Трудовые договоры, приказы о найме и увольнении переводят в цифровой формат в рамках эксперимента Минтруда. Если тестовый период завершится успешно, норму закрепят в действующем законодательстве.
Пока добровольно
Эксперимент стартует 1 октября 2020 года в рамках реализации закона №122-ФЗ. Участие в нем добровольное для компаний из всех субъектов РФ. Проект призван расширить возможности портала вакансий «Работа в России», созданного по заказу Минтруда.
Работодатели могут проводить эксперимент во всей компании или в конкретных подразделениях. Они сами определяют, какие кадровые документы переводят в цифровой формат. На сотрудников, которые работают дистанционно или направлены работодателем в другие компании, эксперимент не распространяется.
Средства на проведение эксперимента выделяются в рамках нацпроекта «Цифровая экономика». Минтруд обязан поддерживать работодателей в ходе тестирования системы.
Но внедрение системы и ведение электронного документооборота внутри компании оплачивает работодатель. Он же несет расходы на покупку и применение электронных подписей сотрудников.
Как участвовать
Работодатель должен подать заявление в Минтруд и указать, когда сможет присоединиться к эксперименту. Для организации электронного документооборота в рамках эксперимента разрешается использовать портал «Работа в России» или собственную информационную систему.
На портале достаточно простой электронной подписи сотрудника. Ключ к ней можно получить на сайте госуслуг. В личном кабинете сайта работодатели смогут управлять оборотом цифровых трудовых договоров, приказов о найме и увольнении, других кадровых документов.
Если же использовать собственную систему, сотрудник должен получить усиленную квалифицированную или неквалифицированную электронные подпись. Функциональность такого решения может быть шире, чем на портале Минтруда. Но в любом случае работодатель отвечает за безопасность данных работников.
Работодатель, который решит участвовать в эксперименте, должен уведомить сотрудников не менее чем за месяц до перехода на цифровой формат. Если работник против заключения электронного трудового договора, он должен письменно заявить об этом работодателю. Работники также смогут просмотреть свои трудовые документы на портале «Работа в России», авторизовавшись через Госуслуги.
Что дальше
Отчет о результатах эксперимента Минтруд должен представить правительству до 30 ноября. Специалисты ведомства также должны подготовить проект поправок в законодательство с учетом рекомендаций трехсторонней комиссии, которая занимается вопросами регулирования социально-трудовых отношений.
Два месяца – достаточно короткий срок для эксперимента. Но правительство может продлить его, опираясь на информацию из отчета Минтруда. В законе №122-ФЗ говорится, что эксперимент может проводиться до 31 марта 2021 года.
В дальнейшем в федеральный сегмент системы «Работа в России» планируют включить несколько новых подсистем. Они будут анализировать показатели трудоустройства граждан, в частности, людей, которые испытывают с этим сложности, а также особенности взаимодействия между работодателями и учебными заведениями при организации практик и стажировок.
Вслед за трудовыми
Закон № 439-ФЗ о переходе на цифровые документы вступил в действие с 1 января 2020 года. Работники до 31 декабря 2020 года могут перейти на электронные трудовые книжки и подать соответствующее письменное заявление об этом, но вправе и сохранить бумажный вариант (в этом случае работодатель должен будет вести трудовую книжку сотрудника в двух форматах: электронном и бумажном). Если же вы впервые решите оформить трудовые отношения после 1 января 2021 года, работодатель сможет завести только электронную трудовую.
В апреле 2020 года электронные трудовые книжки на портале госуслуги приравняли к традиционным. Теперь работник может получить выписку по цифровой трудовой на портале госуслуг. Она считается действующим юридическим документом и подтверждается цифровой подписью Пенсионного фонда.