Итак, зададимся вопросами.
Когда начинают говорить о бизнес-процессах?
- Во-первых, когда заходит вопрос об автоматизации бизнеса. Как только возникают такие слова как ERP-система, CRM, Битрикс, то тут же появляется понятие «бизнес-процесс» и возможно IDEF, DFD, Workflow. При этом четкого, стандартизированного и всеми признанного (хотя бы в России) понятия «бизнес-процесс» нет. В большинстве своем авторы предлагают свое видение этого понятия или используют его «по умолчанию», т.е. как аксиоматическое понятие, не требующее определения или доказательства.
- И во-вторых, речь заходит о бизнес-процессах, когда руководство бизнеса начинает понимать, что не обладает полной картиной того, что происходит на собственном предприятии, когда требуется оптимизация и улучшение, координации между подразделениями. С одной стороны, понимание может и есть, но с другой стороны, уже есть ощущение, что нет единого оптимального и эффективного процесса. Есть структура фирмы, есть штат сотрудников, может есть и показатели эффективности, но есть и неэффективное/неоптимальное управление всеми имеющимися ресурсами.
Если привести более конкретный пример, возьмем стабильно полнофункционально работающее производство, есть ежемесячные отчеты по себестоимости и получаемой прибыли, но достоверность данных по себестоимости спорная, отсутствие оперативных показателей деятельности, отсутствие данных по реальному количеству материально-производственных запасов и конечной продукции, невозможность отследить каждую точку производственного процесса и т.д. И в этот момент будет задан вопрос, а не поговорить ли о внутренних бизнес-процессах?
Следующий важный вопрос.
А что такое бизнес-процесс?
Понятие «бизнес-процесс» состоит из двух слов – «бизнес» и «процесс». Логично.
Начнем с процесса. В самом простом понимании, процесс – это некоторая логическая последовательность связанных действий. Или еще одно простое и логичное определение дается в стандарте ГОСТ Р ИСО 9000-2001 «Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь»: процесс – это «совокупность взаимосвязанных или взаимодействующих видов деятельности, преобразующих входы в выходы».
Процессы бывают разные: поисковые, информационные, производственные, технологические и другие.
Сущность процесса всегда определяется неизменным набором атрибутов:
- Вход – описывает то, что преобразуется или расходуется в процессе деятельности, так же входом может быть поставщик, т.е. субъект, предоставляющий ресурсы для процесса.
- Выход – описывает то, что создается в результате деятельности процесса, конкретная цель (ценность для клиента, ценность для заинтересованных лиц), так же это может быть продукт (товары и/или услуги). Или это может быть потребитель, т.е. субъект, получающий результат процесса.
- Владелец процесса – это лицо, которое имеет в своем распоряжении персонал, инфраструктуру, программное и аппаратное обеспечение, информацию о процессе; он управляет движением процесса и несет ответственность за эффективность и результаты процесса.
- Ресурсы (или механизм) – это то, что используется для достижения поставленной цели (например, оборудование, человеческие ресурсы), они отличаются от «входа» тем, что они используются многократно.
- Границы процесса – это так называемые интерфейсы процесса, то с помощью чего он коммуницирует со внешней средой или другими процессами, а также точки соприкосновения с другими процессами.
Дополнение «бизнес» делает акцент на то, что процесс используется в бизнесе и в бизнес-целях. Весь бизнес целиком можно охарактеризовать как один большой процесс, который можно разложить на множество взаимосвязанных бизнес-подпроцессов. При этом бизнес можно определять не только как коммерческую организацию (предпринимательскую структуру), но и как дело или занятие. И не обязательно оно должно быть направлено на получение прибыли, скорее на получение заранее оговоренного результата.
Так же, понимаем, что не все бизнес-процессы приносят прибыль, однако, бизнес-процесс должен быть оптимальным и эффективным, чтобы в структуре всех бизнес-процессов быть нацеленным на получение прибыли (или результата).
Например, бизнес-процесс «продажа конечной продукции» в итоге своем приносит прибыль. Однако если этот бизнес-процесс уточнить до вложенных подпроцессов, то получим один из бизнес-процессов – выставление счета клиенту. Этот процесс не имеет на выходе прибыль в явном виде. Но если, например, он будет не автоматизированным, с ошибками, т.е. не оптимальным, то он будет влиять на всю структуру процессов, тем самым уменьшая общую прибыль.
