Хотите быстро создавать документы в "1С:Бухгалтерия 3.0"?
У нас есть решение для Вас !
Организации и индивидуальные предприниматели, работающие в сфере оказания услуг и выполнения работ, в конце определенного периода (недели, месяца, квартала) создают документы в "1С:Бухгалтерия 3.0" - счета, акты, счет-фактуры.
Для бухгалтера это рутинная и однообразная работа по вводу совершенно одинаковых документов:
- составить список
- ввести документы
- заполнить номенклатуру
- цена и сумма
При этом важно не ошибиться в содержании услуги, не допустить опечатку.
Отличаются эти документы только контрагентом, иногда суммой и содержанием услуги.
При выполнении монотонных операций есть риск ошибиться и выписать клиенту не ту сумму или услугу.
Мы даем Вам решение
Пакетное формирование документов в 1С:Бухгалтерия 3.0
Вы получаете
Инструмент, который заменит выполнение регулярной рутинной работы.
В данной публикации Вы узнаете ВСЁ
о пакетном вводе документов
в 1С:Бухгалтерия 3.0
И теперь Вы можете
-
Ускорить выполнение операций
-
100% исключить ошибки
-
Повысить эффективность документооборота
-
И самое главное - высвободить больше времени для себя
Практика внедрения группового создания документов в "1С:Бухгалтерия 3.0" показывает, что компании, которые многие месяцы и годы тратили до нескольких дней на ежемесячное формирование документов, стали выполнять это максимум за один час.
Как работает групповой ввод документов 1С:Бухгалтерия
Рассмотрим пример из реальной жизни.
Например, Ваша компания ООО "ШТ" оказывает услуги аренды помещений.
У компании есть список клиентов, с которыми заключены договора аренды.
В общему случае В качестве договора может быть указан вид договора "С покупателем", "С комиссионером". При создании документов реализация будет выставлен соответствующий вид операции - "Продажа,комиссия" или "Услуги" и "Товары" в зависимости от того какая номенклатура в счете.
Каждый договор имеет различную стоимость.
В карточке договора с клиентом необходимо заполнить "Срок действия", "Сумма договора" и признак "Является регулярным".
Последние два реквизита не являются стандартными и добавляются один раз в "1С:Бухгалтерия 3.0" с помощью механизма дополнительных реквизитов и сведений. Т.е. без изменения конфигурации.
Отметим, что в новых версиях обработки данные реквизиты создаются автоматически при первом запуске модуля.
Обязательно проверьте включено ли использование дополнительных реквизитов в настройках программы (Администрирование - Общие настройки - Дополнительные реквизиты и сведения)
Т.е. сначала необходимо открыть окно обработки, а затем можно переходить в договора и заполнять реквизиты.
Как ввести несколько номенклатур со своими суммами - смотрите далее.
В конце месяца необходимо сформировать пакет документов счет+акт+счет-фактура (или счет+УПД).
Для этого в разделе "Продажи" заходим в дополнительные обработки и выбираем "Групповое создание документов".
Обратите внимание! Вы можете это делать в любой момент и период, не обязательно раз в месяц.
Открывается окно обработки создания документов, в котором необходимо указать:
- Организацию
- Номенклатура услуги, которая будет установлена в документах
- Дата создания документов
- Выбор вида (состава) создаваемых документов
Для случая если в счетах и реализациях у Вас используются товары, на форму обработки добавлено поле Склад.
Таким образом Вы можете пакетным способом формировать документы отгрузки на товары,а не только услуги
Следующим действием нажимаем кнопку "Заполнить по договорам".
В результате в табличную часть будут загружены контрагенты с договорами и суммами. При этом отбираются только те договора, для которых задан признак "Является регулярным" и срок договора удовлетворяет периоду ввода документовю
На этом шаге можно проверить:
1. Все контрагенты попали в список и нет ли лишних
2. Указаны именно те договора, которые необходимо
3. Проверить сумму договора
При необходимости Вы можете вручную добавить строки в табличную часть и заполнить их.
Ручное добавление может потребоваться, например, в случае когда необходимо в порядке исключения создать документы на контрагентов с договорами, которые не являются регулярными.
Нажимаем кнопку "Выполнить" и в окне будет выведен результат создания документов
Перейдя в разделы "Счета на оплату" и "Реализация товаров услуг", Вы сможете увидеть созданные документы и продолжить с ними работу.
Счета учета расчетов с контрагентами и счета учета номенклатуры определяются из настроек в "1С:Бухгалтерия 3.0".
Если счета расчетов с контрагентами и счета учета номенклатуры не заданы, то устанавливаются счета учета по-умолчанию
Как мы видим, весь процесс создания документов в "1С:Бухгалтерия 3.0" занимаете совсем немного времени, независимо от их количества.
