Закупщик для 1С: от заявки подразделения до выбора поставщика

1. Сделайте резервную копию базы. Выгрузка информационной базы — обязательна перед первой установкой.
2. Откройте базу в режиме «Предприятие» под администратором.
3. Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки → Расширения → Добавить из файла → выберите Закупщик.cfe.
4. В карточке расширения:
   • снимите «Безопасный режим» — нужен доступ к почте, файлам и сервису разбора;
   • снимите «Защита от опасных действий»;
   • «Использовать в базе» — да, «Действует для всех областей данных» — по умолчанию.
5. Перезапустите 1С.
6. При первом входе администратора откроется «Настройка Закупщика» (раздел 4). Остальные пользователи увидят только уведомление «Закупщик ещё не настроен», формы им не откроются.

Обновление — тот же путь: «Расширения → выделить Закупщик → Обновить из файла». Данные сохраняются, новые шаблоны и карты подгружаются автоматически. Подробнее — раздел 13.

Удаление: выключите расширение и удалите его. Данные расширения удаляются вместе с ним. Перед удалением выгрузите архив (раздел 11).

Мастер сам находит и загружает всё, что можно определить по базе или взять из поставки. От вас нужны четыре вещи:

• ключ подписки;
• адрес и пароль приложения ящика для закупок;
• кто в компании закупщик, технический специалист, руководитель и согласующие;
• папка на сервере (по желанию).

Любой шаг можно пропустить и вернуться к нему: Закупщик → Настройка Закупщика. Повторный запуск ничего не дублирует.

Слева в мастере — список шагов с отметками: готово, — пропущено, ! ошибка, не начато.

Шаг 1. Проверка базы — ничего вводить не нужно

Мастер определяет:

• конфигурацию и версию, режим приложения;
• где лежат остатки, заказы поставщикам и цены закупки (профиль учёта);
• склады, организации, валюту, вид цен закупки;
• что расширению разрешены интернет и файлы.

Проверьте: профиль совпадает с вашей конфигурацией. Если закупки ведутся не на всех складах — оставьте галки только у нужных.

Если ошибка:

• «Безопасный режим включён» — вернитесь к пункту 4 установки;
• «Профиль не определён» — у вас доработанная или самописная конфигурация. Выберите «Ручной профиль»: регистр остатков, регистр заказов и ресурсы из списков.

Шаг 2. Базовые данные — ничего вводить не нужно

Загружаются из поставки:

• 6 групп и 33 подгруппы закупок (категории) с порогами и настройками по умолчанию;
• карты оценки аналогов и 13 нормативов;
• шаблоны писем:
  • запрос цен;
  • следующий раунд;
  • заказ;
  • вежливый отказ;
  • вопрос по аналогу.
• шаблоны спецификаций;
• стартовые правила распознавания;
• роли согласования и маршрут по умолчанию «Руководитель подразделения → Закупщик» (при сумме выше порога добавляется «Экономист»);
• сроки хранения: 2 месяца оперативно, 12 месяцев в архиве, удаление через 5 лет.

Всё это можно поменять позже (разделы 9, 10, 11).

Шаг 3. Подписка — введите ключ

Вставьте пин-код, который Инфостарт выдал после покупки (это и есть ключ подписки) → Проверить. Мастер покажет тариф, остаток ответов и поисков, срок действия.

Без действующего ключа всё работает, кроме разбора с помощью ИИ: ответы поставщиков и файлы заявок разбираются только правилами, остальное уходит людям задачами.

Шаг 4. Группы номенклатуры → категории — подтвердите спорное

Мастер сопоставил ваши группы номенклатуры с категориями закупок. Уверенные совпадения уже приняты. На экране — только спорные строки и группы без категории.

Для каждой: выберите категорию из списка или «Не закупается» (готовая продукция, услуги и т. п.). Для группы, которая не подходит ни под одну категорию, нажмите Создать категорию: она получит настройки ближайшей похожей.