Есть много разных и вполне точных и емких определений понятия «бизнес-процесс», если их проанализировать, то можно выделить общие ключевые слова его определяющие:
- логически связанная последовательность действий,
- наличие цели,
- измеримость результата,
- создание ценности,
- преобразование входа в выход с использованием ресурсов.
Таким образом, бизнес-процесс – это цепочка связанных, повторяющихся, логических действий, которые используют ресурсы для переработки физического или виртуального объекта с целью достижения определенных и измеримых результатов или создания услуги/продукции для удовлетворения внутренних/внешних потребителей.
Однако, данное определение может так же быть не полным, поэтому, нет единственного и самого правильного определения понятия «бизнес-процесс».
Почему приставка именно «бизнес»? Почему не используем просто «процесс», или не «деловой процесс», или не «рабочий процесс»? Данный вопрос задается многими, и самый простой и логичный ответ будет – так сложилось исторически, такова традиция. Понятие «процесс» используется уже давно в других науках и областях знаний (физика, математика, химия и др.) и задолго до становления данной темы. И это понятие в тех областях используется немного в другом контексте.
Так, например, есть два похожих понятия – «технологический процесс» и «бизнес-процесс». И возможно возникновение некоторой путаницы между ними. Но разница есть: если технологический процесс предполагает линейную последовательность выполнения операций и получения на выходе строго определенного результата, то бизнес-процесс, получает итоговый результат исходя из заложенных внутри условий и результатов их выполнения.
Все начинается с определения процессов верхнего уровня. И далее при необходимости они декомпозируются на подпроцессы.
Бизнес-процессы можно отнести к верхнему уровню по следующим критериям:
- Схожая значимость процесса, их соответствие стратегическим целям организации.
- Полнота и простата модели.
- Отсутствие дублирования и пересечения деятельности.
- Цепочка добавленной стоимости (ценности) – отражение логики и необходимости процесса.
Все бизнес-процессы верхнего уровня обычно разделяются на четыре группы:
- Основные бизнес-процессы – это основополагающие процессы внутри организации, создающие ценность всему бизнесу, являются ключевыми, нацелены на получение прибыли. Их так же называют операционными. Примером могут быть процессы: производство, продажи, логистика.
- Вспомогательные бизнес-процессы (или поддерживающие) – это процессы, требуемые для обеспечения основных процессов, как правило они не создают основную ценность. Пример процессов: юридическое сопровождения, информационные технологии, обеспечение персоналом, делопроизводство, безопасность, техническая поддержка.
- Бизнес-процессы развития – это процессы, направленные на развитие бизнеса или его отдельных подсистем. Это могут быть изменения в инфраструктуре, новые методы взаимодействия внутри организации и т.д.
- Бизнес-процессы управления – это процессы, нацеленные на управление деятельностью бизнеса. Они могут быть похожи на вспомогательные процессы, но их ключевое отличие – они ничего не производят. Однако без их присутствия все вышеперечисленные процессы могут не работать. Пример таких процессов: управление финансами, управление маркетингом, стратегическое планирование, бюджетирование, аудит.
Бизнес-процессы не являются изолированными, они активно взаимодействуют друг с другом.
Важная особенность бизнес-процессов: обязательно визуальное представление. Бизнес-процесс без его визуального описания не будет существовать. Это не будет даже бизнес-процессом. Логика тут простая, например, бизнес-процесс «Продажа готовой продукции» каждый сотрудник от младшего менеджера до финансового директора будет понимать по-своему даже во вполне конкретной и определенной фирме. А как только бизнес-процесс будет запротоколирован, зафиксирован, определен, описан, то тогда это уже будет реальный бизнес-процесс. И вот с ним уже можно дальше работать – автоматизировать, производить реинжиниринг и прочее.
Как происходит описание бизнес-процессов?
И вот тут начинается самое интересное… И существует большая вероятность получения сферического коня в вакууме. И правило – бери и делай, тут совсем не очевидно в применении.
Описывая определенным образом бизнес-процесс/бизнес-процессы мы получаем модель бизнес-процессов, с которой далее можно проводить различные манипуляции – автоматизировать, анализировать, проводить реинжиниринг и т.д. Тем самым мы производим моделирование бизнес-процессов – отражение реального объекта (процесса) при помощи графических, табличных или текстовых способов представления.
Модель бизнес-процесса – это описание (текстовое, табличное, графическое) бизнес-процесса, показывающее текущую или предполагаемую деятельность бизнеса.
