Минтруд утвердил единые требования к документам для КЭДО

Минтруд утвердил единые требования к документам для КЭДО
28.10.2022
10735

С 1 марта 2023 года вступают в силу положения ч. 7 ст. 22.1 ТК РФ в части стандартизации электронных документов, в связи с чем Минтруд утвердил единые требования к составу и форматам документов КЭДО.

Рассказываем, какой должен быть состав документов, как перейти на КЭДО, и какая информационная система подходит для кадрового электронного документооборота.

Основные требования к документам КЭДО

По приказу Минтруда электронный документ должен состоять:

  • из основной части – файла в формате PDF/A-1A;
  • приложения (при наличии) в формате для текстовых, табличных, графических и структурированных данных;
  • одной или нескольких электронных подписей (при наличии) для 1 и 2 пунктов;
  • машиночитаемой доверенности для подписи;
  • описания документа в формате XML.

В рамках КЭДО могут применяться любые документы, которые, согласно ТК РФ, оформляются на бумажном носителе, и которые работник должен подписать, или с которыми его нужно ознакомить в письменной форме (трудовой договор, заявление на отпуск, заявление на перевод, и пр.).

В КЭДО не могут участвовать:

  • трудовые книжки и формируемые в электронном виде сведения о трудовой деятельности;
  • акты о несчастном случае на производстве по форме Н-1;
  • приказы об увольнении;
  • документы, подтверждающие прохождение работниками инструктажей по охране труда.

Документальное оформление перехода на КЭДО

Ведение КЭДО – это право работодателя, а не обязанность. Если организация примет решение о переходе на КЭДО, она должна:

Во-первых, издать локальный нормативный акт о начале ведения кадрового электронного документооборота.

Во-вторых, утвердить порядок ведения КЭДО. Порядок должен содержать в себе подробное описание взаимодействия подразделений и программ, ответственных лиц, сроков и прочих показателей. Дополнительно в порядке можно указать:

  • сроки подписания работником электронных документов и (или) ознакомления с ними;
  • исключительные случаи, когда возможно оформление на бумажном носителе документов, в отношении которых применяется КЭДО;
  • порядок информирования работников по вопросам взаимодействия в рамках КЭДО;
  • порядок коммуникации работодателя с выборным органом первичной профсоюзной организации и (или) представительным органом работников с комиссией по трудовым спорам.

В-третьих, в срок, установленный в локальном нормативном акте, сообщить работникам о переходе на кадровых электронный документооборот и об их праве дать согласие на переход.

Сотрудник должен выразить свое согласие в письменной форме. Отсутствие документа о согласии означает отказ работника переходить на взаимодействие через КЭДО. Согласие сотрудника не требуется, если он был принят на работу после 31 декабря 2021 года и у него нет трудового стажа.

Информационная система для КЭДО

Информационная система КЭДО должна обладать возможностями: подписывать электронный документ, фиксировать факт подписания и хранить документ в течение срока, установленного по закону.

Для решения поставленных задач работодатели могут выбрать:

  • Государственную систему – цифровую платформу «Работа в России». Доступ к платформе можно получить через портал госуслуг.
  • Информационную систему работодателя – коммерческие продукты, которые можно выбрать с учетом имеющейся учетной системы, удобства, функциональности и стоимости.

Расходы на создание и эксплуатацию собственных информационных систем несет работодатель.

16 ноября на Инфостарте состоится онлайн-вебинар, где мы расскажем, как внедрить КЭДО без затрат на внедрение и сопровождение.

Если вам удобнее смотреть новости в телеграме, то вот наша группа – ИНФОСТАРТ.

Автор:
Обозреватель

См. также

Официальный технологический блог «Заметки из Зазеркалья» рассказал о планах по развитию функциональности Хранилища двоичных данных для технологической платформы 8.5.3. Главным образом, новые возможности будут актуальны для крупных корпоративных проектов.

вчера в 17:15    230    ЕленаЧерепнева    0       

1

Уже в эту субботу, 26 апреля, состоится третья онлайн-конференция 1C:SysDevCon, посвященная технологической стороне разработки платформы 1С. Организатором выступает фирма «1С», а участие в конференции бесплатно для всех зарегистрированных участников.

23.04.2025    942    vikad    0       

6

Разработчики опубликовали перечень задач, которые планируется включить в очередной релиз технологической платформы. Пока в списке 19 пунктов. Традиционно часть задач включены в план развития на основании пожеланий профессионального сообщества.

21.04.2025    651    ЕленаЧерепнева    1       

2

В платформе 8.5.3 новые возможности Механизма копий баз данных позволят оптимально определить состав объектов, которые требуется добавить из основной базы в копию для ускорения наиболее нагруженных операций чтения.

17.04.2025    2898    ЕленаЧерепнева    0       

5

Фирма «1С» анонсировала изменения в работе механизма лицензирования. Начиная с версии технологической платформы 8.5.2 для выдачи лицензий больше не используется HASP License Manager. При этом сами правила лицензирования остаются без изменений.

11.04.2025    13599    ЕленаЧерепнева    4       

11

Фирма «1С» опубликовала финальные даты выпуска патчей для тиражных конфигураций 1С, которые обеспечивают работу с новым форматом УПД 5.03. Рассказываем, что и когда нужно обновить. И что делать, если установить обновление быстро не получается.

11.04.2025    3879    ЕленаЧерепнева    0       

3

Опубликована очередная версия платформы 1С:Предприятие 8.3.27. В релиз вошли 54 задачи, связанных с доработкой функциональности, и 12 задач по оптимизации функций и режимов работы. Рассказываем о наиболее значительных изменениях нового релиза.

10.04.2025    6102    ЕленаЧерепнева    2       

12

Фирма «1С» планирует оптимизировать процесс установки обновлений для пользователей платформы уровня КОРП: операции реструктуризации можно будет проводить при активных пользовательских сеансах, если они не затрагивают реструктурируемые таблицы.

09.04.2025    1441    ЕленаЧерепнева    0       

4
Инфостарт бот

Оставьте свое сообщение