Шаг 5. Почта — адрес и пароль приложения

1. Введите адрес ящика для закупок. Сервер, порты и шифрование мастер подставит сам.
2. Введите пароль приложения (не обычный пароль от почты):
   • Яндекс: Яндекс ID → Безопасность → Пароли приложений → Почта;
   • Mail.ru: Настройки → Безопасность → Пароли для внешних приложений;
   • Gmail: Аккаунт Google → Безопасность → Двухэтапная аутентификация → Пароли приложений;
   • корпоративный сервер: узнайте у администратора, включён ли IMAP. Обычно подходит обычный пароль.
3. Проверить. Мастер отправит письмо самому себе и прочитает его. Пароль сразу уходит в безопасное хранилище, поле очищается.

Если в 1С уже настроена учётная запись с этим адресом, мастер предложит её — пароль вводить не придётся.

Шаг 6. Поставщики — снимите лишнее

Мастер нашёл контрагентов, у которых были поступления за последний год. Каждый разложен по категориям по тому, что у него закупали. E-mail взят из контактной информации.

• Снимите галки у тех, кому запросы не нужны (разовые, закрытые, «свои» организации).
• У строк с пометкой «нет e-mail» допишите адрес или оставьте как есть: такой поставщик не получит запрос, пока адреса нет.
• Новых поставщиков можно добавить позже в карточке категории.

Шаг 7. Люди и роли — подтвердите, кто есть кто

Мастер предложил роли по тому, какие права у пользователей в вашей конфигурации. Проверьте и поправьте:

Ниже таблица «Подразделение → кто согласует». Ответственный закупщик назначается всем категориям сразу. Для отдельных категорий его можно поменять позже.

Шаг 8. Папка и хранение — по желанию

Мастер предложит папку на сервере 1С и проверит, что сервер может в неё писать. Внутри создадутся Входящие, Обработано, Ошибки, Архив.

• Подразделения кладут заявки в Входящие — «Закупщик» забирает их по расписанию.
• Архив — место для архивных пакетов (раздел 11). Лучше указать сетевой диск с резервным копированием.

Если пропустить шаг: заявки принимаются из почты и вручную, архив пишется в каталог по умолчанию. Мастер предупредит, что этот каталог не резервируется.

Шаг 9. Проверка и запуск

Мастер проверяет всё разом:

• расчёт стоимости на контрольных примерах;
• разбор образца ответа поставщика;
• отправка и приём тестового письма;
• остатки по трём случайным позициям — сверьте эти числа с отчётом об остатках в 1С;
• права ролей.

Затем:

1. Отметьте согласие на обработку данных.
2. По желанию — согласие на передачу обезличенной статистики для улучшения разбора.
3. Нажмите Запустить — включатся регламентные задания: проверка почты, очередь сообщений, архивирование.

Демо-данные. Хотите сначала посмотреть на примерах — нажмите Загрузить демо-данные:

• появятся заявки, поставщики и ответы с префиксом ДЕМО-;
• Удалить демо-данные уберёт их полностью;
• кнопка доступна, только пока в базе нет настоящих документов «Закупщика».

Где: Закупщик → Заявки на закупку → Создать.

1. Вид заявки — переключатель вверху:
   • Разовая — нужно один раз;
   • Месячная — потребность на месяц;
   • Квартальная / Годовая — появится вкладка График по месяцам.
2. Период — месяц, с которого нужна потребность.
3. Позиции — три способа:
   • вручную: выберите номенклатуру и количество;
   • Загрузить из файла — xlsx, xls, csv, docx, pdf или текст письма. Каждая строка получает цвет:
     • зелёный — номенклатура найдена правилом;
     • жёлтый — подобрана ИИ, проверьте;
     • красный — не найдена, выберите вручную. С красными строками заявку не отправить.
   • заявка, присланная письмом на ящик закупок или положенная в папку Входящие, появится сама. Её останется проверить.
4. Плановая цена подставляется сама: цена последней закупки, если её нет — цена из заявки. Колонка «Откуда цена» показывает источник.
5. Для квартальной и годовой — вкладка График:
   • Распределить равномерно — или впишите по месяцам вручную;
   • сумма по месяцам должна совпасть с количеством.
6. Справа блок «Состояние»: статус, маршрут согласования («Руководитель → Экономист → Закупщик») и строка «Что мешает отправить». Пока там не написано «готова к отправке», кнопка не сработает.
7. Отправить на согласование. После отправки заявку менять нельзя. Ход согласования — на вкладке Согласование.

