Хотите быстро создавать документы в "1С:Бухгалтерия 3.0"?
У нас есть решение для Вас !
Организации и индивидуальные предприниматели, работающие в сфере оказания услуг и выполнения работ, в конце определенного периода (недели, месяца, квартала) создают документы в "1С:Бухгалтерия 3.0" - счета, акты, счет-фактуры.
Для бухгалтера это рутинная и однообразная работа по вводу совершенно одинаковых документов:
- составить список
- ввести документы
- заполнить номенклатуру
- цена и сумма
При этом важно не ошибиться в содержании услуги, не допустить опечатку.
Отличаются эти документы только контрагентом, иногда суммой и содержанием услуги.
При выполнении монотонных операций есть риск ошибиться и выписать клиенту не ту сумму или услугу.
Мы даем Вам решение
Пакетное формирование документов в 1С:Бухгалтерия 3.0
Вы получаете
Инструмент, который заменит выполнение регулярной рутинной работы.
В данной публикации Вы узнаете ВСЁ
о пакетном вводе документов
в 1С:Бухгалтерия 3.0
И теперь Вы можете
-
Ускорить выполнение операций
-
100% исключить ошибки
-
Повысить эффективность документооборота
-
И самое главное - высвободить больше времени для себя
Практика внедрения группового создания документов в "1С:Бухгалтерия 3.0" показывает, что компании, которые многие месяцы и годы тратили до нескольких дней на ежемесячное формирование документов, стали выполнять это максимум за один час.
Как работает групповой ввод документов 1С:Бухгалтерия
Рассмотрим пример из реальной жизни.
Например, Ваша компания ООО "ШТ" оказывает услуги аренды помещений.
У компании есть список клиентов, с которыми заключены договора аренды.
В общему случае В качестве договора может быть указан вид договора "С покупателем", "С комиссионером". При создании документов реализация будет выставлен соответствующий вид операции - "Продажа,комиссия" или "Услуги" и "Товары" в зависимости от того какая номенклатура в счете.
Каждый договор имеет различную стоимость.
В карточке договора с клиентом необходимо заполнить "Срок действия", "Сумма договора" и признак "Является регулярным".
Последние два реквизита не являются стандартными и добавляются один раз в "1С:Бухгалтерия 3.0" с помощью механизма дополнительных реквизитов и сведений. Т.е. без изменения конфигурации.
Отметим, что в новых версиях обработки данные реквизиты создаются автоматически при первом запуске модуля.
Обязательно проверьте включено ли использование дополнительных реквизитов в настройках программы (Администрирование - Общие настройки - Дополнительные реквизиты и сведения)
Т.е. сначала необходимо открыть окно обработки, а затем можно переходить в договора и заполнять реквизиты.
Как ввести несколько номенклатур со своими суммами - смотрите далее.
В конце месяца необходимо сформировать пакет документов счет+акт+счет-фактура (или счет+УПД).
Для этого в разделе "Продажи" заходим в дополнительные обработки и выбираем "Групповое создание документов".
Обратите внимание! Вы можете это делать в любой момент и период, не обязательно раз в месяц.
Открывается окно обработки создания документов, в котором необходимо указать:
- Организацию
- Номенклатура услуги, которая будет установлена в документах
- Дата создания документов
- Выбор вида (состава) создаваемых документов
Для случая если в счетах и реализациях у Вас используются товары, на форму обработки добавлено поле Склад.
Таким образом Вы можете пакетным способом формировать документы отгрузки на товары,а не только услуги
Следующим действием нажимаем кнопку "Заполнить по договорам".
В результате в табличную часть будут загружены контрагенты с договорами и суммами. При этом отбираются только те договора, для которых задан признак "Является регулярным" и срок договора удовлетворяет периоду ввода документовю
На этом шаге можно проверить:
1. Все контрагенты попали в список и нет ли лишних
2. Указаны именно те договора, которые необходимо
3. Проверить сумму договора
При необходимости Вы можете вручную добавить строки в табличную часть и заполнить их.
Ручное добавление может потребоваться, например, в случае когда необходимо в порядке исключения создать документы на контрагентов с договорами, которые не являются регулярными.
