Навык подготовки доклада важен в любой сфере: не только для тех, кто хочет выступать на конференциях, но и для тех, кому нужно проводить совещания, передавать опыт коллегам или учить детей. Мы обсудим следующие вопросы:
-
Как выбрать тему для доклада и не показаться банальным. Потому что первая мысль при подаче доклада обычно звучит так: «Ну это же и так все знают, зачем об этом вообще говорить?». Сразу проявляется синдром самозванца: одно дело, когда к вам обращаются напрямую: «Ты в этом разбираешься, расскажи!» И совсем другое – самому выйти и заявить: «Мне есть, чем поделиться». Тут же возникает ступор: «А зачем? Кому это вообще нужно?»
-
Как сформулировать тему, чтобы привлечь внимание слушателей – вне зависимости от того, готовитесь ли вы к выступлению на конференции или просто хотите записать ролик для YouTube.
-
Как качественно подготовиться к выступлению – об этом тоже скажу, но совсем чуть-чуть, только самое интересное.
Выбор темы доклада. Миф: «Все же это и так знают»
Самое главное при выборе темы доклада – чтобы эта информация была кому-то нужна. Потому что если вы прожили этот опыт и сделали выводы – эта история будет полезна для тех, кто хочет пройти этот путь быстрее.
Сформулируйте, какую главную мысль вы хотите донести слушателям. Что именно будет выступать в качестве «красной линии», соединять все ваши примеры, вызывать эмоции и заставлять задуматься. Что слушатель унесет с собой после вашего выступления. Сформулируйте это так:
-
«Я хочу, чтобы после моего выступления слушатели научились…»
-
«Я хочу, чтобы они узнали…»
-
«Я хочу, чтобы они поняли…»
Не «я хочу поделиться», а «я хочу, чтобы мои слушатели…» – научились, запомнили, попробовали, получили результат. Это и есть точка фокуса, вокруг которой выстроится вся остальная структура: примеры, истории, эмоции, детали. Если вы с самого начала понимаете, что именно хотите передать, всё остальное не имеет значения.
Сделайте акцент на том, что вы умеете делать лучше всего в профессиональном плане и доносите свою ключевую мысль через этот опыт. Например, вы отлично умеете составлять технические задания – расскажите, как вы это делаете. Ваш опыт может оказаться ценным для других. Именно такие личные истории и конкретные кейсы делают доклад живым и интересным.
Подумайте, какой случай, кейс, историю с практики вы хотите рассказать, и чему он вас научил. Истории, примеры, реальные диалоги с заказчиками или коллегами – всё это делает выступление живым, запоминающимся. Даже если вам кажется, что это что-то банальное – поверьте, в этом и есть сила. Рассказывайте о том, что вы действительно прожили.
Задайте себе вопрос – кто нуждается в этой информации? Для кого вы будете говорить? Кто ваша целевая аудитория? Какой стиль подачи и глубина материала им больше подходит? Одно дело – рассказывать что-то новичкам или своему отделу на планёрке, другое – выступить на конференции перед сотней человек. Связь между темой, форматом и уровнем аудитории – ключевая.
Формулировка темы доклада
Правила формулировки темы доклада – совершенно банальные:
-
Тема должна быть сформулирована коротко – не из разряда: «Как космические корабли бороздят просторы вселенной в 12 квантовом квадрате во время солнцестояния». В таком названии люди запутаются и после трех букв не будут читать. Недавний пример из жизни: мы готовим для сотрудников вебинар по тому, как укреплять внимание и выискивать погрешности в ходе своей работы. И в процессе подготовки к этому вебинару коллега присылает мне статью о тренировке внимания. Я открываю текст и понимаю, что у меня не хватает внимания прочитать статью про внимание. Слишком много буков. Так быть не должно – слишком тяжелая или заумная тема не привлечет, не заинтересует, не зажгет.
-
Тема должна содержать полезные инструменты, решать боли и проблемы вашей целевой аудитории. Это важно, потому что если у вас болит, вы ищете ответ на свой вопрос и откликаетесь как слушатель. Если этот ответ сформулирован в теме, его легко узнать.
-
Тема должна быть сформулирована понятным языком. Например, если я сейчас начну говорить языком психологии про эрудированность и эмпатичные влияния психологических процессов – это будет непонятно.
