Как подготовиться к переносу данных
Для чего предназначен конвертер и что он собой представляет?
Конвертер предназначен для перегрузки справочных данных, накопленных в процессе работы, из 1С:ITIL в 1С:ITILIUM.
Инструмент разработан на платформе «1С:Предприятие», прямые запросы к базам данных не использует, все действия выполняются средствами платформы.
Конвертер выполнен в форме обработки, которая имеет 2 части:
- первая работает в среде 1С:ITIL и содержит настройки для выгрузки данных,
- вторая — для 1С:ITILIUM, с ее помощью данные загружаются в программу.
Конвертация данных из 1С:ITIL в 1C:ITILIUM (выгрузка данных)
Конвертация данных из 1С:ITIL в 1C:ITILIUM (загрузка данных)
Где взять конвертер и инструкцию по его применению?
Конвертер поставляется вместе с первым релизом 1С:ITILIUM и предоставляется бесплатно. Инструкция по использованию как встроена в сам конвертер, так и включена в поставку первого релиза 1С:ITILIUM отдельным файлом.
Что должно быть готово в 1С:ITILIUM для запуска конвертера
Для работы в 1С:ITILIUM необходимо подготовить соответствующую инфраструктуру.
Сколько времени потребуется на загрузку/выгрузку данных?
Выгрузка данных занимает меньше времени, чем их загрузка. Для небольших баз (объемом примерно 5–10 тысяч документов) выгрузка занимает до 1 часа, загрузка — примерно 2–3 часа. Время операции зависит от используемого оборудования («железа») и свободной мощности сервера «1С:Предприятие».
Для больших баз время выгрузки и загрузки заметно увеличивается, поэтому мы предусмотрели алгоритм перехода, который не требует остановки в работе сервисов. Сам алгоритм рассмотрен ниже.
Можно ли на одной неделе выгрузить данные, а на другой — загрузить?
Да, конвертер допускает такой вариант. Выгрузка данных всегда происходит в два этапа, как и их загрузка.
На первом этапе выгружается вся история операций, совершенных до первой выгрузки. На втором этапе происходит выгрузка изменений, поступивших с момента первой выгрузки.
Если, например, вы будете выгружать данные с разницей в неделю между первой и второй выгрузкой, это просто на несколько минут увеличит второй этап. Однако мы рекомендуем проводить оба этапа последовательно друг за другом. При невозможности так сделать, вполне допустимо на одних выходных сделать выгрузку, а на других — загрузку. На втором этапе данных передается значительно меньше, и потому его можно выполнить за один прием.
Можно ли пользоваться конвертером много раз?
Можно, выгрузка ничего не меняет в основной базе. Поэтому можно выгрузить данные несколько раз.
Имеет ли конвертер открытый исходный код?
Да, конвертер имеет полностью открытый исходный код. В нем нет никаких защищаемых или скрываемых объектов, инструмент не является частью конфигурации.
Пользователь, который запускает конвертер, должен обладать правами на чтение для всей конфигурации (при этом во избежание неожиданных проблем рекомендуется иметь полные права на систему).
Конвертер не делает никаких скрытых или явных http-запросов в интернет и не передает никакие данные наружу. Все данные выгружаются в файл с понятной структурой JSON, его можно легко прочитать.
Если в 1С:ITIL данных недостаточно или в файл попали не все нужные данные, это можно подправить вручную — мы предусмотрели и такую возможность.
Можно ли дописать конвертер под свои нужды?
Любой пользователь может дописать конвертер под свои нужны. Можно включить в него те объекты, которые вам особенно нужны, или добавить ту логику переноса данных, которую вы считаете более правильной. Например, если у вас есть доработанный функционал с новыми данными, они не будут перенесены по умолчанию. Тогда вы сможете дописать конвертер для переноса таких данных и сделать доработки уже в самом 1С:ITILIUM.
Использование конвертера также удобно, если вы захотите перенести что-то, что не переносится стандартным образом. Это гораздо лучше, чем писать что-то с нуля.
Заменит ли конвертер полноценное внедрение 1С:ITILIUM?
Нет. Конвертер — это инструмент для комфортного переноса части справочной информации. Внедрение — шире, чем простой перенос данных. Полноценное внедрение включает в себя настройку системы и обучение персонала.
Напомним, что конвертер не переносит настройки. Разность архитектур 1С:ITIL и 1С:ITILIUM не дает такой возможности, то есть настраивать систему придется вручную.
Только ли конвертер поможет в переносе данных?
Конвертер может использоваться совместно с другими вариантами загрузки данных. Если все необходимые данные есть в Active Directory, проще загрузить их оттуда. Кроме того, если после использования конвертера есть необходимость догрузить какие-либо данные, в этом поможет загрузка из Excel, платформа 1С обеспечивает такую возможность.
Какие данные переносит конвертер?
