Организуем бюджетирование компании с помощью модульного продукта ФинОфис

08.08.2022      27609

На прошлой неделе мы анонсировали ребрендинг модульного продукта для автоматизации финансового учета «ФинОфис», а сейчас расскажем об успешном внедрении модулей «Табула» и «Консолидатор» в компании Tekta Group.

Благодаря проделанной Инфостартом работе в Tekta Group удалось организовать единую централизованную систему для подготовки бюджетов на всех уровнях. При этом трудозатраты на бюджетирование сократились вдвое, а точность планирования выросла.

Новая финансовая модель Tekta Group реализована с помощью модуля «Табула» – он обеспечивает гибкость расчетов по формулам Excel и быструю актуализацию данных на базе динамических шаблонов.

А с помощью «Консолидатора» показатели плановых и фактических данных оперативно собираются из различных источников и могут быть детализированы до первичных документов.

О продукте ФинОфис

ФинОфис – это решение на базе 1С, набор независимых модулей, каждый из которых решает отдельную задачу:

  • «Табула» автоматизирует бюджетирование и умеет рассчитывать показатели по формулам Excel,
  • «Казначей» помогает управлять платежами по заявкам и организовать централизованное казначейство в холдингах, где для обработки платежей используется несколько учетных баз,
  • «Консолидатор» собирает данные из различных систем и может выступать как агрегатор фактических данных для бюджетирования, составления консолидированной отчетности и задач управленческого учета,
  • а модуль «Процессы» управляет маршрутами бизнес-процессов согласования.

Модули ФинОфис можно использовать вместе или по-отдельности – выбрать нужные модули и адаптировать с их помощью любые конфигурации 1С для решения задач бюджетирования, казначейства и консолидированной отчетности.

Или можно организовать из нужных модулей отдельную централизованную систему, куда стекаются данные из других баз.

В кейсе Tekta Group для автоматизации бюджетирования было выбрано именно такое централизованное решение из объединения модулей «Табула» и «Консолидатор».

Кейс Tekta Group – цели бюджетирования

Tekta Group – девелоперская компания полного цикла, с 1999 года создает жилые комплексы, проходя все этапы строительства от котлована до квартиры «под ключ». За 22 года работы компания передала жильцам более 7000 квартир.

Все проекты компании – долгосрочные и требуют детального бюджетного планирования.

До 2019 года для этого использовался специальный облачный сервис Anaplan – там формировались бюджеты проектов, и туда же вручную подгружались фактические данные из системы управленческого учета на базе Navision.

Но такая инфраструктура не давала достаточной защищенности. Кроме того, бюджет центрального офиса собирали вручную в Excel – в таких условиях получить данные по первичным документам невозможно.

Используемые бюджетные формы приходилось обновлять раз в квартал – добавлять в них новые аналитики и менять состав статей. Это занимало почти 1,5 месяца ручной работы.

Возникла потребность автоматизировать консолидацию бюджетных данных на уровне центрального офиса компании. При этом хотелось сохранить используемую финансовую модель, добавив в нее возможность детализации до первичных документов.

Выбор инструмента

Приняли решение перевести все бюджетирование компании в отдельную базу 1С, чтобы консолидировать в одном месте все этапы работы с подразделениями и подрядчиками – от формирования бюджетных заявок до конечных финансовых форм.

После анализа существующих решений для бюджетирования на 1С был выбран продукт ФинОфис в составе модулей «Табула» и «Консолидатор» – это дало проекту особые преимущества:

  • Удобный механизм формирования расчетных показателей – в бюджетных формах «Табулы» можно использовать математические алгоритмы, полностью идентичные формулам в Excel. При этом для одних ячеек «Табулы» можно задать расчетное значение по аналогии с Excel, а для других – заполнение на основе фактических показателей с возможностью расшифровки до документа регистратора.
  • Динамические шаблоны – еще одна удобная возможность «Табулы». При добавлении в такой шаблон новой статьи расходов или дополнительной аналитики можно автоматически обновить все зависимые от шаблона бюджетные формы. С помощью специального мастера программа определит, к какой группе относится новая статья, и проставит формулы в выбранных таблицах по аналогии.
  • Экспорт бюджетной модели «Табулы» в Excel с листами и формулами – экономисты при необходимости могут работать с моделью в привычной среде.
  • Автоматический сбор плановых и фактических данных из различных источников – с помощью «Консолидатора» можно настроить правила сбора данных и хранение собираемых показателей в едином формате.

