Если у электронной транспортной накладной правильно заполнены файлы обмена, то она признается первичным учетным документом. Также должна быть применена действительная электронная подпись.
Требования для учета
В письме ФНС сообщает, что электронная транспортная накладная (ЭТрН) для признания первичным документом должна содержать реквизиты, указанные в статье 9 закона 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Необходимо правильно заполнить два файла:
- файл обмена информации перевозчика об изменении финансового состояния перевозчика и грузоотправителя в результате выполнения перевозки;
- файл обмена информации грузоотправителя о подтверждении факта изменения финансового состояния перевозчика и грузоотправителя в результате выполнения перевозки.
Также для признания электронной копии документа равнозначной бумажной версии нужно использовать квалифицированную электронную подпись (КЭП). Поэтому ЭТрН должна быть подписана действительной электронной подписью.
В сертификате КЭП указаны даты начала и окончания срока его действия. Также подпись может содержать метку доверенного времени. В таком случае проверка действительности осуществляется на дату подписания электронного документа. Если ЭТрН подписана КЭП, которая не может быть признана действительной, то такую транспортную накладную нельзя принять к учету.
Как оформить электронный путевой лист
С 2023 года компании могут оформлять электронный путевой лист (ЭПЛ). Составлять путевой лист необходимо в том случае, если транспортное средство используется для перевозки пассажиров, грузов или багажа. Однако его можно добровольно применять и в других случаях, например, для начисления зарплаты водителям и подтверждения расходов на горюче-смазочные материалы.
ЭПЛ не заменяет бумажную версию документа, применение электронной копии – право, а не обязанность. Форматы электронных документов для перевозчиков утвердила ФНС, они действуют с 11 марта. Для создания ЭПЛ можно применять специализированные программы или государственную систему электронных перевозочных документов.
Электронный путевой лист должен быть подписан водителем, медицинским работником, сотрудниками, ответственными за техосмотр и показания одиметра. Допустимо использовать усиленную квалифицированную или неквалифицированную электронную подпись.
