Проблема: Идет внедрение на очередном предприятии. Как обычно, в головах царит хаос, вокруг зоопарк экселя. Полным ходом идет автоматизация бардака, в результате получаем на выходе – автоматизированный бардак.
Симптомы: Каждый отдел по-своему классифицирует состояние сделки, по-своему отражает события по сделке, в частности это проявляется в разных подходах в бухгалтерском и управленческих учетах.
Причина: Отсутствует методическая база на предприятии. Она даже не находится в зачаточном состоянии. Её просто нет!
Решение: Разработать простую и универсальную концепцию учета сделок и внедрить в её в сознание каждого сотрудника. Учитывая занятость и объем оперативной памяти пользователей решено уместить её на 3-х листах А4.
Так появился документ:
Методологические материалы по использованию АС ОУУ
Автоматизированная система оперативного управленческого учёта, сокращённо АС ОУУ, является информационной системой. Назначение данной информационной системы заключается в отражении текущего состояния некоторой предметной области в режиме он-лайн, с возможностью проводить анализ динамики изменений состояний отраженных событий.
Для правильного понимания логики функционирования АС ОУУ необходимо рассмотреть элементы предметной области системы – деятельности компании.
Бизнес процессы
Вся хозяйственная деятельность предприятия представляет собой совокупность взаимосвязанных и взаимообусловленных действий, работ, выполняемых сотрудниками предприятия. Поэтому деятельность предприятия по достижению своих целей может рассматриваться как совокупность бизнес-процессов.
Бизнес-процесс – это совокупность (набор) логичных, последовательных и взаимосвязанных действий (мероприятий), выполнение которых приводит к некоторому результату и/или состоянию.
Бизнес-процессы имеют иерархическую структуру. Т.е. любой бизнес-процесс может быть разбит на подпроцессы, а те, в свою очередь, на действия, мероприятия и т.д. С другой стороны каждый бизнес-процесс может рассматриваться как подпроцесс более общего процесса.
Бизнес-процессы подразделяются на производственные и административные. В дальнейшем производственный бизнес-процесс будем называть производственным процессом, а административный бизнес-процесс будем называть просто бизнес-процессом.
Определение сделки
Базовым элементом (бизнес-процессом) хозяйственной деятельности предприятия, в результате которого, собственно, и появляется прибыль, является сделка.
 |
Можно сказать, что сделка – это акт обмена некоторого количества материальных ресурсов (или услуг) на некоторую сумму денег (финансовых ресурсов) на определенных, предварительно оговоренных условиях. Отношение суммы денег к количеству материальных ресурсов определяет цену сделки. |
Именно наличие совокупности предварительно оговоренных условий, неизменных при исполнении обязательств по сделке отличает одну сделку от другой. Иными словами, в рамках одной сделки на основе предварительной договоренности может осуществляться как несколько поставок материальных ресурсов, так и несколько платежей.
В сделке обычно участвуют две стороны, хотя бывают и трёхсторонние сделки. Трёх- и более стороннюю сделку всегда можно свести к нескольким двусторонним.
Часто сделку отождествляют с договором. Это неправильно. В рамках одного договора, например, поставки, может быть осуществлено несколько сделок. Да и одна сделка, может оговариваться в нескольких договорах. Вообще говоря, договор – это более широкое понятие.
Важно подчеркнуть, что факт заключения сделки уже накладывает взаимные материальные и/или финансовые обязательства на обе стороны, участвующие в сделке. «Ты – мне (товар), а я – тебе (деньги)». В бухгалтерии на этом этапе сделку еще «не видят» (не учитывают). В бухгалтерский учет информация попадает только тогда, когда по сделке началось движение либо денег, либо товара (первое событие). При этом информация о сделке, как таковой, в бухгалтерский учет вообще не попадает. Точнее сказать, она присутствует в виде договоров или счетов, но в бухгалтерских учётных регистрах не отражается.
Но в управленческом учете информация о самом факте заключения сделки, так и ее условиях должна присутствовать, так как без этой информации невозможно осуществлять планирование движения денежных средств и товароматериальных ценностей.