Результаты внедрения

Изначально проект автоматизации бюджетирования в Tekta Group подразумевал только внедрение целевой модели для консолидации бюджетных данных на уровне центрального офиса компании.

Этот этап проекта стартовал в октябре 2019 года, его можно условно поделить на стадии:

  • Техническое задание – в качестве ТЗ по проекту заказчик предоставил финансовую модель в виде Excel-файлов, связанных между собой формулами. Общее количество таких Excel-таблиц в модели – около 200. В их составе – таблицы для ввода плановых данных, таблицы расчета статей БДДС на основе статей БДР, таблицы расчета кредитов, итоговые формы (баланс, ОПиУ, Cash Flow) и прочие вспомогательные отчеты.
  • Необходимые доработки – для приведения структуры решения ФинОфис в соответствие с целевой моделью и синхронизации с системой фактических данных были добавлены дополнительные справочники и два дополнительных регистра с настройками.
  • Настройка бюджетных форм – на основе предоставленного ТЗ за три месяца удалось настроить для заказчика в «Табуле» бюджетные формы, практически идентичные привычным Excel-табличкам.
  • Настройка правил сбора фактических данных – еще два месяца потребовалось, чтобы настроить и отладить сбор фактических данных. После этого бюджетирование по одному из проектов полностью переехало в ФинОфис.
  • Масштабирование модели на остальные проекты компании – пилотную модель скопировали для всех проектов заказчика (еще 12 проектов) и провели индивидуальную донастройку под каждый проект.
  • Полный переход всей группы компаний на новую платформу бюджетирования – благодаря общему дереву действий, объединяющему проекты в общую финансовую модель, бюджет центрального офиса теперь собирается автоматически, а за счет оперативного обращения к первичным документам анализ фактических показателей стал значительно эффективнее.

 


Стадии первого этапа внедрения

 

По итогам первого этапа стало очевидно, что ФинОфис способен на более детализированное планирование, поэтому компания запустила второй этап проекта, который подразумевал развитие и оптимизацию модели под новые требования бизнеса.

В результате второго этапа количество разрезов, в которых производится планирование, выросло: в планах появились аналитики по контрагентам, сотрудникам, единицам измерения, автотехнике и т. п. Количество бюджетных форм тоже увеличилось – их стало больше на 15%.

Для более удобной работы с изменениями и внесением данных в бюджетные формы были разработаны:

  • Динамические шаблоны, позволяющие оперативно вносить изменения в модель и быстро составлять дополнительные варианты планов.
  • Монитор расчета модели – дополнительный модуль, позволяющий в автоматическом режиме в текущем времени следить за изменениями в модели и при необходимости запускать ее частичный пересчет.
  • АРМ для внешних субподрядчиков – подразделения и подрядчики теперь могут формировать бюджетные заявки непосредственно в программе через веб-интерфейс, для этого используется специализированное АРМ на базе модуля Табула в изолированном контуре.

 

Стадии второго этапа внедрения

 

Схема бюджетирования до проекта автоматизации

 

 

Недостатки старой схемы подготовки бюджетов:

  • Anaplan существует только в облачной версии и имеет проблемы с информационной безопасностью, поэтому подключать в него внешних пользователей для подготовки бюджетов не рекомендуется;
  • информация от подрядчиков и подразделений подгружалась в Anaplan вручную из Excel;
  • обновление бюджетной модели занимало много времени и требовало вовлечения почти всей финансовой службы;
  • бюджет центрального офиса собирался в Excel вручную из обрывочных данных по подразделениям и проектам – вероятность ошибок была высокой;
  • в Anaplan и Excel отсутствовала возможность детализировать факт до первичных документов.


Схема бюджетирования после перехода на ФинОфис

 

 

Преимущества новой системы бюджетирования:

  • все компоненты ИТ-системы – система оперативного учета 1С:ERP, основная система бюджетирования и база для бюджетов субподрядчиков – построены на 1С;
  • для подготовки бюджетов субподрядчиков используется отдельная база «Табулы» с веб-доступом – обеспечивается безопасная работа внешних пользователей в изолированном контуре;
  • с помощью модуля «Консолидатор» плановые и фактические данные подгружаются в систему бюджетирования по расписанию – ручные действия при этом не требуются;
  • бюджет центрального офиса собирается в программе ФинОфис автоматически по данным бюджетов подразделений и проектов;
  • есть возможность расшифровки факта до первичных документов – для этого достаточно сделать два клика;
  • система обеспечивает простую настройку и гибкое изменение финансовой модели с автоматическим обновлением всех зависимых бюджетных форм.