Нажимаем кнопку "Выполнить" и в окне будет выведен результат создания документов
Перейдя в разделы "Счета на оплату" и "Реализация товаров услуг", Вы сможете увидеть созданные документы и продолжить с ними работу.
Счета учета расчетов с контрагентами и счета учета номенклатуры определяются из настроек в "1С:Бухгалтерия 3.0".
Если счета расчетов с контрагентами и счета учета номенклатуры не заданы, то устанавливаются счета учета по-умолчанию
Как мы видим, весь процесс создания документов в "1С:Бухгалтерия 3.0" занимаете совсем немного времени, независимо от их количества.
В документе "Счет на оплату" могут быть не только услуги, но и товары. В этом случае при создании реализации товары и услуги будут добавлены в реализацию, а вид реализации устанавливается как "Продажа, комиссия".
Такой подход к работе конечно же существенно сокращает время на выполнение операций и практически исключает ошибки ввода документов в "1С:Бухгалтерия 3.0" .
Вы можете реализовать следующий бизнес-процесс
а) С помощью внешних инструментов загрузить или создать счета на оплату с каким-либо содержимым (товары, услуги)
б) С помощью нашей обработки автоматически создавать реализации на основании созданных или загруженных ранее счетов.
Расчет суммы пропорционально дням
Как было сказано ранее, в договоре мы указываем общую сумму именно договора.
Но конечно же бывает так, что дата действия договора либо начинается не с первого числа месяца, либо заканчивается не в последний день.
В этом случае документы в 1С:Бухгалтерия должны быть сформированы не на всю сумму договора, а пропорционально фактическому количеству дней действия договора в месяце.
Для решения данной задачи реализован механизм расчета пропорционально календарным дням.
Т.е. если договор начинается не с первого числа месяца или заканчивается до последнего числа месяца, то можно рассчитать сумму для Счета и Акта исходя из количества календарных дней.
При запуске пакетного формирования документов в 1С:Бухгалтерия документы создаются с соответствующей суммой.
Поэтапное формирование документов
Вы можете формировать счета и реализации в разные периоды времени.
Например, счета создать в начале месяца, а реализации в конце месяца.
В нашем решении пакетного формирования документов 1С:Бухгалтерия это так же возможно.
В результате Счета и Реализации будут связаны как это предусмотрено 1С:Бухгалтерия 3.0
Так же В обработке групповое создание документов можно выбрать третий вариант формирования документов - только Реализация.
Например, когда Вам не требуется вообще создавать документ "Счет на оплату", а только документы "Реализация товаров услуг".
Периодичность в содержании услуги
Если необходимо, чтобы в номенклатуре присутствовало упоминание периода, за который сформирован документ (Счет, Акт, Счет-фактура), то можно использовать существующий в "1С:Бухгалтерия 3.0" механизм "Периодичность услуги".
"Периодичность услуги" это свойство номенклатуры.
Можно указывать различные даты для формирования документа и для обозначения периода в тексте номенклатуры если для номенклатуры услуги установлено свойство "Периодичность услуги".
На форме обработки пакетного ввода документов Вы указываете поле "За месяц". И именно этот период используется для формирования текстового представления периода в номенклатуре.
Разная номенклатура по договорам
Если для каждого контрагента и договора требуется отдельная номенклатура для документов, то можно эту номенклатуру указывать в доп.реквизите Номенклатура элемента справочника Договор контрагента
Несколько номенклатур и цен по договору
Начиная с обработки версии 4.9 и если Вы приобрели и установили расширение конфигурации "1С:Бухгалтерия 3.0", то в договоре появляется дополнительное меню в навигации "Номенклатура цены"
При переходе открывается список.
В этом списке создаете строки с выбором номенклатуры и указываете цену.
Вы создаете столько строк в разрезе договора сколько позиций номенклатуры должно быть в документах (счет, реализация) при создании.
Т.е. при автоматическом создании документов вся эта номенклатура вместе с указанной ценой будет учтена и использована в документах.
Важно! Если у Вас уже заполнены дополнительные реквизиты Номенклатура и Сумма на форме самого договора, то эта информация так же учитывается.