А для чего необходимо делать моделирование? Вот тут можно вспомнить самое начало этой статьи, а именно те вопросы, которые задаются, когда начинается первое упоминание о бизнес-процессах.
Таким образом, возникают вполне определенные цели моделирования бизнес-процессов:
Во-первых, описание всех бизнес-процессов или их моделирование необходимо для определения мероприятий по их улучшению и повышению эффективности бизнеса в целом.
Во-вторых, для приведения процессов к единому пониманию в целях их корректного исполнения и повышения производительности и установления взаимосвязей между ними.
В-третьих, для их последующей автоматизации.
Исходя из целей выделяют следующие типы моделей бизнес-процессов:
- Графические модели бизнес-процессов – это представление объекта в виде диаграммы. Используется как правило для совершенствования и оптимизации деятельности бизнеса путем устранения узких мест, дублирования функций и т.д. А также для подбора или разработки частей/узлов новой системы, согласования действий между подразделениями бизнеса, обучения новых сотрудников их должностным обязанностям и т. д.
- Имитационные модели бизнес-процессов воспроизводят работу системы для оценки их эффективности, анализа и исследования выполнения процессов с новыми входными данными, которые могли не использоваться до этого времени в работе бизнеса.
- Исполняемые модели бизнес-процессов – это воспроизведение процессов на специальном программном обеспечении для их автоматизации непосредственно по разработанной модели.
Так же по типам можно разделить модели бизнес-процессов:
- Модель «Как есть» / AS IS – создается для целей анализа;
- Модель «Как будет» / TO BE – создается для целей проектирования.
Моделируя бизнес-процесс всегда необходимо определять набор обязательных параметров:
- название бизнес-процесса,
- цель бизнес-процесса,
- реализуемые функции бизнес-процесса и их последовательность,
- владельца бизнес-процесса, а также участников и их роли,
- входные и выходные данные (потоки), или так называемых поставщиков и потребителей,
- ресурсы, необходимые для бизнес-процесса (материальные, информационные, производственные, технические и т.д.),
- метрики, точки и процедуры бизнес-процесса для контроля и мониторинга,
- возможные риски и влияние на сам бизнес-процесс.
Процесс моделирования можно проводить следующим образом:
- Моделирование снизу вверх
Очень часто именно при желании бизнеса провести автоматизацию рассматривается только один или несколько процессов нижнего уровня. Т.е. проводится локальное усовершенствование определенного бизнес-процесса, без глобальных и стратегических целей.
Для таких случаев и используется моделирование снизу вверх.
- Моделирование сверху вниз
Однако, все чаще бизнес задумывается об усовершенствованиях масштабных, сквозных и кросс-функциональных бизнес-процессов, для управления их эффективность, цифровой трансформации или создания нового конкурентного преимущества.
Возможно, на основе уже существующего бизнеса создание новой бизнес-модели, а затем и ее внедрение.
Для таких случаев оптимальным является моделирование сверху вниз.
- Моделирование и вверх, и вниз
Бывают случаи, когда выбранный оптимальный подход моделирования необходимо проверить, тогда можно и нужно использовать альтернативный вариант. Т.е. выбрав вариант моделирования «снизу вверх» можно не достичь определенных результатов, и тогда следует применять моделирование «сверху вниз».
При моделировании бизнес-процессов можно выделить следующие стадии:
- Выделение бизнес-процессов и построение исходной модели AS IS («Как есть»).
- Анализ и уточнение полученной исходной модели AS IS («Как есть»).
- Исходя из целей разработка модели TO BE («Как будет»).
- Тестирование и исполнение модели TO BE («Как будет»).
- Оптимизация и улучшение модели TO BE («Как будет»).
В зависимости от целей, для чего необходимо моделировать бизнес-процессы, а также для упрощения работы и выделения нужных моментов в процессах существуют различные подходы к построению и отображению моделей бизнес-процессов. При этом для одного и того же бизнес-процесса могут применяться различные виды моделирования, которые будут дополнять друг друга.
- Структурное моделирование
Структурное моделирование – это область системного анализа и вид моделирования. Он используется как средство исследования различных систем. При таком виде моделирования система рассматривается в двух аспектах:
- структура, как состав элементов, подсистем и отношений между ними,
- функция, как свойства системы, которые позволяют достигать заданной цели.
Структурное моделирование применяется для уже существующих систем. Задача при данном подходе – выявить состав элементов системы и связи между ними. На основании полученной информации делают вывод о структуре системы. Уровень рассмотрения и детализации системы зависит от поставленной задачи.
