С 1 сентября 2022 года в России действует информационная система для обмена сведениями из электронных перевозочных документов – ГИС ЭПД. Сейчас с помощью системы перевозчики могут передать в электронном виде шесть транспортных документов.
Рассказываем о документах, которыми можно обмениваться через ГИС ЭПД, а также кто и как может подключиться к системе.
Электронные документы, которыми можно обмениваться через ГИС ЭПД
Система для обмена сведениями из электронных перевозочных документов – ГИС ЭПД была запущена в сентябре 2022 года. С момента запуска системы грузоперевозчики получили возможность обмениваться сразу тремя видами электронных перевозочных документов:
- транспортная накладная;
- сопроводительная ведомость;
- заказ-наряд;
Правила обмена перевозочными документами установлены постановлением правительства № 931 от 21 мая 2022 года. Формат документов утвержден приказом ФНС от 09.12.2021.
В действующий приказ ФНС планируют внести изменения – проект нового приказа опубликован на портале проектов нормативно-правовых актов и находится на этапе завершения независимой антикоррупционной экспертизы.
С 29 марта, согласно постановлению правительства № 476, у грузоперевозчиков появилась возможность обмениваться в электронном формате еще тремя перевозочными документами:
- договор фрахтования.
- путевой лист.
- заказы и заявки.
Для этих документов новые форматы утверждены приказами ФНС, а правила передачи прописаны в приложениях к постановлению № 476:
- договор фрахтования: формат, правила передачи
- путевой лист: формат, правила передачи
- заказы и заявки: формат, правила передачи
В Уставе автомобильного транспорта поправки, разрешающие формировать эти документы в электронном виде, появились еще 1 марта 2023 года.
Обязаны ли компании использовать электронные перевозочные документы
Сегодня применение электронных транспортных документов является добровольным – компании могут применять как ЭДО, так и использовать стандартный бумажный формат документов.
Если организация приняла решение перейти на электронный формат, то бумажные документы формировать больше не нужно – электронные документы имеют такую же силу, что и бумажные, так как их подписывают квалифицированной электронной подписью.
Но на 2024 год запланирован полный переход на обмен электронными документами, поэтому подключиться к системе ГИС ЭПД и готовиться к использованию электронного документооборота стоит уже сейчас.
ЭДО – это удобно
Кроме приближающегося обязательного перехода на электронный обмен первичными перевозочными документами, для компании в подключении к ЭДО в ближайшее время есть ряд преимуществ.
Чем полезен ЭДО для бизнеса?
- Ускоряет оформление документов: а значит уменьшается время простоя и появляется возможность быстро произвести расчеты.
- Упрощает ведение документооборота: не нужно собирать подписи и хранить бумажные документы.
- Экономит бумагу.
- Позволяет отслеживать процесс перевозки: если она проводится в несколько этапов, то по подписям в документе будет понятно, где груз сейчас.
- Упрощает сотрудничество с налоговыми органами: не нужно передавать бумажные оригиналы по требованию, у налогой будет возможность посмотреть электронный документ.
- Всегда актуальный формат и отсутствие случайных ошибок.
- Невозможно потерять документы.
Кто может подключиться к ГИС ЭПД
К системе ГИС ЭПД могут подключиться следующие предприятия:
- отправители грузов;
- получатели грузов;
- перевозчики грузов;
- предприятия, оказывающие полный цикл услуг (производственных, логистических и пр.)
Работа с путевыми листами в электронном виде доступна для всех предприятий, имеющих собственный транспорт (в том числе для малых предприятий со своими автомобилями).
Все документы подписываются электронной подписью. Отправителям и получателям требуется усиленная квалифицированная электронная подпись, перевозчику груза, согласно п.110 Правил перевозок грузов, достаточно простой электронной подписи.
Как подключиться к ЭДО по перевозкам
Компании, участвующие в перевозке грузов, не передают ничего в ГИС ЭПД напрямую – только через оператора ЭДО.
Чтобы подключиться к ЭДО по транспортным документам нужно выбрать оператора и заключить соглашение с ним. Далее подключение и обмен документами проходят по инструкции, предоставленной оператором.
Все документы заверяются электронной подписью и передаются оператору – а оператор уже, в свою очередь, передает их в ГИС ЭПД,
ГИС ЭПД действует на всей территории России. Доступ к ней есть только у некоторых органов государственной власти: их перечень определен постановлением правительства.
Как мы уже говорили, применение ЭДО в грузоперевозках пока происходит на добровольной основе. Но чтобы быть готовыми к изменениям в 2024 году и не столкнуться с возможными сложностями перенастройки процессов внутри компании, рекомендуем сейчас попробовать ЭПД на практике и осуществить переход не спеша и без проблем.
