Назначение: Решение реализовано в виде расширения и предназначено для автоматизации процесса подготовки, согласования и обработки авансовых отчётов с последующей загрузкой данных в информационные базы 1С.
Продукт снижает трудозатраты сотрудников и бухгалтерии за счёт переноса процесса подачи авансовых отчётов в удобный веб-интерфейс с автоматической передачей документов в 1С без ручного ввода.
Схема взаимодействия:
Возможности в разработке
- электронное подписание документов;
- проверка подлинности кассовых чеков по QR-коду;
Экономический эффект от внедрения
Среднее время подготовки одного авансового отчёта снизилось с 30 до 5 минут — включая заполнение данных, добавление комментариев и прикрепление подтверждающих документов.
Это достигается за счёт:
- простой формы подачи отчёта;
- минимального количества обязательных полей;
- загрузки документов напрямую с телефона или компьютера;
- голосового ввода комментариев без ручного набора текста.
- снижение нагрузки на бухгалтерию;
- ускорение согласования расходов;
- уменьшение бумажного документооборота;
- повышение прозрачности процессов;
- рост удовлетворённости сотрудников за счёт упрощения отчётности.
В результате сотрудники тратят существенно меньше времени на административные задачи.
Технические требования
1С:Бухгалтерия ПРОФ версия - 1С:Бухгалтерия КОРП версия
- 1С:Бухгалтерия КОРП МСФО
- Релиз от 3.0.186 и выше
1С:Бухгалтерия ПРОФ версия где требуется аудит загружаемых разработок
Преимущества решения для офисных и удаленных сотрудников
Снижение нагрузки на бухгалтерию
Автоматизация процессов позволяет сократить ручной труд и минимизировать ошибки.
Отсутствие двойного ввода данных
Исключение повторного ввода информации за счет бесшовной интеграции с учетными системами.
Повышение прозрачности согласования расходов
Полный контроль на каждом этапе согласования для исключения нецелевого использования средств.
Ускорение обработки авансовых отчётов
Сокращение времени проверки и утверждения авансовых отчетов благодаря автоматизации.
Удобство для сотрудников без доступа к 1С
Простой веб-интерфейс для взаимодействия с системой без необходимости установки тяжелого ПО.
Сохранение типовой архитектуры конфигурации 1С
Внедрение без доработок ядра системы, что упрощает обновление и поддержку.
Создание и отправка отчетов из любой точки мира
Для сотрудника возможность работать удаленно и оперативно сдавать отчетность.
Настройка и интерфейс для сотрудника
Веб-приложение адаптировано как под мобильное устройство, так и для работы с компьютера. Сотрудники могут создавать и отслеживать авансовые отчёты в любое время и с любого устройства.
1. Личный кабинет со всеми созданными авансовыми отчётами
В личном кабинете сотрудник видит все свои авансовые отчёты с возможностью отслеживания статуса каждого документа: «Черновик», «На согласовании», «Утверждён» или «Возврат».
- Преимущества:
- Быстрый поиск и фильтрация по датам и статусам
- Просмотр деталей отчёта одним кликом
- Создание нового авансового отчёта из интерфейса
- Адаптивный дизайн для смартфонов и ПК
2. Загрузка подтверждающих документов
Сотрудник может прикрепить фотографии чеков, сканы квитанций и другие подтверждающие документы непосредственно в авансовый отчёт.
- Возможности загрузки:
- Загрузка с камеры мобильного устройства
- Поддержка форматов: JPG, PNG, PDF
- Просмотр прикреплённых файлов перед отправкой
- Автоматическое распознавание сумм из чеков (опционально)
3. Ввод комментариев (включая голосовой ввод)
Добавляйте пояснения к расходам с помощью текстового или голосового ввода. Функция голосового ввода особенно удобна при использовании на мобильных устройствах.
- Преимущества:
- Автоматическое преобразование речи в текст
- Комментарии сохраняются в истории отчёта
- Упрощает коммуникацию с бухгалтерией
- Снижает количество возвратов на доработку
4. Отображение баланса сотрудника в личном кабинете
Сотрудник всегда видит актуальную информацию о доступном остатке подотчётных средств, что позволяет планировать расходы и контролировать задолженность.
- Отображаемая информация:
- Текущий баланс подотчётных сумм
- Лимит по авансовым отчётам
- Задолженность (при наличии)
- История движения средств
- Обновление в реальном времени после утверждения отчётов
Для отдела бухгалтерии
Вся работа специалистов отдела бухгалтерии происходит в учетной системе 1С:Бухгалтерия без переключения в дополнительные приложения.
1. Автоматизированная загрузка документов "Авансовые отчеты" в 1С
Авансовые отчеты, созданные сотрудниками в веб-приложении, автоматически загружаются в учетную систему 1С. Бухгалтеру не требуется ручной ввод данных или перенос информации между системами.
- Преимущества автоматизации:
- Исключение ошибок ручного ввода
- Экономия времени бухгалтера
- Мгновенная синхронизация данных
- Сохранение всех прикреплённых файлов в 1С
- Полная интеграция с учетной системой
2. Проверка документов и добавление системы статусов в систему
Бухгалтер может проверять загруженные авансовые отчеты прямо в 1С, изменять статусы документов и отслеживать движение каждого отчета по этапам согласования.
- Возможности проверки:
- Просмотр всех прикреплённых документов
- Изменение статуса: «На проверке», «Принят», «Возврат на доработку»
- Добавление комментариев и замечаний
- Автоматическое уведомление сотрудника о смене статуса
- Сохранение истории изменений
3. Автоматическая загрузка документов от сотрудников
Все подтверждающие документы (чеки, квитанции, счета), загруженные сотрудниками, автоматически попадают в 1С и привязываются к соответствующему авансовому отчету. Бухгалтер может просматривать их непосредственно в системе.
- Особенности загрузки:
- Автоматическая привязка файлов к документам
- Поддержка всех популярных форматов (JPG, PNG, PDF)
- Возможность массовой проверки документов
- Хранение истории всех загруженных файлов
- Быстрый доступ к оригиналам чеков при проверке
- Исключение потери подтверждающих документов
Состав поставки
Основные файлы:
Решение включает три компонента:
- Расширение для 1С- придет на почту сразу после покупки
- Ссылка на веб портал (создаем портал и направим на него ссылку в течении 3 х рабочих дней)
- Инструкция с разделами:
- Настройка подключения;
- Инструкция пользователя портала;
- Инструкция для бухгалтерии.
Расчет экономического эффекта
По результатам внедрения у действующего заказчика (120 сотрудников):
За 3 месяца использования:
- обработано: 287 документов;
- исключено: 451 листов бумажных документов;
- сэкономлено: 162 часа рабочего времени сотрудников.
Прямая экономия затрат:
- доставка документов курьерами — 35 630 руб.
- время бухгалтерии на сбор и обработку — 71 385 руб.
- бумага и расходные материалы — 2 526 руб.
- рабочее время сотрудников на заполнение — 168 859 руб.
Совокупный экономический эффект: 278 400 рублей за 3 месяца.
Модель лицензирования
Решение распространяется по подписке. Стоимость зависит от количества пользователей и срока использования.
Расширение устанавливается БЕЗ изменения типовой конфигурации и может использоваться в режиме поддержки обновлений.
Остались вопросы?
Для получения дополнительной информации и помощи в настройке модуля под нужды вашего бизнеса — оставьте заявку
Проверено на следующих конфигурациях и релизах:
- Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0, релизы 3.0.191.41
- Бухгалтерия предприятия КОРП, редакция 3.0, релизы 3.0.194.18, 3.0.191.41