В результате изучения системы получается структурная модель. В структурном моделировании выделяют три подхода:
- функциональное моделирование,
- имитационное моделирование,
- информационное моделирование.
Функциональное моделирование дает описание процессов в виде взаимосвязанных, четко структурированных функций, т.е. описание функций, которые система должна выполнять. Данный вид моделирования предназначен для построения новой системы. Функция – это свойство, приводящее к достижению цели. Функциональное моделирование подразумевает рассмотрение поведения системы/бизнеса на основе анализа отдельных функций. Функции системы задаются при ее построении и реализовываются при работе системы, а при исполнении системы, обязательно введение критериев оценки эффективности функционирования системы.
Пример метода моделирования и нотации ему соответствующей:
- Методология SADT (Structured Analysis and Design Technique) – методология структурного анализа и проектирования, предложенная Дугласом Россом и применяющаяся в период с 1969-1973 годах. IDEF0 (I-CAM DEFinition или Integrated DEFinition) – графическая нотация данной методологии, предназначенная для формализации и описания бизнес-процессов, и методология функционального моделирования.
- Методология DFD (Data Flow Diagrams) – графический структурный анализ или диаграммы потоков данных. Описывает внешние по отношению к системе источники, и адресаты данных, логические функции, потоки данных и хранилища данных, к которым осуществляется доступ. Синтаксис этой методологии применяется в двух нотациях – Эд Йордана (Yourdon) и Тома де Марко (DeMarko), а также Гейна-Сарсона (Gane-Sarson).
- Методология WFD (Work Flow Diagram) – методология описания процессов в виде диаграммы потоков работ. Нотация IDEF3 (Integrated DEFinition for Process Description Capture Method) в свою очередь является развитием WFD-подхода и предназначен для описания бизнес-процессов нижнего уровня. Вид диаграммы IDEF3 – диаграммы потокового описания процесса (Process Flow Description Diagrams, PFDD).
- Модель и нотация BPMN (Business Process Model and Notation) – система условных обозначений (нотация) и их описания в XML для моделирования бизнес-процессов. BPML (Business Process Modeling Language) – это язык моделирования бизнес-процессов.
Имитационное моделирование – показывает поведение бизнес-процессов в различных внешних и внутренних условиях с анализом как динамических характеристик процессов, так и с распределением ресурсов. Иными словами, моделирует поведение системы во времени.
Пример метода моделирования и нотации ему соответствующей. Метод STD (State Transition Diagrams) – диаграмма переходов состояний. Она предназначена для моделирования и документирования реакций системы при ее функционировании во времени. Нотации: раскрашенные сети Петри (CPN, Colored Petri Nets), IDEF3 (OSTN, Object State Transition Network, диаграмма сети трансформаций состояния объекта), GPSS (General Purpose Simulating System) – унифицированный язык имитационного моделирования, SIMAN (SIMulation ANalysis) – язык визуального моделирования.
Информационное моделирование, которое дает представление объектов предметной области, их свойств и отношений между ними. Примером может быть: ER-модель (Entity-Relationship model, модель «сущность-связь») – модель данных, позволяющая описывать концептуальные схемы предметной области. В качестве ее графической нотации, с помощью которой она визуализируется, используется диаграмма «сущность-связь» ER-диаграмма (Entity-Relationship Diagram, ERD). Данная модель использует следующие графические нотации (диаграммы):
- Нотация П. Чена (Peter Chen Notation),
- Нотация Баркера (Barker Notation),
- Нотация IE (Information Engineering) Дж. Мартина (James Martin) и К. Финкельштейна (Clive Finkelstein).
- Нотации IDEF1 и IDEF1X (Integration Definition for Information Modeling).
- Объектное-ориентированное моделирование
Объектно-ориентированное моделирование подразумевает описание процессов, как набора взаимодействующих объектов, т.е. производственных единиц.
Объект – это какой-либо предмет, который преобразуется при выполнении процессов. Например, объекты в модели бизнеса есть два вида объектов – активные (участники бизнес-процесса) и пассивные объекты (сырье, материалы, регламенты, документы), над которыми выполняют действия активные объекты.
Пример методов моделирования:
- Метод Гради Буча (Grady Booch), получивший условное название Booch или Booch'91, Booch Lite (позже – Booch'93).
- Метод Джеймса Румбаха (James Rumbaugh) или OMT (Object Modeling Technique), далее получил развитие в OMT-2.