В результате автоматизации временные трудозатраты на подготовку бюджетов в целом по компании уменьшились вдвое, при этом состав сотрудников в этом процессе сократился на 15% (было 20, а после внедрения стало 17 человек)


Сравнение старой и новой схем бюджетирования

 

Было

Стало

Облачный сервис для бюджетирования по проектам Anaplan без возможности организовать безопасный доступ от подразделений и подрядчиков.

Единое инфопространство в 1С для подготовки бюджетов на всех уровнях

Информация от подрядчиков и подразделений подгружается в облачный сервис вручную из Excel

Подразделения и подрядчики могут заводить бюджетные заявки непосредственно в решении – для этого используются отдельные АРМ в изолированном контуре

Нет возможности собрать бюджет центрального офиса – он собирается вручную в Excel

Бюджет центрального офиса собирается в программе

Чтобы расшифровать фактические данные по бюджетам, нужно открывать учетную систему и искать в ней данные по документам

Есть возможность расшифровки факта до первичных документов – для этого достаточно сделать два клика

Ежеквартально – 1,5 месяца ручной работы на актуализацию бюджетных форм при добавлении аналитик и изменении состава статей

Динамические шаблоны обеспечивают автоматическое обновление всех зависимых бюджетных форм при изменении структуры шаблона – с помощью специального мастера программа определит, к какой группе относится новая статья, и проставит формулы в выбранных таблицах по аналогии.

 

Показатели масштаба

Раньше для финансового планирования каждого проекта в Tekta Group использовалось около 200 бюджетных форм.

По итогам развития и детализации модели на втором этапе внедрения количество форм выросло на 15%.

Общее количество проектов, по которым ведется бюджетирование в Tekta Group, на текущий момент – 14.

Всего для расчета бюджетов по группе компаний используется 2000 табул – это 60 млн. расчетных ячеек.
 

Подробнее о внедрении продукта ФинОфис в компании Tekta Group


Чтобы получить бесплатную демонстрацию продукта, обращайтесь к нам по телефону 8 (800) 555-52-56, пишите в комментариях или оставляйте заявку на консультацию у наших специалистов.
 

Оставить заявку на обратный звонок


Автор:
Аналитик


Комментарии
В избранное Подписаться на ответы Сортировка: Древо развёрнутое
Свернуть все
1. GG_Dots 40 08.08.22 17:48 Сейчас в теме
Слышал, прикольная тема!
2. ubnkfl 10.08.22 10:58 Сейчас в теме
Anaplan заменили на ФинОфис, это как 1С заменили на Excel.
3. RKurbanov 55 10.08.22 11:03 Сейчас в теме
(2) не совсем корректное сравнение, ФинОфис не позиционирует себя как замена Anaplan. Да и по цене это разные весовые категории. Как финансовый инструмент в дополнение к имеющейся системе за относительно не большие деньги очень хорош. Мы у себя используем.
4. Serg_Tangatarov 107 10.08.22 12:59 Сейчас в теме
(2) Анаплан не позволяет выполнять все расчеты аналогичные Excel, много осталось за бортом, поэтому перешли на ФинОфис. Это если в деталях.
5. пользователь 06.12.22 18:46
Сообщение было скрыто модератором.
...
Оставьте свое сообщение

См. также

21 марта – бесплатный вебинар по выгрузке данных из 1С в BI-аналитику

Новость Маркетплейс

На встрече поговорим о том, как автоматизировать работу по выгрузке данных из 1С для последующего анализа в BI-системах. Поможет нам в этом специальный инструмент – «Экстрактор 1С».

вчера в 16:00    143    user997184    0       

1

1С-Коннект как единое окно взаимодействия для сотрудников компании: корпоративная культура в эпоху удаленки

Новость Сервисы ИТС

1С-Коннект – готовое решение для автоматизации техподдержки со встроенным корпоративным мессенджером и возможностью удаленного подключения. Рассказываем об использовании 1С-Коннект и напоминаем, что 26 марта состоится вебинар по новым возможностям.

вчера в 15:50    104    vikad    0       

1

Онлайн-курс по прототипированию интерфейсов в Figma начнется уже сегодня: успейте присоединиться

Новость Обучение

Сегодня, 18 марта, стартует онлайн-обучению по прототипированию интерфейсов 1С. На курсе потренируемся работать с Figma, нарисуем современный баннер, спроектируем командную панель и потренируемся давать обратную связь по прототипам.