Подразделение для 1С:Бухгалтерия КОРП
На форме пакетной обработки формирования документов выведены поля - Склад и Подразделение.
Если про первое мы говорили, что оно для случая отгрузки товаров, то последнее особенно актуально для пользователей "1С:Бухгалтерия КОРП" с обособленными подразделениями.
В этом случае компании выставляют счета-фактуры с нумерацией через слэш (/) с цифровым кодом подразделения
Ну а если Вам необходимо отмечать УПД, то на форме выведена галочка "УПД".
При ее установке в документе "реализация товаров услуг" включается "тумблер" УПД.
Загрузка в 1С:Бухгалтерия 3.0
Решение поставляется в качестве расширения - файл cfe.
И загружается в конфигурации 1С:Бухгалтерия ПРОФ и КОРП.
Заходим в раздел "Администрирование - Печатные формы отчеты и обработки".
Нажимаем на пункт "Расширения"
Нажимаем кнопку "Добавить из файла"
На предупреждение безопасности отвечаем "Продолжить"
Выберите файл расширения и нажмите "Открыть"
Дождитесь окончания подключения расширения
Расширение появится в списке расширений с серым кружком. Нажмите "Перезапустить"
После перезапуска 1С снова откройте список расширений и убедитесь, что кружок стал зеленым.
И снимите галочку "Безопасный режим"
В разделе Продажи - > Сервис появится раздел "Групповое создание документов (АП АйТи)"
При первом открытии/запуске обработки в "1С:Бухгалтерия 3.0" автоматически создают дополнительные реквизиты для справочника "Договоры контрагента", о которых сказано в описании.
Демонстрация работы программы
Если помимо описания Вам требуется больше уверенности, то мы предлагаем перейти в демоверсию и испытать всё своими руками и увидеть своими глазами .
Перейти в демо можно по ссылке Демо Пакетный ввод документов 1С:Бухгалтерия
Откроется окно запуска базы.
В окне авторизации введите пользователя Демо без пароля.
Далее перейдите в раздел Продажи.
Далее пункт Групповое создание документов.
И далее действуйте согласно описания.
Варианты поставки решения
Мы предлагаем два варианта поставки решения
1) В виде расширения. Содержит полностью весь функционал, который описан. Расширение можно установить в версии ПРОФ и КОРП
2) В виде обработки. Обработка подойдет пользователям базовой версии. Но в данном решении можно указать только одну номенклатуру и сумму в договоре.
Совместимость с версиями
Данная обработка проверена на работоспособность с "1С:Бухгалтерия предприятия. Ред. 3.0.163.26" - ПРОФ и КОРП.
Исключение! Для базовой версии не работает расширение.
Обратите внимание! Выход новых версий 1С:Бухгалтерия происходит достаточно часто. В связи с этим информация о совместимости может запаздывать, но в том же время решение может работать на новых версиях. Поэтому в случае сомнений уточняйте данную информацию.
Не для загрузки в 1С:Фреш (1C:Fresh).
Если Вам не хватает каких-то функций,
то напишите нам об этом.
Остались вопросы, появились предложения?
Если для принятия решения Вам требуется демонстрация работы программы, напишите нам и договоримся о времени для дистанционной демонстрации как работает данный инструмент.
Так же Вы можете написать нам свои вопросы и пожелания, описать задачу, которую необходимо решить, и мы вместе с Вами найдем подходящий вариант решения с помощью предложенной разработки.
Обновление от 10.01.23
Обновление для версии в виде расширения
1) В списке "Номенклатура цены" договора можно указать содержание услуги.
Например, для разных договоров (контрагентов) номенклатура одна, но разное содержание. Теперь Вы можете задавать свое содержание для каждого контрагента.
Но следует иметь в виду. Если для номенклатуры включены периодичность, то приоритет отдается именно периодичности, а не содержанию.
2) В окне программы отображаются две таблицы.
В первом как и ранее - список контрагент, договор и т.д.
Во втором - номенклатура, сумма, которые связаны с этим договором (активной строкой в первой таблице)
Проверено на следующих конфигурациях и релизах:
- Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0, релизы 3.0.163.26, 3.0.160.16
