Много говорится о преимуществах и возможностях, которые получают компании, при качественном внедрении ERP систем. Так же достаточно статей о том, «как победить бумажного дракона» на предприятии, через внедрение системы электронного документооборота (СЭД). В своей статье я расскажу о возможностях, которые даст интеграция учетной системы (1С: Управление производственным предприятием ред. 1.3. Далее по тексту: УПП) и системы электронного документооборота (1С:Документооборот. Далее по тексту: ДО).
Интеграция УПП и ДО производится путем внедрения в УПП модулей, справочников и других объектов из БСП ("1С:Библиотека стандартных подсистем 8.2" (БСП) - инструмент разработчика, который представляет собой набор универсальных функциональных подсистем и технологию для разработки прикладных решений на платформе "1С:Предприятие 8.2".). Более подробно о БСП можно прочитать здесь: http://v8.1c.ru/ssl/
Фирма «1С» разрешает использование БСП зарегистрированным пользователям системы «1С:Предприятие 8» версии ПРОФ, имеющим действующую подписку на ИТС, для разработки прикладных решений, предназначенных как для собственной автоматизации, так и для тиражирования, без дополнительной оплаты. Более подробно о порядке использования БСП можно прочитать здесь: http://www.1c.ru/news/info.jsp?id=11853
Относительно недавно (17.12.2010) компания «1С» выпустила новое решение для автоматизации документооборота: 1С:Документооборот ред.1.1 версии ПРОФ и КОРП (версия КОРП включает в себя максимальный функционал конфигурации), затем (01.03.2012) была выпущена новая редакция 1.2. Подробное описание возможностей данной конфигурации можно прочитать здесь: http://v8.1c.ru/doc8/
Расскажу о наиболее понравившихся, лично мне, функций ДО КОРП:
- Маршрутизация документов, т.е. гибкие инструменты настройки маршрутов согласования документов через бизнес-процессы.
- Распознавание текстов (через внешние компоненты).
- Потоковое сканирование и загрузка в базу данных напрямую со сканера.
- Штрихкодирование документов.
- Полнотекстовый поиск документов по всей базе данных, в том числе поиск в распознанном тексте.
- Широкие возможности почтового клиента.
Очень понравилась статья Алексея Бочкова, которая рассказывает о расширении возможностей 1С:Документооборота в части интеграции её с почтовым клиентом MS Outlook: //infostart.ru/public/143405/
О функционале и возможностях 1С:УПП говорить не буду, т.к. думаю что о них все знают, но если всё же кто-то не знает, то Вам сюда: http://v8.1c.ru/enterprise/
Не смотря на то, что ERP-системы и СЭД работают с корпоративной информацией, с документами, автоматизируя бизнес-процессы, характер этой информации, методы обработки, задачи и цели систем различны. Основу данных ERP-систем составляет хорошо структурированная информация. Документ ERP-системы — это чётко заданная форма, где набору реквизитов соответствуют их значения и определённая логика обработки. В отличии от ERP, СЭД работает со всеми видами документов. Документы представлены в электронных архивах в виде файлов информации (текстовых файлах, графических файлах, фото, видео и т.д.), т. е. существенно более крупных единиц, значительно менее пригодных для компьютерного анализа и обработки. И в этой связи ERP и СЭД очень хорошо дополняют друг друга. Интеграция ERP-систем с СЭД обеспечивает поддержку бизнес-процессов всего предприятия — через оперативное управление документами, образами, потоками работ, корпоративными отчетами и др. C помощью СЭД внутри ERP-систем становится доступной вся необходимая информация и данные — счета, запросы клиентов (документы, факсы и сообщения электронной почты), чертежи и др.
Как я уже говорил, возможна интеграция УПП и ДО, через внедрение в УПП уже готовых механизмов из БСП, но с небольшой корректировкой, т.к. в БСП модули интеграции с документооборотом предназначены для конфигураций, работающих на управляемом приложении, таких как, например: Управление торговлей ред. 11. Однако ничего не возможного нет, необходимо проделать много ювелирной работы по совмещению общих модулей, добавлению нужных объектов и т.д. Хочу отметить еще один нюанс: из БСП версии 2.1.2 исключены модули интеграции с Документооборотом, таким образом, для интеграции УПП с ДО нужно использовать релиз БСП 2.0.1.19.