Какие именно объекты переносятся из 1С:ITIL в 1С:ITILIUM, а какие нет?
Мы стараемся перенести те данные, которые помогут в дальнейшей работе пользователей. Самые важные — это описание проблемы и то, как эта проблема решена. Такие данные в том числе полезны для машинного обучения и помогают при решении однотипных обращений.
- «Инциденты/Запросы» транслируются в «Обращения» (переносятся дата, наименование, описание, клиент, контактное лицо, услуга, ответственный и статус документа).
- «Задача» переносится в документ «Наряд».
- «Запрос на изменение» переносится в документ «Изменение».
- «Событие», «Релиз», «Проблема», «Пользователь» переносятся в одноименные документы.
Но есть и те объекты, которые не могут быть перенесены при помощи конвертера, их необходимо настраивать в 1С:ITILIUM вручную. Это:
- настройка маршрутов и триггеров;
- настройки разбора электронной почты, отправки сообщений;
- история обработки активов;
- шаблоны уведомлений.
Почему так происходит? Разница в архитектуре систем 1С:ITILIUM и 1С:ITIL не позволяет перенести настройки маршрутов as is. В 1С:ITILIUM для управления жизненным циклом служат сценарии обработки, поэтому эти данные необходимо перенести в ручном режиме и убедиться, что всё правильно сделано.
Настройки триггеров также не переносятся конвертером. Наиболее похожий в 1С:ITILIUM функционал — подсистема «Правила обработки». Настройки разбора электронной почты, отправки сообщений, а также история обработки активов подлежат ручному переносу.
Для шаблонов уведомлений предусмотрена своя логика переноса. В 1С:ITILIUM шаблоны содержат шапку сообщения и теги для каждого канала доставки. При обработке теги заменяются на поля из обращения, наряда или события. Уведомления в 1С:ITILIUM настраиваются в разрезе используемых каналов доставки. Все уведомления в системе построены на шаблонах.
С одной стороны, перечисленные настройки весьма сильно зависят друг от друга и влияют на то, как будет работать система. С другой — нет четкого соответствия настроек в двух системах, именно поэтому их надо переносить вручную.
Как переносить непереносимое: маршруты, триггеры, настройки обработки почтовых сообщений?
Как мы уже говорили, настройки конвертером не переносятся. Как можно перенести данные вручную? Даем пошаговую инструкцию.
Шаг 1. Для начала определите:
-
жизненный цикл обращения (сценарии обработки),
-
стадию жизненного цикла (движения по циклу),
-
действия в рамках стадий (правила обработки).
Под жизненным циклом обращения понимается время его существования с момента регистрации до закрытия и прекращения каких-либо активных действий с обращением.
Жизненный цикл состоит из стадий, каждая из них может развернуть путь обращения в ту или иную сторону. Это движение по стадиям сопровождается некоторыми действиями, которые зависят от внешних условий. Сам жизненный путь обращений в 1С:ITILIUM определяется сценариями обработки, а действия по жизненному циклу — правилами обработки. Поэтому для переноса маршрутов, которые имеют схожее назначение, нужно определить жизненный цикл, стадии жизненного цикла и действия на каждой стадии.
Шаг 2. Изучите, как в 1С:ITILIUM работают сценарии и правила обработки
Это позволит вам понять, какие условия могут применяться к обрабатываемым документам и какие действия они могут выполнять, а также как с помощью сценариев определяются рамки жизненного цикла.
К основным сценариям и правилам обработки относятся:
- изменение реквизитов,
- отправка уведомлений,
- создание последовательностей работ.
Шаг 3. Определите жизненный цикл обращения
При определении жизненного цикла обратите внимание на следующие параметры:
- уведомления и каналы их доставки (какие уведомления отправляются, по каким каналам доставки они должны быть доставлены);
- состояния обращения (в каких состояниях жизненного цикла может быть обращение, в каком состоянии начинается, в каком заканчивается, какие есть обязательные для заполнения значения на каждом этапе жизненного цикла обращения; важно понимать, что жизненный цикл обращений будет отличаться для разных клиентов);
- возможные исходы состояний (важно продумать моменты, чтобы обращение не перешло в стадию, из которой нет программного выхода).
Отследите, какие действия предпринимает система в случаях, когда обращение находится в определенной точке маршрута жизненного цикла:
- какие уведомления и кому отправляются;
- какие реквизиты меняются в документах;
- что происходит, если обращение «застряло» на какой-либо стадии жизненного цикла;
- как заканчивается жизненный цикл обращения, что при этом происходит.
Для решения этих вопросов можно использовать 1С:ITIL или документацию, полученную при внедрении системы.
Настраивать по памяти без составления карты матрицы тоже можно, но это неэффективно: всегда есть вероятность что-то забыть. Поэтому лучше всего перенести информацию на ментальную карту, в блокнот или любой другой инструмент для наглядного представления.