Этапы сделки.
Осуществление сделки представляет собой бизнес-процесс, в котором можно выделить пять подпроцессов: три основных и два вспомогательных или обеспечивающих.
Основные подпроцессы.
- Собственно заключение сделки, т.е. достижение договоренности с контрагентом (поставщиком или покупателем) об акте купли-продажи на оговоренных и зафиксированных условиях.
- Осуществление и контроль движения (отгрузки или доставки) товароматериальных ценностей (ТМЦ) или услуг по сделке.
- Осуществление и контроль движения денежных средств (ДС) по сделке.
Вспомогательные (обеспечивающие) подпроцессы.
- Обеспечение и контроль движения документов по сделке;
- Контроль исполнения обязательств по сделке, наличия правильно оформленных документов; передача документов в бухгалтерию.
Первый этап обычно предшествует всем остальным. Второй, третий выполняются параллельно. А в завершение выполняются действия четвертого и пятого этапов, на которых, как правило, внимание не акцентируют и в отдельный этап не выделяют.
Важно понимать, что каждый из этапов (подпроцессов) сделки в свою очередь может быть разбит на более «мелкие» подпроцессы.
Поскольку сделка представляет собой процесс, разворачивающийся во времени и пространстве, то будет целесообразным для более детального понимания сути происходящих процессов, представить этапы выполнения сделки в виде временной диаграммы Ганта.
При «нормальном» протекании каждая сделка имеет три временных этапа, четыре состояния, которые разделяются событиями.
Классификация сделок
Сделки подразделяются:
- по виду – на сделки закупки (входящие) и сделки продажи (исходящие);
- по форме оплаты – на сделки с безналичной оплатой и оплатой наличными
- по условиям оплаты – по факту поставки, с отсрочкой платежа, по предоплате;
- по месту отгрузки – с «наших» складов или со складов поставщиков;
- по доставке – «наша» доставка или доставку обеспечивает контрагент.
Исходя из приведенной классификации, можно говорить, что в нашей работе используются сделки различных типов. И каждый тип сделок порождает свой уникальный набор хозяйственных операций, который и отражается соответствующим образом в АС ОУУ.
Ресурсы
Другим важным элементом предметной области информационной системы АС ОУУ являются ресурсы предприятия.
Каждое предприятие в процессе своей деятельности приобретает, потребляет, производит и продает, то есть по сути, преобразовывает, различные ресурсы.
Любые ресурсы, используемые предприятием, могут быть отнесены к одному из пяти видов:
- люди, человеческие ресурсы – сотрудники предприятия;
- капитал, финансовые ресурсы;
- материальные ресурсы;
- технологические ресурсы;
- информационные ресурсы.
Основной задачей любой учётной системы и является сбор, обработка, хранение и предоставление пользователям информации о текущем состоянии ресурсов предприятия и динамике его изменения.
Формально можно сказать, что в результате деятельности предприятия, т.е. исполнения бизнес-процессов, как производственных, так и административных, происходит изменение состояния ресурсов предприятия, количественное и/или качественное.
PS Как ни странно, но такой простой документ совершил просто Чудо. Любой спор грозящий перейти в состояние в ступора, останавливался одной фразой: «Сделка - состояние законтрактовано» И не важно собеседник понимал суть фразы или делал вид, что понимает, но дальше начинался конструктивный диалог, который почему-то обязательно заканчивался фразой содержащей в той или иной форме слова «первое событие» с многозначительной миной.
PS2 Большое спасибо проекту «Доминикана», который помог мне открыть для себя Инфостарт. Благодаря проекту я превратился из пассивного наблюдателя в активного участника дискуссий. Проходит время, приходит опыт, заживают набитые шишки, проблемы решаются на уровне рефлексов. Проходит время батлов, приходит время принимать пользователей такими, какие они есть. И если мои архивы кому-то в этом помогут – буду очень рад.
PS3 Ах да! Было бы интересно взглянуть на архивы других разработчиков – любопытно, кто и как видит Сделку?