Минтруд утвердил единые требования к документам для КЭДО

Минтруд утвердил единые требования к документам для КЭДО
28.10.2022
10726

С 1 марта 2023 года вступают в силу положения ч. 7 ст. 22.1 ТК РФ в части стандартизации электронных документов, в связи с чем Минтруд утвердил единые требования к составу и форматам документов КЭДО.

Рассказываем, какой должен быть состав документов, как перейти на КЭДО, и какая информационная система подходит для кадрового электронного документооборота.

Основные требования к документам КЭДО

По приказу Минтруда электронный документ должен состоять:

  • из основной части – файла в формате PDF/A-1A;
  • приложения (при наличии) в формате для текстовых, табличных, графических и структурированных данных;
  • одной или нескольких электронных подписей (при наличии) для 1 и 2 пунктов;
  • машиночитаемой доверенности для подписи;
  • описания документа в формате XML.

В рамках КЭДО могут применяться любые документы, которые, согласно ТК РФ, оформляются на бумажном носителе, и которые работник должен подписать, или с которыми его нужно ознакомить в письменной форме (трудовой договор, заявление на отпуск, заявление на перевод, и пр.).

В КЭДО не могут участвовать:

  • трудовые книжки и формируемые в электронном виде сведения о трудовой деятельности;
  • акты о несчастном случае на производстве по форме Н-1;
  • приказы об увольнении;
  • документы, подтверждающие прохождение работниками инструктажей по охране труда.

Документальное оформление перехода на КЭДО

Ведение КЭДО – это право работодателя, а не обязанность. Если организация примет решение о переходе на КЭДО, она должна:

Во-первых, издать локальный нормативный акт о начале ведения кадрового электронного документооборота.

Во-вторых, утвердить порядок ведения КЭДО. Порядок должен содержать в себе подробное описание взаимодействия подразделений и программ, ответственных лиц, сроков и прочих показателей. Дополнительно в порядке можно указать:

  • сроки подписания работником электронных документов и (или) ознакомления с ними;
  • исключительные случаи, когда возможно оформление на бумажном носителе документов, в отношении которых применяется КЭДО;
  • порядок информирования работников по вопросам взаимодействия в рамках КЭДО;
  • порядок коммуникации работодателя с выборным органом первичной профсоюзной организации и (или) представительным органом работников с комиссией по трудовым спорам.

В-третьих, в срок, установленный в локальном нормативном акте, сообщить работникам о переходе на кадровых электронный документооборот и об их праве дать согласие на переход.

Сотрудник должен выразить свое согласие в письменной форме. Отсутствие документа о согласии означает отказ работника переходить на взаимодействие через КЭДО. Согласие сотрудника не требуется, если он был принят на работу после 31 декабря 2021 года и у него нет трудового стажа.

Информационная система для КЭДО

Информационная система КЭДО должна обладать возможностями: подписывать электронный документ, фиксировать факт подписания и хранить документ в течение срока, установленного по закону.

Для решения поставленных задач работодатели могут выбрать:

  • Государственную систему – цифровую платформу «Работа в России». Доступ к платформе можно получить через портал госуслуг.
  • Информационную систему работодателя – коммерческие продукты, которые можно выбрать с учетом имеющейся учетной системы, удобства, функциональности и стоимости.

Расходы на создание и эксплуатацию собственных информационных систем несет работодатель.

16 ноября на Инфостарте состоится онлайн-вебинар, где мы расскажем, как внедрить КЭДО без затрат на внедрение и сопровождение.

Если вам удобнее смотреть новости в телеграме, то вот наша группа – ИНФОСТАРТ.

Автор:
Обозреватель

См. также

Налоговая ввела новый формат для универсального-передаточного документа и счетов-фактур. Читайте подробнее о том, какие изменения произошли в формате, что станет обязательным для ОСНО и УСН, и какие решения для этого предлагает Инфостарт Маркетплейс.

03.04.2025    6642    o_prohina    3       

20

С 1 апреля пользователи 1С, которым нужно сдавать отчетность только в ФНС, смогут перейти на новый экономичный тариф 1С-Отчетности. Главное преимущество тарифа – возможность контроля состояния ЕНС прямо из программы 1С.

02.04.2025    809    ЕленаЧерепнева    1       

3

Приложение «1С:Простые продажи 8.5» не предназначено для реального учета, но позволяет убедиться, что работать с обновленным UX мобильной платформы 1С стало удобнее и быстрее. Скачать приложение можно во всех популярных маркетах.

31.03.2025    1306    Alisa_Brineva    0       

4

Пользователи онлайн-бухгалтерии «1С:БизнесСтарт» теперь могут использовать часть функций облачного приложения со смартфонов и планшетов. О выпуске мобильного клиента объявила фирма «1С». Рассказываем о доступных функциях и плюсах для пользователя.

28.03.2025    1441    Alisa_Brineva    0       

3

В разделе «Продукты» на портале для 1С-разработчиков появились информационные материалы, а также дистрибутивы для установки 1С:Аналитики в Windows- и Linux-среде – все необходимое, чтобы начать осваивать возможности BI-системы от фирмы «1С».

24.03.2025    2330    ЕленаЧерепнева    0       

3

Фирма «1С» объявила о выходе нового релиза приложения 1С:Касса 4.1.4. Расскажем о проверке РМК перед началом работы в системе, улучшении работы с маркировкой, управлении подпиской в облачной версии и других новшествах.

20.03.2025    1886    Alisa_Brineva    0       

3

Рассмотрим, что нового появилось в последних релизах ЗУП 3.1.30 и 3.1.32. В числе новшеств: компенсации неиспользованных отгулов при увольнении, новые возможности 1С:Кабинета сотрудника и уведомления о кадровых событиях на начальной странице.

17.03.2025    1168    orenk0t    0       

5

С 2 по 30 апреля фирма «1С» проводит онлайн-курс по практическому применению 1С:ТКС – свода знаний, разработанного на основе международных стандартов и лучших практик в области управления ИТ.

14.03.2025    781    ЕленаЧерепнева    0       

2
Инфостарт бот

Оставьте свое сообщение