Шаг 4. Настройте жизненный цикл обращения в сценариях обработки
Сценарии обработки — это аналог маршрутов обработки. Путь обработки обращения строится в разрезе реквизита «тип документа», клиента, услуги и роли текущего пользователя.
Для каждого указанного разреза 1С:ITILIUM хранит матрицу возможных переходов по состояниям. На каждый узел этой матрицы завязана обязательность заполнения дополнительных полей и выполнения действий. Действия выполняются для прошедших фильтр обращений или нарядов по времени нахождения в узле матрицы либо при переходе в этот узел.
Действия — это не только изменение реквизитов, отправка уведомлений, создание обращений или нарядов, это еще и произвольные алгоритмы, указанные кодом в интерфейсе 1С:ITILIUM.
Итак, чтобы настроить жизненный цикл обращения, вам необходимо настроить матрицу переходов по состояниям и события в узлах жизненного цикла.
Шаг 5. Настройте механизм правил обработки
Назначение этой подсистемы — выполнение действий при совпадении условий и ситуаций.
Примеры ситуаций: открытие, запись обращений, нарядов, событий, нахождение в узле матрицы переходов. Отборы могут выполняться по реквизитам обращений, нарядов, дополнительным поля и пр. Это могут быть как предопределенные вычисляемые реквизиты (поля, которые непостоянны, но вычисляются в определенный момент, например, процент времени до крайнего срока выполнения обращений), так и произвольные конструкции с кодом.
Как перенести настройки обработки почтовых сообщений?
Настроить обработку почты перед началом работы в 1С:ITILIUM — одна из самых важных задач. При этом важно учитывать, что некоторые данные не будут перенесены конвертером, а именно:
- учетная запись почты,
- алгоритмы обработки почты,
- настройки пользователей.
Важно отметить, что для получения и отправки сообщений в 1С:ITILIUM можно использовать много учетных записей. При этом пользователи тонкого клиента и веб-портала почувствуют изменения в системе, и задача внедрения 1С:ITILIUM — минимизировать чувствительность от этих изменений, сделать переход на новое решение максимально плавным и комфортным.
Для работы с электронной почтой мы предлагаем пользователям 1С:ITIL следующие инструменты:
- подсистема правил обработки электронных сообщений (фильтрация, назначение стандартного/ручного алгоритма);
- шаблоны уведомлений;
- настройка исходящих уведомлений;
- настройка сценариев работы с входящей почтой.
Выше мы уже говорили о том, что подсистема правил обработки с произвольными условиями по реквизитам применяется при обработке обращений, нарядов и событий. Эта же подсистема используется и при обработке электронных сообщений.
1С:ITILIUM умеет гибко фильтровать входящие сообщения и обрабатывать отфильтрованные группы сообщений. Для обработки каждой группы назначается либо стандартный, либо ручной алгоритм действий.
- Ручной алгоритм обработки письма подразумевает подробную настройку стадий его обработки, вплоть до указания значения каждого реквизита регистрируемого или изменяемого обращения, наряда или события
- Стандартный алгоритм действий не подразумевает никаких дополнительных настроек и включает в себя регистрацию обращения, обработку общения с инициатором обращения, подтверждение и отклонение обращений, их оценку и согласование при необходимости.
Каждое уведомление в 1С:ITILIUM основано на шаблоне. Шаблон содержит шапку сообщения и теги для каждого канала доставки. При обработке теги заменяются на поля из обращения, наряда или события. Уведомления в настраиваются в разрезе используемых каналов доставки.
Как работать с исходящими и входящими сообщениями?
Для работы с исходящими сообщениями в сценариях обработки должно быть предварительно настроено формирование уведомлений. Почта отправляет сформированные уведомления.
Необходимо определить, какому клиенту должны уходить уведомления с выбранного почтового ящика. Для разных клиентов уведомления могут уходить из разных почтовых ящиков. Если ящик один, то все просто: его и используем. Если ящиков несколько, то такое соответствие необходимо настроить.
Работа со входящими сообщениями включает ряд условий, которые необходимо выполнить. Для настройки почты необходимо определить, как в системе должна обрабатываться почта:
- описать, какие действия выполнялись при поступлении каждого сообщения в 1С:ITIL;
- оценить, подходит ли типовой алгоритм обработки из 1С:ITILIUM;
- при необходимости настроить для каждого поступающего письма свой алгоритм обработки (1С:ITILIUM умеет гибко фильтровать входящие уведомления и действия для них).
Основные условия:
- значения реквизитов документа (можно указывать реквизиты реквизитов документа, глубина вложенности не ограничена);
- значения дополнительных полей документа;
- значения параметров, определяемые в справочнике «Предопределенные параметры правил обработки»;
- значения реквизитов табличных частей документа (для выполнения условия достаточно, чтобы хотя бы один из этих реквизитов удовлетворял поставленному условию);
- значения реквизитов и ресурсов уведомлений.
