Расширение + Telegram-бот = ускорение внутреннего ЭДО (для БГУ и БУХ КОРП)

Область применения

При использовании внутреннего электронного документооборота (далее ВЭДО) все пользователи, участвующие в ВЭДО, должны подписывать свои документы в базе 1С. Для этого необходимо, чтобы у них был доступ к базе 1С. Для упрощения и ускорения процесса подписания документов в ВЭДО было разработано специальное расширение, которое позволяет авторизованному пользователю просматривать и подписывать электронные документы (ЭД) со своего смартфона в специальном боте мессенджера Telegram.

Решение реализовано в виде расширения. Данное расширение в автоматическом режиме отправляет сообщения в Telegram-бот сотрудникам (подписантам), о том, что необходимо подписать документ, который прилагается файлом в pdf-формате. При этом учитывается порядок подписания (по очереди или все сразу), указанный в маршруте ВЭДО. То есть если в маршруте ВЭДО указан порядок 'Все по очереди', то следующему подписанту сообщение придёт только после того, как документ будет подписан предшествующим подписантом.

Если в организации активно используется ВЭДО и/или много сотрудников, которые должны подписывать внутренние ЭД, то использование данного расширения значительно ускорит процесс подписания документов. Особенно это актуально для территориально удалённых сотрудников.

• Расширение позволяет упростить, ускорить и повысить удобство работы с внутренними электронными документами .
• Просмотр и подписание документов осуществляется на смартфонах самих подписантов.
• Использование данного расширения позволяет уменьшить количество специальных рабочих мест 1С для работы с внутренним электронным документооборотом.
• Использование Telegram-бота для ВЭДО позволяет экономить на пользовательских лицензиях 1С.

Причины купить

• Ускорение процесса подписания документов – мгновенное оповещение сотрудников организации. Пользователи оперативно узнают о документах, где бы они не находились. Для изучения бумажного документа, в большинстве случаев, необходимо быть в организации.
• Экономия на лицензиях 1С – сокращение рабочих мест без использования лицензии 1С. Появляется возможность оперативно подписать документ (только простой подписью) со смартфона через приложение Telegram, а не за компьютером.
• Повышается прозрачность документооборота – пользователи могут запросить и внимательно изучить документ, который им надо подписать.
• Осуществляется контроль последовательности подписания – после начала процесса подписания документа приходят оповещения только тем пользователям, которые указаны в маршруте с учетом очереди подписания.
• Использование внутреннего электронного документооборота, в том числе совместно с 'Telegram-бота для ВЭДО' – экономия бумаги и ресурсов принтеров, ускорение времени процедуры подписания документов. Дополнительно ускорению запуска и упрощению процедуры использования ВЭДО может способствовать решение 'Автоматические маршруты подписания в ВЭДО'.

Технические требования

Разработка и тестирование расширения осуществлялись:
•    на платформе 1С:Предприятие 8.3.22.1750 и конфигурации 1С:Бухгалтерия государственного учреждения, редакция 2.0 (релиз 2.0.98.26.)
•    на платформе 1С:Предприятие 8.3.25.1374 и конфигурации 1С:Бухгалтерия предприятия КОРП, редакция 3.0 (релиз 3.0.154.17)

Ограничения и особенности

Представленное решение обладает ряд ограничений и особенностей:

• В настоящее время расширение адаптировано для следующих конфигураций
  - 1С:Бухгалтерия государственного учреждения 2.0, релиз должен быть не ниже 2.0.88
  - (new) 1С:Бухгалтерия предприятия КОРП, редакция 3.0, релиз должен быть не ниже 3.0.154.17)
• Расширение НЕ будет работать на базовых версиях 1С.
• У сотрудников, которым необходимо использовать 'Telegram-бот для внутреннего ЭДО', должны быть смартфоны с установленным мессенджером Telegram.
• Использование чат-бота Telegram позволяет подписывать ЭД только простой подписью. В маршруте ВЭДО одновременно с подписантами, для которых указаны простые подписи, могут присутствовать подписанты с усиленной подписью. Таким подписантам будет необходимо подписывать ЭД своими усиленными подписями непосредственно в базе 1С.
• Процедуру подписания документов с использованием 'Telegram-бот для внутреннего ЭДО' необходимо прописать в соответствующих нормативных документах организации.