- Метод Айвара Джекобсона (Ivar Jacobson) или OOSE (Object-Oriented Software Engineering).
На их основе был разработан язык UML (Unified Modeling Language) – унифицированный язык моделирования, в графическом виде описывает модели бизнес-процессов.
- Интегрированные методы (моделирование)
Интегрированные методы моделирования объединяют различные виды моделей – структурного анализа, объектно-ориентированные, имитационные и др.
- Методология ARIS (Architecture of Integrated Information Systems) – методология проектирования интегрированных информационных систем. Модель eEPC (Extended Event driven Process Chain) – расширенная цепочка процессов – это процессная модель, управляемая событиями. Применяется для описания бизнес-процессов нижнего уровня.
- G2 — методология и платформа компании Gensym для создания динамических интеллектуальных экспертных систем реального времени.
- BRM/BRMS (Business Rules Management / Business Rule Management System) – методология управления бизнес-правилами и система управления бизнес-правилами.
Как все это делать?
Это следующий и заключительный важный вопрос. Для этого созданные различные инструментальные средства – программные продукты (ПО). Подход к выбору программного продукта может быть различным, начиная от варианта поставки ПО – платное/бесплатное, заканчивая внутренним функционалом – т.е. набором тех методов (нотаций), которое оно поддерживает для описания деятельности фирмы.
Часто, говоря о программах моделирования бизнес-процессов, используют термин CASE-средства (Computer Aided Software Engineering). Но это более широкое понятие, которое включает не только описание бизнес-процессов, но и полный цикл создания и разработки программного обеспечения и информационных систем. Т.е. CASE-средства – это набор инструментов и методов программной инженерии для проектирования полного цикла.
Наиболее распространенное ПО, с помощью которого проводить моделирование и автоматизацию бизнес-процессов:
- ARIS Express
Достаточно простой в установке и использовании инструмент, для моделирования бизнес-процессов. Подходит для начинающих пользователей.
- ERwin Data Modeler
Программа для проектирования и документирования баз данных.
- Rational Software Architect
Средство моделирования на платформе Eclipse, потомок Rational Rose, разрабатывается и поддерживается Rational Software. Сейчас в составе IBM.
- Microsoft Visio
Векторный графический редактор, редактор диаграмм и блок-схем для Windows, входящий в состав пакета программ Microsoft Office.
- Business Studio
Достаточно мощный и интуитивно понятный программный продукт для моделирования бизнес-архитектуры и бизнес-процессов российского разработчика «К «Современные технологии управления».
- AllFusion Process Modeler (BPWIN)
Инструмент, позволяющий проводить описание, анализ и моделирование модели данных, поддерживает методологии: IDEF0 (функциональное моделирование), DFD (моделирование потоков данных) и IDEF3 (моделирование потоков работ).
- Бизнес-инженер
Еще один инструмент моделирования бизнес-процессов от российских разработчиков – компании БИТЕК (Бизнес-инжиниринговые технологии).
- Bizagi Process Modeler
Бесплатное программное обеспечение для создания диаграмм процессов и документации в нотации стандарта BPMN.
- IBM WebSphere Business Modeler
Программное средство для моделирования, имитации и анализа бизнес-процессов.
- ELMA
Бесплатная российская разработка для моделирования. Поддерживает нотацию BPMN.
Как видно, рынок программного обеспечения – инструментальных средств моделирования бизнес-процессов в различных нотациях, представлен достаточно хорошо.
При подготовке данной статьи были использованы следующие материалы:
- Андерсен Бьёрн. Бизнес-процессы. Инструменты совершенствования /Пер. с англ. С.В. Ариничева /Науч. ред. Ю.П. Адлер. - М.: РИА «Стандарты и качество», 2003.- 272 с, илл. - (Серия «Практический менеджмент»).
- Репин В.В. Моделирование бизнес-процессов в нотации BPMN. Пособие для начинающих. Часть I / В. Репин — «Издательские решения»
- Репин В.В., Елиферов В.Г. Процессный подход к управлению. Моделирование бизнес-процессов / Владимир Репнин, Виталий Елиферов. – М.: Манн, Иванов и Фербер, 2013. – 544 с.
- Цуканова О. А. Методология и инструментарий моделирования бизнес-процессов: учебное пособие – СПб.: Университет ИТМО, 2015. – 100 с.
- Анализ и моделирование бизнес-процессов. Курс. Режим доступа: https://openedu.ru/course/hse/process/