Для входящих сообщений предусмотрены следующие основные действия.
- Регистрация обращения. Регистрирует документ «Обращение». Настройки позволяют указать соответствие каждого реквизита документа «Обращение» определенному реквизиту письма с помощью произвольного пользовательского кода (для облегчения его написания в стандартных случаях предусмотрены подсказки). Кроме того, есть возможность задать шаблон обращения и прикрепить к создаваемому обращению определенные конфигурационные единицы.
- Регистрация события. Регистрирует документ «Событие». Настройки позволяют указать соответствие каждого реквизита документа «Событие» определенному реквизиту письма с помощью произвольного пользовательского кода.
- Добавление в общение по обращению. Добавляет текст письма в общение по обращению. Поиск обращения, в которое требуется добавить общение, можно выполнять либо с помощью произвольного кода, либо по предопределенному шаблону.
- Формирование произвольного уведомления. Формирует уведомление (SMS или email) по шаблону, указанному в настройках. Получатели уведомления могут быть выбраны из справочников «Пользователи (потребители услуг)», «Пользователи ИБ», «Сотрудники», «Физические лица», а также из числа фигурантов процесса обработки обращения, адресатов и адресантов письма или же указываются произвольной строкой.
- Добавление текста в описание обращения. Позволяет дополнить описание документа «Обращение». Поиск документа можно выполнять либо с помощью произвольного кода, либо по предопределенному шаблону.
- Модификация реквизита. Модифицирует реквизиты документа «Обращение». Поиск документа можно вести либо с помощью произвольного кода, либо по предопределенному шаблону.
Кроме того, доступны следующие возможности:
- запуск процесса согласования по обращению;
- изменение состояния наряда;
- пересылка письма по адресу;
- удаление письма из ящика;
- выполнение произвольного кода.
После выполнения настроек рекомендуется протестировать работу почты на сквозном примере.
Почему фирма «1С» рекомендует переходить на 1С:ITILIUM
Можно ли вообще не переходить на 1С:ITILIUM? Чем это чревато? Потеряется ли доступ к лицензиям 1С:ITIL?
На 1С:ITILIUM можно не переходить, доступ не потеряется. Согласно договоренности, достигнутой с фирмой «1С», команда разработки «Деснол Софт» будет поддерживать клиентов 1С:ITIL и продолжит поддерживать клиентов Итилиум:
- использующих систему 1C:ITIL Стандарт — до 30 июня 2024 года;
- использующих 1С:ITIL ПРОФ и 1C:ITIL КОРП — до 30 июня 2025 года;
- а пользователей Итилиум — до завершения действия последнего договора поддержки.
Почему мы рекомендуем переходить на 1С:ITILIUM?
Даже после истечения указанных сроков поддержки 1С:ITIL ваша компания сможет продолжать пользоваться внедренной системой. Если вас всё устраивает и вам не нужны новые функции, вероятно, вы успеете исправить все ошибки до 2025 года и дальше сможете пользоваться своим отлаженным продуктом. Однако следует учесть, что 1С:ITILIUM будет активно развиваться и поддерживаться, тогда как 1С:ITIL дальше не будет развиваться, а максимальный срок поддержки системы ограничен двумя годами.
Поэтому фирма «1С» настоятельно рекомендует клиентам запланировать переход на современное решение 1С:ITILIUM.
Развитие 1С:ITIL прекратилось с лета 2023 года, и это значит, что:
- со временем действующий функционал продукта перестанет отвечать постоянно меняющимся и растущим потребностям пользователей;
- устаревшие интеграции начнут работать с ошибками (т.к. системы, с которыми обменивается данными 1С:ITIL, продолжат развиваться, а он — нет);
- новые возможности платформы 1C больше не будут поддерживаться.
Как следствие, вырастут трудозатраты на поддержку решения, эффективность и производительность снизятся, качество услуг неизбежно снизится.
Всё дальнейшее развитие, обновления, новые интеграции и приемы работы будут реализованы только для программного продукта 1С:ITILIUM.
Уже сейчас появляются новые технические возможности, ускоряющие работу 1С:ITILIUM. Например, в 2023 году был анонсирован механизм оповещения клиента с сервера — использование таких возможностей в 1С:ITILIUM делает интерфейс более отзывчивым, тогда как 1С:ITIL не будет развиваться в этом направлении. В лучшем случае отзывчивость интерфейса останется прежней.
Новые возможности платформы реализуют не только ускорение работы из-за технических функций. Новые возможности — это и новые приемы работы, например, интеграции с чат-ботами. Техническое устаревание продукта с каждым годом будет только увеличиваться, что в конечном счете негативно скажется и на предоставляемом сервисе, и на бизнесе.
