На Инфостарт Маркетплейс доступно решение для автоматической загрузки грузовых таможенных деклараций из XML-файлов в 1С.
Такие файлы могут быть сформированы в личном кабинете Федеральной таможенной службы, выгружены из программ таможенного учета «Альта-Софт», «Сигма-Софт», «Декларант+» и подобных систем или в веб-кабинете таможенного брокера.
Обработка создает на их основе в информационной базе 1С документы поступления и таможенной декларации.
Почему загрузку ГТД стоит автоматизировать
Электронный документооборот постепенно охватывает все больше хозяйственных операций. Он ускоряет обработку документов и помогает снизить количество ошибок, возникающих при ручном вводе.
Однако во внешнеэкономической деятельности остаются операции, для которых в типовых конфигурациях 1С нет прямой загрузки данных из таможенных деклараций.
При работе с ГТД цена ошибки может оказаться особенно высокой. Некорректно перенесенные суммы, товарные позиции, коды ТН ВЭД и другие реквизиты способны привести не только к дополнительной работе бухгалтера, но и к проблемам при оформлении документов.
При этом одна декларация может содержать большое количество товарных позиций и сопутствующих данных. Вводить их вручную приходится квалифицированному специалисту, а сам процесс может занимать около часа на один документ.
По оценке автора решения, при регулярной работе с ВЭД автоматизация загрузки способна окупиться уже в первые месяцы использования за счет сокращения ручных операций и вероятности ошибок.
Откуда берутся данные для загрузки
Для электронного взаимодействия с таможенными органами используются унифицированные форматы документов.
Для формирования документов в 1С обработке необходимы два основных типа данных:
Декларация на товары (ДТ) – документ, который используется при таможенном декларировании экспортных и импортных грузов.
Декларация таможенной стоимости (ДТС) – документ со сведениями, необходимыми для подтверждения расчета таможенной стоимости декларируемых товаров.
Получить XML-файл с этими документами можно несколькими способами:
Для разных вариантов формирования XML предусмотрены соответствующие варианты обработки, поэтому формат файла нужно определить до покупки.
Что происходит после загрузки XML в 1С
Пользователю не требуется вручную переносить сведения из декларации строка за строкой.
После выбора файла обработка разбирает его содержимое и использует полученные данные для создания документов в 1С.
В результате автоматически формируются:
Перед созданием документов можно предварительно увидеть основные сведения из загруженного файла и проверить корректность его распознавания.
После первоначальной настройки дальнейшая работа сводится к выбору XML-файла и запуску загрузки.
В каких конфигурациях работает решение
Обработка предназначена для типовых конфигураций:
Возможна работа и с решениями для государств ЕАЭС, если структура конфигурации позволяет использовать соответствующий механизм загрузки.
Наиболее простой сценарий – работа с «1С:Бухгалтерией предприятия», поскольку бухгалтерский учет в ней ведется по типовой схеме и специалист по ВЭД может сразу проверить сформированные документы.
При использовании «1С:Управления торговлей 11» следует учитывать различия между торговым и таможенным учетом.
Что важно учитывать при загрузке
Таможенный учет ориентируется прежде всего на корректное отражение сведений, необходимых для таможенного оформления и учет номенклатуры в нем ведется в разрезе кодов ТН ВЭД.
Из-за этого структура данных в декларации не всегда полностью совпадает с привычной логикой товарного учета в 1С.
Например, если в счете, по которому оформляется декларация, присутствуют две партии одного товара с разными закупочными ценами, в ГТД у них будет средняя цена по накладной. Это отличается от ожиданий пользователя торговой системы.
Для таких ситуаций в обработке предусмотрена возможность выбрать документ поступления, который ранее был создан вручную или другим способом.
Есть и еще одна особенность: элементы справочников в 1С желательно привести в соответствие с данными декларации. Если обработка не сможет сопоставить существующий элемент по наименованию или по артикулу (настраивается при загрузке), она создаст новый с наименованием из ГТД.