Вернули на доработку?

• Статус станет «Черновик», комментарий согласующего — в блоке «Состояние».
• Исправьте и отправьте снова.

Где: Закупщик → Мои задачи (или ссылка в уведомлении).

• Переключатель вверху: Мои / Просроченные / Все открытые. «Все» — только у руководителя и администратора.
• Слева — список; просроченные — красным.
• Справа — карточка: подразделение, инициатор, сумма, позиции.
• Открыть документ — полная заявка.
• Согласовать — задача уходит следующему по маршруту. Если этапов больше нет — заявка «Утверждена».
• На доработку и Отклонить — требуют комментарий: инициатор увидит, что исправить.
• Если кто-то из коллег с той же ролью уже принял решение, вы получите сообщение «Задача уже закрыта».

Кто получает задачу:

• исполнитель этапа маршрута;
• если исполнителя нет — все, кому назначена роль этапа в Исполнители согласования.

Где: Закупщик → Сводная потребность → Создать. Месяц подставится следующий.

1. Заполнить из заявок. Собираются утверждённые заявки месяца:
   • разовые и месячные — целиком;
   • квартальные и годовые — доля этого месяца по графику.
   Одинаковая номенклатура из разных заявок складывается в одну строку.
2. Вверху четыре плитки: потребность в рублях, сколько позиций закрыто со склада, сумма к закупке, сколько позиций без плановой цены.
3. В строке каждой позиции:

   к закупке = потребность − свободный остаток − в пути − аналог со склада + страховой запас

   • свободный остаток — остаток на выбранных складах за вычетом резервов;
   • в пути — заказано у поставщиков, но ещё не поступило;
   • страховой запас — из настройки категории (дней потребления).
4. Выделите строку — внизу появятся:
   • Откуда потребность — подразделения и заявки;
   • Аналоги со склада — на складе лежит подходящая замена (по одобренным ранее решениям и картам оценки). Взять — количество к закупке уменьшится, решение станет «Аналог со склада». Не брать — оставить закупку;
   • Как посчитано — та же формула с числами этой строки.
5. Цвета:
   • красная плановая цена — цены нет; впишите вручную или оставьте, но сумма плана будет неполной;
   • зелёная строка — закрыто со склада.
6. Пересчитать остатки — если между заполнением и закупкой было движение по складу.
7. Сформировать запросы по категориям. На каждую категорию создаётся запрос цен: позиции с решением «Закупить» и поставщики категории.

Повторное нажатие не плодит копий: неотправленные запросы перезаполняются.

В итоге будет написано, сколько строк без категории и в каких категориях нет поставщиков. Исправьте и нажмите ещё раз.

8.1. Отправка

Откройте запрос из сводной или из списка. Проверьте:

• позиции;
• поставщиков: снимите или добавьте;
• Срок ответа;
• Число раундов (по умолчанию из категории);
• Правило раскрытия для следующих раундов:
  • ТолькоМесто — поставщик узнаёт только своё место;
  • ЛучшаяЦена — сообщаем лучшую цену без имени;
  • ОтклонениеПроцент — на сколько процентов он выше лучшего.

Имена конкурентов не раскрываются никогда.

Отправить. Каждый поставщик получает письмо по шаблону категории с меткой запроса в теме и Excel-шаблоном для ответа.