В документе "Счет на оплату" могут быть не только услуги, но и товары. В этом случае при создании реализации товары и услуги будут добавлены в реализацию, а вид реализации устанавливается как "Продажа, комиссия".
Такой подход к работе конечно же существенно сокращает время на выполнение операций и практически исключает ошибки ввода документов в "1С:Бухгалтерия 3.0" .
Вы можете реализовать следующий бизнес-процесс
а) С помощью внешних инструментов загрузить или создать счета на оплату с каким-либо содержимым (товары, услуги)
б) С помощью нашей обработки автоматически создавать реализации на основании созданных или загруженных ранее счетов.
Расчет суммы пропорционально дням
Как было сказано ранее, в договоре мы указываем общую сумму именно договора.
Но конечно же бывает так, что дата действия договора либо начинается не с первого числа месяца, либо заканчивается не в последний день.
В этом случае документы в 1С:Бухгалтерия должны быть сформированы не на всю сумму договора, а пропорционально фактическому количеству дней действия договора в месяце.
Для решения данной задачи реализован механизм расчета пропорционально календарным дням.
Т.е. если договор начинается не с первого числа месяца или заканчивается до последнего числа месяца, то можно рассчитать сумму для Счета и Акта исходя из количества календарных дней.
При запуске пакетного формирования документов в 1С:Бухгалтерия документы создаются с соответствующей суммой.
Поэтапное формирование документов
Вы можете формировать счета и реализации в разные периоды времени.
Например, счета создать в начале месяца, а реализации в конце месяца.
В нашем решении пакетного формирования документов 1С:Бухгалтерия это так же возможно.
В результате Счета и Реализации будут связаны как это предусмотрено 1С:Бухгалтерия 3.0
Так же В обработке групповое создание документов можно выбрать третий вариант формирования документов - только Реализация.
Например, когда Вам не требуется вообще создавать документ "Счет на оплату", а только документы "Реализация товаров услуг".
Периодичность в содержании услуги
Если необходимо, чтобы в номенклатуре присутствовало упоминание периода, за который сформирован документ (Счет, Акт, Счет-фактура), то можно использовать существующий в "1С:Бухгалтерия 3.0" механизм "Периодичность услуги".
"Периодичность услуги" это свойство номенклатуры.
Можно указывать различные даты для формирования документа и для обозначения периода в тексте номенклатуры если для номенклатуры услуги установлено свойство "Периодичность услуги".
На форме обработки пакетного ввода документов Вы указываете поле "За месяц". И именно этот период используется для формирования текстового представления периода в номенклатуре.
Разная номенклатура по договорам
Если для каждого контрагента и договора требуется отдельная номенклатура для документов, то можно эту номенклатуру указывать в доп.реквизите Номенклатура элемента справочника Договор контрагента
Несколько номенклатур и цен по договору
Начиная с обработки версии 4.9 и если Вы приобрели и установили расширение конфигурации "1С:Бухгалтерия 3.0", то в договоре появляется дополнительное меню в навигации "Номенклатура цены"
При переходе открывается список.
В этом списке создаете строки с выбором номенклатуры и указываете цену.
Вы создаете столько строк в разрезе договора сколько позиций номенклатуры должно быть в документах (счет, реализация) при создании.
Т.е. при автоматическом создании документов вся эта номенклатура вместе с указанной ценой будет учтена и использована в документах.
Важно! Если у Вас уже заполнены дополнительные реквизиты Номенклатура и Сумма на форме самого договора, то эта информация так же учитывается.
Подразделение для 1С:Бухгалтерия КОРП
На форме пакетной обработки формирования документов выведены поля - Склад и Подразделение.
Если про первое мы говорили, что оно для случая отгрузки товаров, то последнее особенно актуально для пользователей "1С:Бухгалтерия КОРП" с обособленными подразделениями.
В этом случае компании выставляют счета-фактуры с нумерацией через слэш (/) с цифровым кодом подразделения
Ну а если Вам необходимо отмечать УПД, то на форме выведена галочка "УПД".
При ее установке в документе "реализация товаров услуг" включается "тумблер" УПД.
Загрузка в 1С:Бухгалтерия 3.0
Решение поставляется в качестве расширения - файл cfe.
И загружается в конфигурации 1С:Бухгалтерия ПРОФ и КОРП.
Заходим в раздел "Администрирование - Печатные формы отчеты и обработки".
Нажимаем на пункт "Расширения"
Нажимаем кнопку "Добавить из файла"
На предупреждение безопасности отвечаем "Продолжить"
Выберите файл расширения и нажмите "Открыть"
Дождитесь окончания подключения расширения
Расширение появится в списке расширений с серым кружком. Нажмите "Перезапустить"
После перезапуска 1С снова откройте список расширений и убедитесь, что кружок стал зеленым.