Для отдельных модулей расширения код закрыт.

Функциональные возможности

• Активное использование внутреннего документооборота в организации.
• Большое количество документов, которое необходимо подписывать в электронном виде.
• Отсутствие возможности подписания электронных документов непосредственно в базе 1С.

Работа с расширением

С полным и актуальным описанием работы вы можете познакомиться в инструкции, размещённой в Бесплатных файлах текущей публикации.

Кратко порядок организации работы ВЭДО с чат-ботом Telegram включает следующие этапы:
1. Установить расширение 'Telegram-бот для внутреннего ЭДО' в базе 1С. Подключение расширения происходит стандартно: Администрирование – Печатные формы, отчеты и обработки – Расширения – Добавить из файла.
2. Настроить регламентное задание и его расписание. Для этого, в зависимости от используемой платформы 1С, необходимо или установить и настроить обработку 'Телеграм регламентное задание' или сразу выполнить настройку регламентного задания в расширении 'Telegram-бот для внутреннего ЭДО'.
3. На смартфонах пользователей (сотрудников-подписантов) должен быть установлен Telegram.
4. Создать бота по инструкции и подключить пользователям для получения оповещений и возможности подписания документов простой подписью.

5. Сопоставить идентификаторы пользователей из чат-бота Telegram с соответствующими пользователями в базе 1С.

6. Настроить маршруты ВЭДО (в этом может помочь решение 'Автоматические маршруты подписания в ВЭДО').

7. Приступить к формированию ЭД их подписанию.

Лицензирование

Лицензия для работы с расширением привязывается к аккаунту на портале ИТС. При этом наличие действующего договора ИТС не является обязательным условием для использования расширения – главное, чтобы аккаунт от портала ИТС был действующим. Одна лицензия позволит использовать расширение во всех базах 1С, где используется один и тот же аккаунт от портала ИТС. Если расширение будет использоваться в базах 1С с разными аккаунтами от портала ИТС, то необходимо приобрести дополнительные лицензии по числу таких аккаунтов. Перенос активированных лицензий на другой аккаунт от портала ИТС не предусмотрен.

Варианты поставки

Расширение поставляется в бессрочном и срочных вариантах (на 1 месяц и на 6 месяцев). Ниже в таблице приводится сравнение вариантов расширения.

Для активации лицензии необходимо:

• зайти в меню 'Администрирование - Телеграм, соответствия абонентов'.
• в открывшейся форме перейти на вкладку 'Лицензирование', ввести указанный пин-код и нажать кнопку 'Активировать'.

Настройка пользователей в 1С

Для работы с данным расширением необходимо настроить пользователей.

1. Создаётся новый профиль групп доступа 'Работа с Телеграм', которой указывается роль из расширения (Тел_Основная роль).

2. Создаётся новая группа доступа, которой указывается созданный профиль 'Работа с Телеграм' и  подбираются все пользователи базы 1С, которым необходима работа с данным расширением.

3. Сопоставляются идентификаторы пользователей из чат-бота Telegram с соответствующими пользователями в базе 1С.

Развитие продукта

Техническая поддержка и обновления

Бесплатный период техподдержки составляет 1 месяц для Бессрочных лицензий и подписок со дня покупки.

Также после приобретения вы получаете от 1 до 6 месяцев бесплатных обновлений, в зависимости от варианта лицензии.

По окончании бесплатного периода вы можете приобрести услугу технической поддержки с доступом к обновлениям на платной основе.

Проверить наличие обновлений можно в личном кабинете. Если обновления недоступны - загрузить новую версию можно после покупки обновлений/технической поддержки.

Задать вопрос по программе можно по кнопке "Техподдержка" на странице описания.

При создании тикета необходимо предоставить:

1. Номер заказа
2. Описание вопроса. Если это ошибки - напишите порядок ваших действий с программой, которые к ней привели (приложите видео/скриншоты/отчеты об ошибке)
3. Точную конфигурацию 1С, и версию платформы, на которой используете купленное решение (наименование и версию 1С можно взять из раздела "О программе"), версию купленной программы.

К созданной заявке подключается специалист. Дальнейшее обсуждение проблемы будет проходить в тикете техподдержки. Стандартный срок реакции - 24 часа в рабочие дни с момента обращения.

Техподдержка