8.2. Ответы

• Ответы приходят на ящик закупок и разбираются сами: наш Excel-шаблон, свой прайс поставщика, текст письма, pdf, скан.
• Статус в строке поставщика меняется на «Ответил». В конкурентный лист идёт последний ответ поставщика по каждой позиции.
• Письмо без метки [ЗЦ-…] в теме система попробует привязать по отправителю и содержанию. Если не уверена — письмо появится в панели менеджера на странице «Ответы поставщиков» с подсказкой «Похоже на».
• Письмо с меткой несуществующего (удалённого) запроса не разбирается — статус «Игнорируется» с причиной.
• Длинное письмо или большая таблица делятся на части автоматически. Если сервис всё же не успел — статус «Таймаут», кнопка Обработать повторно разберёт письмо по частям в фоне, а панель сама обновится, когда разбор закончится.
• Ответ пришёл в мессенджер или на другой адрес? Добавить ответ вручную → файл или текст.
• Сомнительные значения подсвечены. Рядом с ценой — значок документа: щелчок открывает исходное письмо или файл поставщика с подсвеченной строкой, откуда взята цена.

Все ответы поставщика. Закупщик → Ответы поставщиков по строкам. Флажок Все версии показывает каждый ответ по каждому туру (колонки «Тур» и «Получено»), отбор — по поставщику и позиции. Из панели менеджера сюда ведёт двойной щелчок по колонке «История» («Т1 412,00 → Т2 398,00»).

8.3. Конкурентный лист

• Вкладка Конкурентный лист — матрица «позиции × поставщики»: цена, срок, приведённая цена (с учётом срока поставки, минимальной партии, условий оплаты и риска).
• Зелёным — лучшая приведённая цена, курсивом — аналоги.
• Выбрать лучших расставит победителей, их можно поменять вручную.
• В Excel — тот же лист файлом для согласования вне 1С.

8.4. Раунды

Следующий раунд — система покажет письмо каждому поставщику по правилу раскрытия (предпросмотр), затем отправит. Итоги раундов — на вкладке Раунды: снижение цены к первому раунду и экономия.

8.5. Аналоги

Если поставщик предложил замену, в строке появляется значок аналога — щелчок открывает оценку аналога:

• расчёт по карте оценки категории: срок службы, расход, производительность, риски;
• итог: коэффициент K (во сколько раз аналог выгоднее или дороже с учётом стоимости владения) и предельная цена — дороже неё аналог брать невыгодно;
• в конкурентном листе аналог сравнивается по приведённой цене; пока оценки нет, его цена помечена «несопоставима» и в минимум/среднее не входит;
• если расхождение выше порога категории — задача техническому специалисту. Пока он не решил, аналог в заказ не попадёт.

Параметры аналога и оригинала. Не хватает сведений для расчёта:

1. Найти параметры аналога (или оригинала) — система находит страницы товара в интернете (сайт производителя, дистрибьюторы, магазины), читает их и берёт значения только с этих страниц, с дословной цитатой.
2. Значение, подтверждённое сайтом производителя или двумя разными сайтами, вписывается с пометкой «ИИ: подтверждено источниками». Остальное — «ИИ: проверьте»: один источник, источники расходятся или страница закрыта для программ. Цитата и ссылка — в колонке «Цитата», кнопка Открыть источник открывает страницу.
3. Уже заполненные значения не перетираются: если источники говорят иное, вы увидите расхождение.
4. В сообщении после поиска перечислены все проверенные страницы и что на каждой нашлось.
5. Если по наименованию подходит несколько моделей (например, лампа «Gauss E27 9,5 Вт» бывает 3000 К и 4100 К), значения не пишутся — система покажет варианты и попросит уточнить наименование или артикул.
6. Запросить у поставщика — письмо поставщику аналога со списком недостающих параметров и меткой запроса в теме.
7. Перепроверить по источникам — повторный поиск для уже заполненных значений.

8.6. Утверждение и заказы

Утвердить → параллельно:

1. Заказы поставщикам в вашей конфигурации. Если такого документа нет — Excel или печатная форма.
2. Письмо каждому победителю: утверждённые позиции и спецификация во вложении (xlsx и pdf, по шаблону категории или поставщика).
3. Вежливые письма тем, кто не выбран (если включено в категории).

Категории закупок

Здесь задаются:

• ответственный закупщик и технический специалист;
• маршруты согласования заявки и закупки;
• порог расхождения аналога (сумма и процент);
• число раундов, страховой запас в днях;
• режим перепродажи (для товаров, которые вы продаёте дальше);
• список поставщиков с приоритетом;
• шаблон письма, шаблон спецификации, карта оценки.