И снимите галочку "Безопасный режим"
В разделе Продажи - > Сервис появится раздел "Групповое создание документов (АП АйТи)"
При первом открытии/запуске обработки в "1С:Бухгалтерия 3.0" автоматически создают дополнительные реквизиты для справочника "Договоры контрагента", о которых сказано в описании.
Отличие версии расширения от обработки
Поскольку версия на расширении может загружаться только в 1С:Бухгалтерия 3.0 ПРОФ и КОРП, а для базовой версии 1С:Бухгалтерия возможно использовать только версию в виде обработки, то и функционал у них отличается примерно так же как между ПРОФ и Базовой.
А именно.
| Версия расширения | Версия обработки |
|
В договоре можно указать номенклатуру и в доп.реквизите, а задать список номенклатур со стоимостью. Эти позиции (все вместе) будут использованы для создания счета, реализации.
|
В договоре можно указать только одну номенклатуру и её стоимость. И только она будет использована при создании документов.
|
|
Внешний вид окна так же отличается: Представлены две таблицы - сверху список выбранных договоров, снизу список номенклатур и стоимости, которые заданы для данного договора.
|
В версии обработки только один список - выбранные договора. Т.к. для каждого договора только одна номенклатура.
|
Демонстрация работы программы
Если помимо описания Вам требуется больше уверенности, то мы предлагаем перейти в демоверсию и испытать всё своими руками и увидеть своими глазами .
Перейти в демо можно по ссылке Демо Пакетный ввод документов 1С:Бухгалтерия
Откроется окно запуска базы.
В окне авторизации введите пользователя Демо без пароля.
Далее перейдите в раздел Продажи.
Далее пункт Групповое создание документов.
И далее действуйте согласно описания.
Варианты поставки решения
Мы предлагаем два варианта поставки решения
1) В виде расширения. Содержит полностью весь функционал, который описан. Расширение можно установить в версии ПРОФ и КОРП
2) В виде обработки. Обработка подойдет пользователям базовой версии. Но в данном решении можно указать только одну номенклатуру и сумму в договоре.
Совместимость с версиями
Данная обработка проверена на работоспособность с "1С:Бухгалтерия предприятия. Ред. 3.0.171.23" - ПРОФ и КОРП.
Исключение! Для базовой версии не работает расширение.
Обратите внимание! Выход новых версий 1С:Бухгалтерия происходит достаточно часто. В связи с этим информация о совместимости может запаздывать, но в том же время решение может работать на новых версиях. Поэтому в случае сомнений уточняйте данную информацию.
Не для загрузки в 1С:Фреш (1C:Fresh).
Если Вам не хватает каких-то функций,
то напишите нам об этом.
Остались вопросы, появились предложения?
Если для принятия решения Вам требуется демонстрация работы программы, напишите нам и договоримся о времени для дистанционной демонстрации как работает данный инструмент.
Так же Вы можете написать нам свои вопросы и пожелания, описать задачу, которую необходимо решить, и мы вместе с Вами найдем подходящий вариант решения с помощью предложенной разработки.
Обновление от 22.01.25
Обновление для версии в виде расширения. Реализована обработка ситуации если дата фактического начала оказания услуг позже даты начала договора в программе. И в первом месяце необходимо учесть это при выполнении расчета стоимость по календарным дням.
1) Как и раньше при открытии окна расширения в системе создаются дополнительные реквизиты.
Вам нужно открыть еще раз, что бы создался еще один доп.реквизит "Дата начала оказания услуг" как на рисунке.
2) Заполняете эти даты там где нужно (если не заполнено, то используется дата договора)
3) В окне делаете расчет и как сейчас
Обновление от 20.01.25
Обновление для версии в виде расширения. Реализована поддержка изменений, когда организация на УСН выставляет счета, формирует акты с НДС.
Так же внесены изменения в версию обработки.
Обновление от 10.01.23
Обновление для версии в виде расширения
1) В списке "Номенклатура цены" договора можно указать содержание услуги.
Например, для разных договоров (контрагентов) номенклатура одна, но разное содержание. Теперь Вы можете задавать свое содержание для каждого контрагента.
Но следует иметь в виду. Если для номенклатуры включены периодичность, то приоритет отдается именно периодичности, а не содержанию.
2) В окне программы отображаются две таблицы.
В первом как и ранее - список контрагент, договор и т.д.
Во втором - номенклатура, сумма, которые связаны с этим договором (активной строкой в первой таблице)
Проверено на следующих конфигурациях и релизах:
- Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0, релизы 3.0.171.20, 3.0.168.19, 3.0.167.36, 3.0.167.32, 3.0.166.25, 3.0.166.17, 3.0.165.21, 3.0.165.19, 3.0.164.23, 3.0.164.20, 3.0.164.16, 3.0.163.26, 3.0.160.16