Причем есть интересная закономерность: чем опытнее спикер, тем проще он говорит. Согласитесь, если человек пытается умничать – это выглядит высокомерно, наигранно, плохо и неинтересно. Сразу вызывает отторжение.
Даже если вы сами любите умные книги – это одно, а когда ты приходишь к человеку, от него всегда хочется благоприятного, бодрого, доброго отношения. Поэтому будьте понятными – это вам сильно поможет. Если вы нравитесь, к вам будут приходить.
Секреты подготовки к докладу
Хочу поделиться несколькими практичными приёмами, которые помогут вам не упустить ключевые детали доклада – особенно когда времени впритык и нужно параллельно делать презентацию.
Держите в голове главную мысль. Если вы хотите что-то донести до аудитории, главная мысль у вас должна быть записана. Выразите ее в виде цитаты или каким-то другим способом и держите перед собой во время подготовки к докладу.
Заранее постройте структуру выступления и структуру слайдов. Разбейте вашу тему на 2-4 главных вопроса. Вне зависимости от того, ограничены ли вы по времени, структура с опорой на одну идею позволит вам удерживать внимание аудитории и уложиться в формат – будь то 30 минут или 2 часа.
Не перегружайте структуру презентации лишней информацией и лишними слайдами. «Все, что просто, то и понятно!» На Инфостарте есть классные спикеры, которые оставляют на слайдах множество пояснений. Но они это делают не для того, чтобы вы читали эту информацию с экрана, а для того, чтобы потом изучили в полученной презентации. И это, скорее, исключение, применимое в ситуации, когда на слайде нужно подробнее раскрыть кусочек теории. Во всех остальных случаях – одна ключевая мысль, разбиваете на три вопроса, и у вас получается структура слайдов.
Каждый пункт опишите 3-4 предложениями. Дополните своими примерами и мыслями. Расскажу, как структуру слайдов делаю я:
-
Обычно я использую шаблон – корпоративный или для конференции.
-
Начинаю с оглавления и завершаю итоговым слайдом с финальной мыслью – два слайда уже готовы.
-
Затем беру 2-4 ключевых вопроса темы – и под каждый делаю по одному слайду.
-
На каждом слайде – 3-4 предложения, к которым позже можно добавить иллюстрации, скриншоты, что-то вспомогательное.
-
На следующем этапе дайте этой структуре немного «отлежаться». Походите с ней, подправьте формулировки. Не спешите делать презентацию сразу и по порядку – начните с конца или с середины, если так проще.
-
Когда вы сжились с этими тремя вопросами, которые должны раскрыть мысль, сделайте на каждый из них еще по паре слайдов и раскройте их тоже тремя предложениями.
-
И только после этого добавляйте в презентацию примеры и, если вам нужно, пишите подстрочник – для этого у вас внизу слайда есть поле комментариев. Я не пишу подстрочник, но я часто вставляю туда ссылки, оставляю напоминания о том, что нужно рассказать, на какую книгу сослаться.
У вас получится классическая презентация – 12 слайдов на 20-минутное выступление:
-
титульный, итоговый слайд и оглавление;
-
три вопроса;
-
на каждый из вопросов – три слайда;
-
на каждый слайд – три предложения.
Все вместе – единая конструкция.
Помните: слайды – это не текст выступления. Презентация должна быть опорой, а не сценарием. Не старайтесь впихнуть на слайды все, что собираетесь сказать. И тем более – не читайте со слайда. Если боитесь забыть – используйте заметки или подстрочник к слайдам.
Сокращайте тезисы так, чтобы они не перегружали слайд. Отойдите на пару метров от экрана – если слайд читается и выглядит нормально, значит, все в порядке.
Будьте настоящими! Самое важное, чтобы презентация нравилась вам. Когда вы отправляете презентацию на проверку модератору или руководителю, выслушайте замечания, но помните: это больше рекомендация, нежели толчок к тому, чтобы все переделать. Презентация – это ваш инструмент, и только вы знаете, что хотите донести. Бывает, коллеги могут жестко раскритиковать, особенно, если вы новичок. Но это не повод все бросать. Помните: к вам придет та аудитория, которой ваша тема интересна и нужна. Вы же тоже не всех слушаете – вы слушаете только тех, кто вам интересен. Здесь то же самое. Вас придут слушать такие же, как вы. Ваши мысли будут понятны таким, как вы. Так рождается передача информации.
