ФНС подготовила проект приказа с утверждением электронных форматов экспедиторских документов. Транспортную сферу ждет масштабная цифровизация, которая коснется всех участников рынка с 1 сентября 2026 года.
Форматы электронных экспедиторских документов
Федеральная налоговая служба разместила на портале проектов нормативных актов проект приказа, которым утверждаются форматы электронных экспедиторских документов (ЭЭД). Сфера перевозок, согласно 140-ФЗ от 7 июня 2025 года, переходит на электронный документооборот. В проекте приказа налоговой – XML-форматы к трем ключевым видам документов:
- электронное поручение экспедитору включает два обязательных файла обмена: файл обмена информации клиента и файл обмена информации экспедитора, может содержать файл обмена информации клиента об отзыве поручения экспедитору;
- электронная экспедиторская расписка с информацией о грузе, грузоотправителе, клиенте, экспедиторе, обязательствах экспедитора, способе транспортировки, обеспечении безопасности груза и другие сведения;
- электронная складская расписка, где перечисляются сведения о грузе, клиенте, экспедиторе, складе, условиях приема груза экспедитором на хранение и прочие данные.
Каждый формат детально описан в приложениях к проекту приказа – они содержат перечни обязательных реквизитов, требования к структуре и правила заполнения.
Оформление и передача таких документов будут производиться через операторов ЭДО, а подписание – с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи. В некоторых случаях допускается использование усиленной неквалифицированной электронной подписи. Полученные документы направляются в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД), где обеспечивается их хранение и контроль.
Приказ вступит в силу через месяц после его официального опубликования.
Использование бумажных форматов будет возможно в некоторых случаях, список которых подготовит Минтранс.
Цифровая реформа в сфере грузоперевозок
С 1 сентября 2026 года перевозчики, экспедиторы, отправители и получатели грузов переходят на электронный документооборот. В электронном виде необходимо оформлять:
- транспортные накладные,
- заказы-заявки на перевозку,
- грузовые накладные в авиации,
- транспортные железнодорожные накладные,
- экспедиторские документы.
Участникам рынка необходимо заранее интегрировать существующие учетные системы с ЭДО, получить УКЭП для руководителя и оформить машиночитаемые доверенности сотрудникам. Затем подключиться к одному из аккредитованных операторов, который предоставляет услуги по передаче электронных перевозочных документов между участниками перевозки и в ИС ЭПД. И, наконец, предоставить доступ к сервису для сотрудников компании и назначить администратора, при необходимости подключить водителей.
Обменивайтесь электронными перевозочными документами в 1С-ЭПД
- Формируйте и обменивайтесь ЭПД.
- Обменивайтесь неформализованными документами через оператора ЭПД.
- Все участники перевозки могут удаленно подписывать документы.
- Мгновенно получайте уведомления о деталях приемки-передачи груза.
Реестр экспедиторов
Переход на электронные документы сопровождается созданием государственного реестра экспедиторов на платформе «ГосЛог». Все юридические лица и индивидуальные предприниматели, ведущие экспедиционную деятельность, обязаны будут зарегистрироваться в реестре. Сроки регистрации действующих компаний – с 1 марта по 1 мая 2026 года.
Регистрация – обязательный этап для продолжения транспортно-экспедиционной деятельности.
Чтобы попасть в реестр, необходимо подать уведомление с информацией о компании/ИП (наименование, ОГРН, ИНН, адрес, ФИО контактных лиц, ОКВЭДы) и информацию о допуске к перевозке опасных грузов. У руководителя бизнеса не должно быть непогашенной судимости в сфере экономических преступлений, а у экспедитора – более одного нарушения за последний год в профессиональной сфере.
В дальнейшем на платформе «ГосЛог» предполагается вести реестр, где в обязательном порядке будут регистрироваться все юрлица и ИП, занимающиеся грузоперевозками.