вчера в 13:00    125    user997184    0       

1

«Оркестратор 1С» v2.2: парсинг технологического журнала, топология ландшафта 1С и облегченная версия оснастки

Новость Новый релиз Обзор готовых решений

В версии 2.2 продукта мониторинга и управления системами «Оркестратор 1С» появился модуль по разбору технологического журнала, форма для просмотра и отбора записей ТЖ, отчет по распределению событий ТЖ, а также отчет «Топология ландшафта 1С».

вчера в 12:11    240    vikad    0       

1

19 марта – первое занятие по курсу «Использование Канбан Метода для управления потоком задач»

Новость Обучение

На тренинге научимся использовать Канбан Метод для организации эффективной работы и управления задачами в команде. Вы узнаете, как достигнуть равномерной и предсказуемой скорости в работе сотрудников и оправдать ожидания заказчика.

15.03.2024    287    user997184    1       

1

Новый «Урок цифры»: от начинающего до легендарного супертестировщика

Новость Образование

В рамках проекта «Урок цифры» опубликован новый урок от фирмы «1С». Школьникам 1-11 класса рассказывают о преимуществах профессии тестировщика, обучают азам тестирования и предлагают получить сертификат в случае успешного прохождения тренажёров.

15.03.2024    523    ЕленаЧерепнева    0       

3

Два по цене одного: фирма «1С» удваивает пакеты распознавания страниц для новых клиентов сервиса

Новость Сервисы ИТС

Новые пользователи сервиса «1С:Распознавание первичных документов», оплатив определенное количество распознаваний в сервисе, смогут загрузить в два раза больший объем документов. Рассказываем, как воспользоваться специальным предложением от «1С».

14.03.2024    425    ЕленаЧерепнева    0       

15

Бесплатный митап «1С в облаке» уже завтра! Присоединяйтесь к открытому обсуждению опыта экспертов

Новость Infostart Meetup Мероприятия

В эту пятницу, 15 марта в 11:00 мск на Инфостарте состоится бесплатный митап о передовых методах размещения инфраструктуры 1С в облаке. В программе 5 докладов и круглый стол. Успейте зарегистрироваться, будет интересно!

14.03.2024    506    vikad    0       

15

Секция «Программная инженерия»: рассказываем, о чем секция и как попасть в нее с докладом

Новость Aнализ&Управление Мероприятия

До конца приема заявок на доклады оставалось немного времени – дедлайн 19 марта. И мы продолжаем знакомить с секциями конференции «Анализ и Управление в ИТ-проектах», чтобы вам было проще определиться с темой выступления.

14.03.2024    355    AnastasiaKl    0       

1

До конца приема заявок на доклады конференции «Анализ & Управление в ИТ-проектах» осталось 5 дней

Новость Инфостарт Aнализ&Управление Мероприятия

Через 2,5 месяца стартует конференция для аналитиков и руководителей проектов. Если вы готовы делиться знаниями, организовать мастер-класс, воркшоп или другую активность – смело подавайте заявку. Успейте стать докладчиком до 19 марта!

13.03.2024    494    vikad    0       

15

Интервью с Павлом Филатовым о тонкостях работы с Базой знаний, 1С:ЗУП и критикой на Инфостарт

Новость Сообщество

Поговорили с постоянным автором обработок и статей для Базы знаний Инфостарт – Павлом Филатовым. Павел рассказал нам, как пришел в 1С, начал работать с ЗУП и дал советы начинающим авторам статей и обработок.

13.03.2024    750    Sofya_Sukur    3       

10

Единый семинар 1С: выступления экспертов фирмы «1С» и подарки от Инфостарт

Новость Единый семинар 1С Сервисы ИТС

3 апреля 2024 года, в среду, приглашаем бухгалтеров и руководителей присоединиться к традиционному «Единому семинару 1С». Мероприятие пройдет онлайн, а участие в нем бесплатное. Регистрация уже открыта.

13.03.2024    464    vikad    0       

16

Участвуйте в опросе и развивайте сервис 1С-Store вместе с нами

Новость Сообщество

Инфостарт совместно с фирмой «1С» запустил пилот сервиса 1С-Store. Планируем добавить в сервис больше конфигураций. Для этого нам нужна «помощь зала» – пройдите опрос и расскажите, с какими программными продуктами работаете вы.

12.03.2024    598    user997184    0       

17

Бесплатный вебинар по 1С:LIMS: публикуем ответы на вопросы участников

Новость

В конце февраля прошел онлайн-вебинар для всех, кто интересуется вопросами эффективного управления за качеством продукции на производстве. На онлайн-встрече мы подробно рассказали о возможностях решения 1С:LIMS и ответили на вопросы слушателей.