В итоге в УПП появляются следующие возможности:
1. Создание документов в Документообороте на основании объектов УПП.
2. Старт процессов документооборота по объектам УПП.
3. Хранение в документообороте файлов в привязке к объектам УПП.
При этом хочется отметить, что обмен данными между двумя системами (ERP и СЭД) происходит через Web сервисы и для пользователя практически не заметно. Пользователь, работая, например в УПП, не запускает еще одну информационную систему для просмотра или прикрепления сопутствующих файлов, он работает в одной базе данных (с одним приложением), что очень удобно и позволяет быстро и легко внедрить данный функционал на предприятии, т.к. не приходится проводить дополнительное обучение по работе с новой программой и пользователям морально легче приспособиться к изменениям.
В результате интеграции Вы получите систему электронного документооборота, тесно связанную с функционалом ERP системы. Подобное решение обеспечит возможность хранения электронных документов любых типов (с привязкой или к документу ERP-системы, или к элементу любого справочника), а также предоставит средства управления процессом согласования (утверждения) документов. Пользователи получат интегрированный интерфейс работы с документами, в рамках которого им будет одновременно доступна структурированная информация о документе (основные реквизиты документа, сумма документа, строки табличной части и т.д.), о процессе утверждения документа (история и комментарии группы согласования) и обо всей неструктурированной информации, относящейся к документу (документы MS Office, сканы, изображения и т. д.).
Теперь расскажу не много об опыте подобной интеграции. Внедрение проводилось в территориально распределенном холдинге, насчитывавшем около 10 активно действовавших производственных предприятий в трех регионах России. На момент принятия решения о внедрении СЭД, в холдинге уже использовалась единая ERP система на базе УПП ред.1.3 и было автоматизировано около 150 рабочих мест. В качестве системы СЭД была выбрана конфигурация 1С:Документооборот КОРП.
С использованием 1С: Документооборот были автоматизированы следующие участки учета:
- Регистрация входящей корреспонденции;
- Регистрация исходящей корреспонденции;
- Согласование и регистрация внутренних документов (договоров, приказов, кадровых документов, доверенностей и т.д.). Согласование проходило через почтового клиента MS Outlook с автоматической передачей данных в ДО.
- Архив документов.
Интеграция УПП с ДО открыла следующие возможности:
- Процесс согласования и регистрации договора в учетной системе стал более прозрачным, за счет того, что проект договора согласовывался в ДО (используя возможности ДО, в любой момент можно проследить на какой стадии находится бизнес-процесс) и после его утверждения, создавалась карточка договора в УПП, с привязкой скана оригинала договора и другой сопутствующей информации.
На схеме ниже представлен бизнес-процесс «Ввод нового договора в КИС» на предприятии заказчика. Хочется отметить, что юридический департамент и департамент делопроизводства работают только в 1С:Документооборот и необходимые договоры автоматически регистрируются (создаются) в учетной системе после их утверждения и подписания.
2. ДО использовалось в качестве хранилища внешних файлов (документов, фото, сканов и т.д.). С технической точки зрения – это позволило не раздувать размеры учетной базы данных (УПП), которая и без того была около 30 ГБ. С точки зрения ведения учета – это позволило пользователям в любой момент времени иметь возможность удобного просмотра и хранения сопутствующей информации об объектах учета и хозяйственных операциях. Например, карточка договора в УПП стала уже чуть больше чем набором скудной информацией (номер, дата и т.д.), теперь бухгалтер (менеджер по продажам, казначей, экономист и т.д.) мог в любой момент посмотреть условия договора, дополнительные соглашения по договору и т.д.
В карточке контрагента (УПП) на закладке «Договоры» видно наличие оригинала договора:
Работа связки УПП и ДО в Web клиенте:
Таким образом, интеграция учетной системы и системы электронного документооборота позволит гармонично дополнить функционал этих двух систем. Подобный симбиоз улучшит качество и скорость учета, за счет быстрого и удобного доступа к электронным документам с привязкой к данным ERP системы.
Существует готовое тиражное решение "Интеграция с 1С:Документооборот" с последующей поддержкой: http://www.1c.ru/news/info.jsp?id=19913
Видео-ролики, демонстрирующие порядок работы в 1С:УПП интегрированном с 1С:Документооборот:
https://www.youtube.com/channel/UCR0w07GaRZMF18skvSrnnhQ