Итого: 12 лайфхаков
Подытожим все то, что я говорила:
-
Сформулируйте главную мысль или результат, который вы хотите донести.
-
Узнайте своего слушателя. Если вы хотите передать какие-то знания как наставник, спросите у своей аудитории, на какие три ключевых вопроса они хотят получить ответы.
-
Помните, что любой ваш опыт ценен для слушателя – не обесценивайте свои знания, думая, что все и так все знают. На самом деле – нет. Даже простые вещи вроде SMART, которые кажутся базовыми, далеко не всем знакомы. Если люди к вам пришли, значит, им этот опыт нужен.
-
Будьте понятным аудитории.
-
Сформулируйте тему просто и вообще говорите как можно проще. Если используете термины – обязательно объясняйте их. Иначе люди постесняются спросить и просто начнут гуглить во время выступления вместо того, чтобы вас слушать.
-
Продумайте, какую боль решает вас спич для слушателя.
-
Подготовьте основную структуру – не старайтесь готовиться сразу по порядку.
-
Наполните каждый пункт вашими «золотыми» мыслями.
-
Подготовьте примеры и истории. Записывайте идеи сразу, когда они приходят – в момент выступления они могут не вспомниться, даже если это анекдот или шутка.
-
Сделайте презентацию, которая будет «опорой»,
-
Если есть возможность, расскажите доклад «пробной» аудитории – в семье, на работе. Обязательно прогоните его перед кем-то.
-
Главное – делайте, что хотите и как хотите. Будьте настоящими.
Вопросы и ответы
Получается, что сам текст доклада лучше написать в подстрочнике*
В подстрочник лучше записать анекдоты, шутки, примеры. Особенно в первый раз – чтобы не забыть. Я иногда цитаты пишу – например, я прочитала какую-то книгу и вставляю в комментарии цитату, которую нужно упомянуть, чтобы было логично.
Но вообще я не рекомендую читать подстрочник – когда вы читаете презентацию, это ужасно выглядит. Вы так теряете контакт с аудиторией. В подстрочник лучше подглядывать.
А еще вместо подстрочника можно подглядывать в заметки на телефоне. Причем сейчас это абсолютно не стыдно. 5 лет назад это шокировало, а сейчас это нормально – мы привыкли, что люди туда записывают. Мы вообще стали другими. Я обожаю момент, когда показываешь слайд – и сразу у аудитории подлетают телефоны. Это значит, что вы дали что-то важное. Шикарный эффект, классно смотрится.
Поэтому не надо, не пишите подстрочник, не приучайте себя. В вашей голове все и так есть. Вы же сделали эту презентацию.
Конечно, если вам так комфортнее – делайте как хотите. Но это реально снижает контакт с аудиторией.
Может быть у вас есть пара лайфхаков, как бороться с волнением? Потому что даже если знаешь аудиторию, уверен в себе, при выходе начинается какой-то лёгкий непонятный мандраж. Что это за психологическая особенность?
Волнение – это хорошо, это признак того, что вам не всё равно. Я сама всегда волнуюсь. Уверенность приходит с опытом, и зависит от количества повторений желаемого действия. Хотите выступать уверенно – выступайте чаще. Просто делайте, пробуйте и оставайтесь собой.
Стоит ли во время доклада работать с аудиторией? Например, нужно ли отвечать, когда задают вопросы во время доклада? Или стоит все-таки сразу предупредить, что все вопросы в конце?
Всё зависит от вашей индивидуальности. Я люблю работать с аудиторией: задаю вопросы, смотрю на реакцию, даже если люди в телефонах – это тоже взаимодействие.
Даже на вебинарах я чувствую, что участники делают, хотя не вижу их. Но если вас сбивает такое общение – предупредите в начале, что на вопросы ответите позже.
У каждого свой стиль: кто-то статичен, а кто-то – как я – двигается по сцене. Главное – быть собой. Ваша энергия найдёт своего слушателя. Действуйте так, как удобно именно вам.
*************
Статья написана по итогам доклада (видео), прочитанного на конференции Анализ & Управление в ИТ-проектах.