12.03.2024    601    AnastasiaKl    0       

15

КриптоПРО на MacOS заблокирована, но все равно работает

Новость Mac OS Безопасность Сервисы ИТС Цифровая подпись

Некоторые пользователи MacOS столкнулись с проблемой при использовании квалифицированной электронной подписи, которая требует использования криптографии. Проблемы возникли из-за блокировки компанией Apple продуктов КриптоПРО.

12.03.2024    1089    ЕленаЧерепнева    0       

1

Продолжаем рассказывать о секциях конференции «Анализ и Управление в ИТ-проектах»

Новость Aнализ&Управление Мероприятия

Сегодня даем слово модераторам секции «Soft skills, управление командой проекта». Узнайте, как лучше подготовить свою заявку, чтобы она прошла отбор, и какие темы докладов и мастер-классов мы рассматриваем в первую очередь.

12.03.2024    493    AnastasiaKl    0       

15

Система взаимодействия в 8.3.26: больше приватности и обновленная интеграция

Новость Зазеркалье

Официальный технологический блог «Заметки из Зазеркалья» анонсировал новые фичи в Системе взаимодействия, которые должны появиться в технологической платформе 1С:Предприятие 8.3.26. Рассказываем, что ждать от очередного нового релиза.

12.03.2024    636    ЕленаЧерепнева    0       

1

Подорожание продуктов 1С:Предприятие: до 29 марта успейте купить по старой цене

Новость

С 1 апреля 2024 года цены на лицензии, типовые и отраслевые продукты 1С увеличатся на 14-15%. Чтобы сэкономить, позаботьтесь о расширении парка лицензий заранее – оставьте заявку до 29 марта и получите счет на оплату по старой цене.

11.03.2024    1448    ЕленаЧерепнева    0       

16

Минфин пояснил, как учитывать экосбор для налога на прибыль

Новость ИТ-Новость Минфин Налоги

Минфин пояснил, надо ли учитывать расходы на оплату экологического сбора для налога на прибыль. А также как их учитывать и в каком налоговом периоде.

11.03.2024    423    user1915669    0       

1

Онлайн-курс по изучению механизмов платформы «1С:Предприятие»: старт завтра

Новость Обучение Программист

На курсе «”1С:Предприятие” для программистов» вы научитесь легко адаптировать систему под нужды заказчика и делать процесс разработки более гибким с помощью механизма расширений.

11.03.2024    635    AnastasiaKl    4       

16

Памятка: как правильно оформить публикацию в Базе знаний

Новость Инфостарт Сообщество Стартмани

При размещении публикации на Инфостарте важно не только сформулировать свои знания и опыт, но и аккуратно их оформить. Расскажем, о чем нужно помнить при оформлении публикации на Инфостарте и как эффективно использовать возможности редактора сайта.

07.03.2024    1414    vikad    3       

19

Узнайте о новых возможностях 1С-Коннект на бесплатном вебинаре

Новость Сервисы ИТС

26 марта в 11:00 (МСК) приглашаем на бесплатный онлайн-вебинар, где мы расскажем о новых функциональных возможностях сервиса 1С-Коннект. Платформа предназначена для автоматизации технической поддержки, услуг и коммуникаций.

07.03.2024    952    AnastasiaKl    0       

15

Приглашаем на бесплатный вебинар о GitFlic 3.0 – первом российском сервисе для работы с исходным кодом

Новость

11 марта в 14:00 Инфостарт проведет бесплатный вебинар на тему «GitFlic – платформа для разработчиков». Расскажем о преимуществах новой версии сервиса, а также обсудим стратегию обмена идеями между разработчиками для развития ИТ-отрасли.

06.03.2024    1382    vikad    0       

16

Новый сервис «Доки»: работа с электронными документами из 1С через веб-интерфейс

Новость Сервисы ИТС ЭДО

Сервис «Доки» выгружает сформированные в 1С электронные документы в защищенное облако, позволяя согласовывать, подписывать и отправлять их не только в программе 1С, но и из веб-браузера.

06.03.2024    1992    ЕленаЧерепнева    6       

3

Готова программа онлайн-митапа «1С в облаке: возможности и риски, решения и кейсы»

Новость Мероприятия

15 марта состоится бесплатный онлайн-митап «1С в облаке: возможности и риски, решения и кейсы». Модераторы уже собрали финальную программу мероприятия: вас ждут 5 докладов, один круглый стол и море пользы.

06.03.2024    1195    user997184    0       

16