То же самое касается остальных справочников, участвующих в ГТД.
Также в формате ФТС не предусмотрено отдельного поля номера ГТД в том виде каком его использует 1С. Декларанты добавляют номер либо как комментарий в последней строке файла, либо в названии файла.
Обработка учитывает оба этих варианта.
Как проверить XML-файл до покупки
Перед приобретением решения желательно убедиться, что имеющийся файл содержит необходимые документы.
Для этого можно воспользоваться онлайн-сервисом «Просмотр XML-деклараций» компании «Альта-Софт».
После загрузки файла в нем должны определяться:
Если эти документы присутствуют, файл содержит необходимые для обработки сведения.
Такая предварительная проверка особенно важна, потому что XML можно получить из разных источников, и структура контейнера может отличаться.
Рекомендуемый вариант – заранее прислать свой файл специалистам Инфостарта вместе с информацией об используемой конфигурации 1С.
Можно ли проверить результат до покупки
Отдельной демоверсии обработки не предусмотрено.
Вместо нее можно передать собственный файл ГТД для предварительной проверки и указать конфигурацию 1С.
В тестовой базе специалисты смогут выполнить загрузку и показать результат на видео. Таким образом, до покупки можно увидеть, как именно данные из конкретного XML-файла будут преобразованы в документы 1С.
Это особенно удобно в случаях, когда декларации формирует внешний таможенный брокер и пользователь заранее не знает особенностей получаемого формата.
Сложная настройка не требуется
Для использования обработки не нужно изменять конфигурацию или делать в ней специальные настройки.
При первом запуске специалист, отвечающий за ВЭД, или главный бухгалтер заполняет в настройках обработки реквизиты, которых нет непосредственно в декларации, а также необходимые параметры создания документов.
После этого стандартный сценарий выглядит значительно проще: пользователь выбирает файл и запускает загрузку.
Поэтому после первоначальной настройки регулярную загрузку документов можно передать сотруднику, которому не требуется вручную разбираться во всех реквизитах ГТД.
Если организация раньше вообще не вела учет ВЭД в 1С, может дополнительно потребоваться первоначальная настройка самой учетной системы.
Что делать, если стандартной загрузки недостаточно
Часть обработки, отвечающая за создание документов 1С, может адаптироваться под особенности конкретного учета.
Если нескольким пользователям требуется одинаковое изменение, автор может включить его в типовую версию решения.
Уникальные доработки рассматриваются отдельно.
Основное ядро, отвечающее за разбор данных ГТД, поставляется в нечитаемом виде. Для компаний, которым необходим полностью читаемый исходный код, предусмотрена отдельная товарная позиция с открытым кодом.
Обновления и техническая поддержка
После покупки пользователь получает один месяц бесплатной технической поддержки и обновлений обработки.
Если после окончания этого периода изменения в очередной версии конфигурации 1С потребуют адаптации решения, можно приобрести отдельный доступ к обновлениям.
При возникновении ошибки в техническую поддержку рекомендуется передать:
Это позволяет воспроизвести ситуацию и определить, связана ли проблема с форматом исходного документа, настройками базы или изменениями конфигурации.
Меньше ручного ввода при работе с ВЭД
Обработка «Загрузка ГТД в 1С из файлов XML» позволяет перенести одну из наиболее трудоемких операций учета ВЭД из ручного режима в автоматический.
Вместо последовательного заполнения документов бухгалтер получает готовые данные из электронного файла таможенной декларации, а его задача смещается с ввода информации на проверку результата.
Решение поддерживает XML-файлы унифицированного формата, полученные из таможенных программ или личного кабинета ФТС и формирует на их основе документы поступления и таможенной декларации в 1С.
Если вы планируете использовать обработку, запросите у декларанта или таможенного брокера выгрузку ГТД в XML. Перед покупкой файл можно передать на проверку и получить видео его загрузки в типовую конфигурацию 1С.
Подробнее о решении «Загрузка ГТД в 1С из файлов XML» – на Инфостарт Маркетплейс.