Карточка номенклатуры: вкладка «Закупки»

В карточке товара появилась вкладка Закупки:

• Категория закупки — выбрать вручную или кнопкой Определить (по наименованию и группе);
• параметры из карты оценки категории — значение, единица, источник, подтверждено ли. Значения можно править руками;
• Найти параметры — тот же поиск по источникам, что и в оценке аналога. Найденное сохраняется в товаре и используется во всех следующих оценках.

Карточка поставщика

Закупщик → Закупщик: поставщик: категории, в которых участвует поставщик (их можно поменять и сохранить), все его предложения с ценами по запросам и турам, сводка: сколько запросов получил, на сколько ответил, сколько раз выбран.

Маршруты согласования

Этапы по порядку: роль или конкретный пользователь, срок в часах, условия (сумма от и до, категория, подразделение). Этап, условие которого не выполнено, пропускается.

Шаблоны писем и спецификаций

Текст с полями в фигурных скобках: {Поставщик}, {НомерЗапроса}, {СрокОтвета}, {ТаблицаПозиций}, {Место}, {ЛучшаяЦена} и т. д. Список полей — кнопка Поля в форме шаблона.

Карты оценки и нормативы

У каждой категории — карта: какие параметры влияют на сравнение аналогов и как. Поставляются 33 карты на 197 параметров. Их можно править или создать по опросу инженера: Создать карту по опросу — 8–10 вопросов, черновик проверяет и утверждает технический специалист.

Правила и «Предложения ИИ»

Закупщик → Правила распознавания.

• Каждое правило с версией и статистикой: сколько раз сработало, сколько раз пришлось звать ИИ.
• Предложения ИИ по правке правил — например, «добавить синоним колонки „Ст-ть“ = цена». Видно «было / станет» и пример. Принять — правило получает новую версию. Следующий такой файл пройдёт без ИИ.
• Чем больше принятых правок, тем выше «доля без ИИ» на панели и тем меньше расход ответов по подписке.

Где: Закупщик → Панель закупок. Доступна закупщикам, руководителям и администраторам.

• Плитки:
  • заявки за месяц;
  • просроченные задачи;
  • потребность против плана;
  • заказано, в процентах от плана;
  • экономия к плановым ценам;
  • доля разобранного без ИИ.
• Таблица уровня. Двойной щелчок — провалиться внутрь:
  1. категории;
  2. номенклатура;
  3. позиции;
  4. лента событий позиции — от заявки до поставки.
• Кнопки Назад / Вперёд / Вверх работают как в проводнике. Строка-крошка вверху показывает, где вы.
• Справа — ТОП поставщиков месяца: сумма, доля, число позиций.
• Месяц меняется полем вверху.

Где: Закупщик → Панель аналитика закупок, Закупщик → Панель менеджера по закупкам. Счётчики на вкладках показывают только то, что требует действия.

Панель аналитика — для того, кто формирует потребность. Месяц по умолчанию — следующий.

• Рабочее место. Слева заявки подразделений (колонка «Не разобр.»), справа строки выбранной заявки. Кнопки «Указать категорию», «Подтвердить всю заявку», подбор и создание номенклатуры. Внизу по выбранной строке: склад и в пути, история закупок, файл-источник заявки (значок открывает оригинал — Excel, письмо).
• Сводная и цены. Сводная потребность месяца с плановыми ценами и ценами поставщиков по позициям. Плановая цена — среднее выбранных цен по последним трём запросам за год, иначе последняя закупка в учёте, иначе цена из заявки.
• Склад. Потребность против свободного остатка (в наличии минус уже назначенное к отгрузке). Закрыть со склада отправляет предложение потребителю: принял — создаётся перемещение (не проведённое); отказался с комментарием — позиция уходит руководителю на решение «неликвид».
• Файлы без заявки. Входящие файлы, из которых не получилась заявка: «Повторить разбор», «Скрыть», двойной щелчок — текст файла.

