Перенести данные из первичных документов в учетную систему одним нажатием кнопки – реально, если использовать подходящие инструменты. Расскажем, как с помощью готового решения сэкономить время и сократить риск ошибок.
Ручной ввод документов в 1С до сих пор остается одной из самых рутинных и трудоемких задач в работе бухгалтерии, закупок, логистики и склада. УПД, ТОРГ-12, счета, накладные, заказы – все эти документы нужно быстро и без ошибок перенести в учетную систему. А когда документов десятки или сотни, сотрудники тратят часы на однообразную работу, а любая опечатка может привести к расхождениям в учете.
Решить эту задачу помогает программа «Сканы в 1С одним нажатием». Она распознает данные из сканов и фотографий документов и загружает их напрямую в 1С. В результате вместо ручного переноса реквизитов, номенклатуры, сумм и НДС пользователь получает уже заполненный документ, который остается только проверить и провести. Программа работает без шаблонов и сложной предварительной настройки, а также умеет прикреплять исходный скан к созданному документу в 1С.
На первый взгляд перенос данных из первички кажется простой задачей. Но на практике именно на этом этапе компании теряют время и деньги:
- сотрудники отвлекаются на повторяющиеся операции вместо более важных задач;
- возрастает риск ошибок при вводе номенклатуры, количества, сумм и ставок НДС;
- документы обрабатываются медленнее, а значит тормозятся закупки, приемка, отгрузка и учет;
- растет нагрузка на бухгалтерию и операторов в периоды пикового документооборота.
Особенно заметна эта проблема в компаниях с большим потоком входящих документов: в оптовой торговле, интернет-магазинах, дистрибуции, логистике и аутсорсинговой бухгалтерии. Чем больше документов проходит через сотрудников ежедневно, тем ощутимее эффект от автоматизации.
Как работает решение «Сканы в 1С одним нажатием»
Программа загружает данные из сканов и фото прямо в 1С и подходит для разных типов документов: УПД, ТОРГ-12, счетов, заказов и др. Она работает не только со сканами, но и с файлами в разных форматах, включая PDF, JPG, Excel, Word, а также с файлами, полученными из электронной почты.
Сценарий работы максимально простой:
- Пользователь загружает скан или фотографию документа.
- Выбирает, в какой документ 1С нужно загрузить данные: поступление, реализация, заказ и т. д.
- Нажимает кнопку «Распознать и загрузить».
- Программа находит в документе таблицы, номенклатуру, суммы, НДС и другие данные.
- В 1С автоматически формируется документ, а скан прикрепляется к нему.
Важный момент: сервис выделяет именно значимую информацию и не требует вручную разбирать структуру документа. Пользователю не нужно адаптировать каждый файл под систему, программа берет эту задачу на себя.
Какие данные помогает обрабатывать программа
Практическая ценность решения в том, что оно работает с популярными форматами документами, которые компании получают каждый день:
- универсальные передаточные документы;
- товарные накладные;
- счета;
- заказы;
- документы от поставщиков;
- файлы из почты и вложения;
- сканы и фотографии бумажных оригиналов.
Это особенно удобно, когда документы поступают из разных источников и в разном виде: часть приходит в PDF, часть фотографиями, часть в виде файлов, выгруженных из других систем.
Преимущества решения
У программы есть несколько важных преимуществ, которые делают ее полезной не только для бухгалтерии, но и для бизнеса в целом.
1. Автоматическое сопоставление номенклатуры
Сервис сам сопоставляет данные по названию, штрихкоду или артикулу. Это снижает объем ручной работы и помогает быстрее находить нужные позиции в базе.
2. Экономия времени на обработке документов
Вместо ручного ввода пользователь получает уже заполненный документ в 1С. Это особенно важно при большом потоке входящей первички.
3. Меньше ошибок из-за человеческого фактора
Когда данные переносятся автоматически, снижается риск опечаток и пропусков, ошибок в учете и последующих исправлений.
4. Удобная модель использования
Оплата списывается за файл, а не за количество страниц в нем. Для наиболее качественной работы рекомендуется загружать не более 50 страниц в одном файле.
5. Одна лицензия на всю компанию
У решения нет ограничений по числу рабочих мест. Приобретается одна лицензия на предприятие, пользоваться программой могут сотрудники разных подразделений.
6. Автоматическое создание документа в 1С
Сервис не просто распознает текст, а создает документ в системе, прикрепляет скан и заполняет аналитику. Пользователю остается проверить корректность данных.
Если вы хотите убрать ручной ввод из работы с первичными документами, ускорить документооборот в 1С и высвободить время сотрудников для более важных задач, «Сканы в 1С одним нажатием» – то решение, которое вам нужно.
Сканы в 1С одним нажатием
Универсальная программа для распознавания сканов или фото товарных документов в 1С
Не требует указания параметров и предварительной настройки
