менять DNS-записи.
Администратор настраивает сборщики, указывает параметры старого сервера и загружает список учетных записей, которые нужно перенести. После этого запускается миграция почты и, если речь идет о Microsoft 365, календарей. Пока данные копируются, пользователи продолжают работать на старой платформе.
За ходом миграции можно следить в панели администратора. Например, если в почтовом ящике находится 100 писем, а 68 уже перенесены, видно, что процесс идет успешно. После переноса основной части данных пользователям можно выдать пароли от новой платформы и переключить MX-запись домена на почтовый сервер VK WorkSpace.
Работу компании останавливать не требуется. После переключения сборщики продолжат перенос оставшихся данных, а сотрудники уже смогут пользоваться новой платформой.
Если часть писем еще не успела перенестись, она будет загружена позднее. Таким образом, останавливать рабочие процессы на время переноса не требуется.
– Нужно ли заново создавать пользователей при миграции?
– Создавать каждого пользователя вручную не нужно. Можно подготовить CSV-файл, указать в нем фамилии, имена, адреса и другие необходимые данные, а затем загрузить его в панель администратора. Учетные записи будут созданы автоматически. При необходимости в этот же файл можно добавить новых сотрудников и заранее назначить им пароли.
Если компания использует Microsoft Active Directory, в VK WorkSpace можно настроить синхронизацию. Тогда пользователи будут импортироваться из корпоративного домена автоматически.
Еще один вариант – SSO. При такой схеме авторизация проходит на стороне корпоративного сервиса. Пользователь входит через систему компании, после чего его учетная запись создается в VK WorkSpace.
Однако для предварительной миграции почты или файлов учетные записи иногда необходимо создать заранее. В таком случае можно воспользоваться загрузкой CSV-файла, а уже затем запускать перенос данных.
– Сколько времени может занять миграция?
– Срок зависит от инфраструктуры, из которой переносятся данные. Важны производительность исходного сервера, скорость каналов связи, объем информации и ограничения самого сервиса.
Иногда у клиента используется недостаточно мощный сервер, который не успевает обрабатывать все запросы сборщиков. Облачные платформы также могут устанавливать собственные лимиты на передачу данных. Например, такие ограничения могут действовать со стороны Google.
Ориентир по срокам: для компании примерно со 100–200 пользователями стоит в среднем закладывать от одной до двух недель. В зависимости от объема данных миграция может занять до месяца. Проекты с несколькими тысячами пользователей оцениваются индивидуально.
У нас также были проекты по переносу около 5 тыс. пользователей, но каждый такой случай нужно оценивать индивидуально.
– Какие ключевые шаги нужно выполнить при подготовке к миграции?
– Сначала необходимо оценить количество пользователей и объем переносимых данных, а также определить, какие настройки потребуются на исходной стороне.
Например, для миграции из Google необходимо заранее получить API-ключи и другие данные доступа. Если используется собственный сервер, работающий по IMAP, может потребоваться увеличить лимиты, чтобы он справлялся с запросами сборщиков и не зависал во время переноса.
Подготовку к миграции можно разделить на несколько этапов:
1. Оценить количество пользователей и объем данных.
2. Проверить требования и ограничения исходной инфраструктуры.
3. Подготовить необходимые данные доступа и настройки.
4. Настроить миграцию в VK WorkSpace и запустить перенос.
5. Проверить стабильность процесса и подготовиться к переключению пользователей.
После настройки параметров миграции в VK WorkSpace запускается перенос. За процессом нужно следить через панель администратора. Когда станет понятно, что миграция идет стабильно и значительная часть информации уже перенесена, можно готовиться к переключению сервисов на новую платформу.
– Предоставляется ли поддержка во время миграции?
– Да. У VK WorkSpace есть подробная документация, а также видеокурсы по подключению и настройке платформы для администраторов. Отдельные инструкции и обучающие материалы подготовлены для обычных пользователей.
Во время миграции можно обратиться в техническую поддержку. Специалисты помогают решать проблемы, возникающие при настройке или переносе данных.
Для крупных клиентов с большим объемом данных может быть выделен пресейл-инженер. Он консультирует команду заказчика по функциональности и настройкам, в том числе в отдельном рабочем чате.
– Что делать, если часть данных не перенеслась или во время миграции возникли ошибки?
– Такие ситуации возможны. Например, пользователь мог изменить пароль, исходный сервер мог не справиться с количеством запросов или соединение с ним временно прервалось.
Ошибки отображаются в панели администратора. Их можно посмотреть непосредственно в интерфейсе или скачать в виде списка, чтобы подробнее разобраться в причинах.
Если пользователь изменил пароль и требуется повторная авторизация, нужно обновить данные и продолжить миграцию. При временной недоступности сервера инструмент будет повторять попытки подключения автоматически.
Переносить все заново не потребуется. Если часть писем или файлов не загрузилась из-за ошибки или разрыва соединения, после устранения проблемы можно докачать только недостающие данные.
– Что нужно учесть при миграции крупной компании?
– Крупным компаниям нужно определить критичность сервисов и порядок их переноса, а также проверить все ограничения и лимиты исходной инфраструктуры.
Перед полномасштабной миграцией желательно провести тест. Например, сначала подключить ИТ-отдел или пилотную группу примерно из 30 сотрудников. На этой группе можно проверить перенос данных, работу сервисов, документацию, а также настроить SSO и синхронизацию с Active Directory.
Когда ИТ-специалисты освоят продукт и проверят основные сценарии, можно начинать переход остальных сотрудников. К этому моменту компания также сможет подготовить собственные инструкции с учетом внутренней инфраструктуры и принятых рабочих процессов.
Для крупной компании пилотный этап особенно важен. Он позволяет проверить реальные сценарии работы и выявить возможные сложности до массового переключения пользователей.
Небольшие организации могут начать миграцию сразу после первоначальной проверки.
– Как обучить сотрудников работе с VK WorkSpace после миграции?
– Самый простой вариант – дать сотрудникам ссылку на документацию. В ней есть видеокурсы, раздел «Быстрый старт» и пошаговые инструкции с изображениями. Материалы можно использовать как основу и подготовить собственную короткую инструкцию для сотрудников.
Для крупных клиентов также можно провести ознакомительную сессию по видеосвязи. Еще один вариант – сначала обучить ИТ-отдел или пилотную группу, а затем поручить этим сотрудникам провести демонстрацию для остальных пользователей.
Интерфейс рассчитан на широкий круг пользователей. Например, в мессенджере доступны привычные функции: отправка сообщений, фотографий, видео, файлов и ссылок. Поэтому длительное обучение большинству сотрудников не потребуется.
– Можно ли одновременно перенести данные из нескольких разных сервисов?
– Такие запросы встречаются. Например, корпоративная почта может находиться в Microsoft 365, а файлы – в Google Drive. Однако компании часто переходят поэтапно: сначала переносят почту и мессенджер, некоторое время работают с ними, а затем подключают доски или другие сервисы.
Технически переносить данные одновременно из нескольких решений можно. Для разных сервисов используются отдельные инструменты миграции, поэтому процессы не должны мешать друг другу. Компания может выбрать одновременный или последовательный переход в зависимости от своей инфраструктуры и готовности пользователей.
Миграцию корпоративных сервисов можно разложить на понятные этапы – от аудита данных и пилотного запуска до переключения пользователей.
В результате VK WorkSpace становится единой рабочей средой, где собраны коммуникации, документы и инструменты для совместной работы. Главное – заранее подготовить инфраструктуру и выбрать подходящий сценарий перехода. Подробнее о платформе можно узнать на странице VK WorkSpace.