Панель менеджера — для того, кто работает с поставщиками. Две страницы:

• Запросы цен. Запросы месяца и их состояние: не отправлен, ждём ответа, срок прошёл, готов к решению. Кнопки «Отправить», «Следующий раунд», «Конкурентный лист».
  • Под списком — цены по позициям: минимальная, средняя и максимальная только по сопоставимым предложениям (в базе НДС запроса; аналог — по приведённой цене после оценки; цена за упаковку без указания размера не сравнивается). Колонка «Несопост.» — сколько предложений не вошло в сравнение, «История» — цены по турам.
  • Ниже — цены выбранного запроса на проверку: «Подтвердить», «Исправить», «Открыть источник» (значок документа — исходное письмо или файл), «Показать строку в файле», «Все позиции запроса». Двойной щелчок по «Истории» открывает все версии ответов поставщика.
• Ответы поставщиков. Вверху «Ждём ответа»: сколько дней, напоминали ли, есть ли письма-кандидаты; «Напомнить выбранному», «Напомнить всем не ответившим» (не чаще раза в сутки одному поставщику), «Отказ поставщика». Внизу письма без привязки и с ошибками разбора («Ожидает», «Ошибка», «Таймаут», «Нераспознан»): текст и вложения, «Открыть оригинал», «Обработать повторно», «Привязать к выбранной строке», «Привязать к запросу», «Не ответ поставщика (скрыть)».

Перенос архива во внешнюю папку появится в ближайшем обновлении. Сейчас архив хранится в самой базе.

Где: Закупщик → Администрирование → Хранение данных.

• Никогда не удаляются: история цен, аналитика закупок, итоги по источникам потребности, данные панели. Отчёты и плановые цены работают за все годы.
• Перед удалением из базы пакет записывается, перечитывается и сверяется. Если сверка не прошла, из базы ничего не удаляется, администратор получает задачу.
• Открыть из архива — показать письмо, файл или версию предложения из архива только для просмотра.
• Сроки меняются в этой же форме. Сокращать оперативный срок меньше месяца не рекомендуется.

Где: Закупщик → Администрирование → Очередь и журнал.

• Очередь — исходящие письма и вызовы сервиса разбора. При ошибке сообщение повторяется по расписанию: 1, 5, 15, 60 минут, затем раз в час до суток.
• Журнал — каждая операция: что, когда, результат, ошибка. Пароли и ключи в журнал не пишутся.
• Настройки обмена (расписания, повторы, обработчики) меняются загрузкой файла настроек от поставщика решения. Ручная правка не предусмотрена. Нужна тонкая настройка интеграций — это отдельный продукт «Связка».

Почта: серверы и типичные проблемы

• Порт 587 работает через STARTTLS: 1С включает шифрование сама, флажок SSL для него не нужен — Закупщик учитывает это автоматически.
• Ошибка «Защищённое соединение не установилось» (код 27) почти всегда означает, что почтовые порты перехватывает VPN, антивирус или межсетевой экран. Многие VPN закрывают исходящую почту (порты 465 и 587). Исключите почтовый сервер из VPN или отправляйте с ящика, к которому есть прямой доступ.
• Подключение проверяется кнопкой Проверить в мастере: чтение ящика по IMAP и письмо самому себе. Ожидание сервера — не дольше 30 секунд.

1. Резервная копия.
2. Расширения → Закупщик → Обновить из файла.
3. При первом входе администратора:
   • новые категории, карты и шаблоны загрузятся сами;
   • изменённые вами записи не перезаписываются — появится список «В поставке есть новая версия» с кнопкой «Сравнить».

• Пароли почты и ключ подписки хранятся в безопасном хранилище 1С. Они не видны в формах, журналах и выгрузках.
• На сервис разбора передаются только:
  • текст письма или файла;
  • позиции запроса;
  • список номенклатуры-кандидатов для сопоставления.

Контактные данные сотрудников и сведения о вашей компании не передаются. Сервис работает в российском облаке.

• Поиск параметров товара в интернете получает только наименование и характеристики товара.
• Обезличенная статистика передаётся только с согласия (шаг 9). Её можно отключить в настройках.