Коммерческий рейс
Для отражения факта перевозки предназначен документ «Коммерческий рейс». Он создается в форме списка документов «Рейсы»:
Форма документа содержит 3 страницы.
Общая информация. На странице "Общая информация" указываются условия оплаты, заказчик перевозки, контактное лицо заказчика, наша организация как исполнитель, плательщик со стороны заказчика, характер груза и его стоимость, а также договор перевозки.
Условия оплаты. Условия оплаты описывают порядок, форму, сроки, сумму и предмет расчетов. Этапов оплаты может быть несколько (например предоплата и оплата по предоставления документов). Сроки оплаты рассчитываются по производственному календарю с момента выполнения условий оплаты. Расчеты производятся в валюте договора. Для быстрого заполнения условий оплаты можно указать их в карточке контрагента.
Важно. Условия оплаты влияют на расчетные сроки оплаты. Указывать их нужно максимально точно.
Заказчик. В качестве заказчика может быть выбран контрагент, у которого в карточке проставлен признак "Заказчик".
Контакт. В качестве контакта указывается контактное лицо заказчика.
Исполнитель. Исполнителем выступает наша организация, имеющая договор с заказчиком.
Плательщик. Плательщиком выступает контрагент, аффилированный с заказчиком. По умолчания Плательщик = Заказчик.
Груз. Параметры груза могут быть указаны двумя способами:
- В упрощенном формате с указанием веса и объема.
- В расширенном формате с указанием характеристик грузомест.
Условия перевозки.Условия перевозки заполняются из карточки контрагента (закладка "Логистика") и могут редактироваться вручную в форме документа.
Транспорт. На закладке Транспорт указываются данные перевозчика, плательщика (наша организация), водителя, автотранспорта, условия оплаты и маршрут перевозки. Перевозка может осуществляться и собственным транспортом компании. В этому случае устанавливается признак "Собственный транспорт".
Важно. Построение адресов событий в маршруте осуществляется по адресному классификатору, поэтому он должен быть в актуальном состоянии.
Перемещение транспорта
Для отражения факта перемещения транспорта в рамках цикла перевозки предназначен документ «Перемещение транспорта». Он создается в форме списка документов «Рейсы»:
Регистрация документов
Документ предназначен для регистрации факта получения пакета документов на перевозку. Создается только на основании рейса. Дата документа является датой начала отсчета сроков оплаты перевозчику (для перевозки привлеченным транспортом). Пример заполнения:
Формирование бухгалтерских документов
Одной из главных задач, решаемых подсистемой, является автоматизированное формирование бухгалтерской документации для отражения факта взаиморасчетов в учете и в интересах документооборота между всеми участниками перевозки.
-
-
Настройки формирования услуги перевозки
При создании документов поступления и реализации осуществляется автоматический подбор номенклатуры услуги в соответствии с единицей измерения перевозки и настройками, произведенными в п.п. 3.3. Индивидуальные для контрагента настройки можно выполнить в карточке контрагента по команде «Логистика»:
Консолидированное формирование документов
Для упрощения документооборота и/или по требованию сторон часто возникает потребность формирования документов взаиморасчетов по нескольким рейсам в одном документе. Для этого предусмотрены специальные консолидирующие документы – реестры на оплату.
- Реестр на оплату заказчика Документ предназначен для объединения рейсов для последующего выставления счетов. Для заполнения реестра необходимо в шапке документа указать контрагента, организацию, договор и вид расчетов для отбора рейсов. После этого нажать кнопку «Заполнить»:
В результате будет открыта форма подбора рейсов:
Для заполнения формы нажать «Заполнить»
После отметки нужных рейсов переносим результат в документ и проводим его. Затем на основании реестра создаем счет на оплату:
Затем на основании счета на оплату создаем документ реализации.
-
-
-
- Реестр на оплату перевозчика
Документ предназначен для объединения рейсов для последующего формирования платежных документов (платежных поручений и РКО). Для заполнения реестра необходимо в шапке документа указать организацию и нажать кнопку «Заполнить»:
В открывшемся окне подбора указать дату, на которую нужно подобрать рейсы для оплаты. По умолчанию это дата документа. В список будут выведены все рейсы, подходящие для оплаты (по которым перевозчик предоставил все документы), но доступны для отметки будут только рейсы с датой оплаты не большей чем указано в шапке.
После отметок нужных рейсов данные переносятся в документ и документ проводится. Для формирования непосредственно платежных документов необходимо выполнить следующие действия:
В открывшейся форме нужно выбрать позиции, по которым формируются платежные документы:
После нажатия «Сформировать документы» создаются платежные документы:
Отправка документов заказчику
После формирования пакета документов необходимо зафиксировать факт отправки/получения документов заказчиком, так как часто именно эта дата является отправной для отсчета срока оплаты. Для этих целей служит документ «Журнал доставки документов». Журнал может быть заполнен вручную:
При заполнении способа доставки заполняется предполагаемая дата доставки. Дата доставки может быть отредактирована вручную. При заполнении указывается тип отправляемого документа, вид документа (оригинал или копия), документ ИБ.
Возможно автоматизированное добавление документов в Журнал доставки из форм списков документов «Регистрация документов»:
и «Реализация товаров и услуг»:
При выполнении команды, если документ уже отправлен, выводится сообщение:
В другом случае выводится вопрос:
В зависимости от ответа создается новый документ или открывается список для выбора существующего документа, с последующим добавлением объекта в документ.
