Пакетная выписка счетов-фактур на комиссионное вознаграждение по Отчетам комитенту

Чем это отличается от ручного ввода на основании

• Дата счета-фактуры. Вручную — всегда дата отчета комитенту, другого варианта нет. В обработке — три: дата отчета, конец месяца отчета, произвольная дата.
• Создать, не проводя. Вручную отдельного режима нет. В обработке достаточно снять флажок проведения.
• Отчеты о закупках. Вручную — документ за документом. В обработке включаются флажком в отборе и попадают в тот же список.
• Поиск отчетов без счета-фактуры. Вручную — открывать документы по очереди и смотреть. В обработке — отбор по статусу счета-фактуры: без него, с ним или все отчеты.
• Суммы до выписки. Вручную нужно открыть каждый отчет. В обработке вознаграждение и НДС видны в списке, а итоги считаются по всем отобранным строкам.
• Повторный проход по тем же отчетам. Вручную — ошибка на экране и остановка. В обработке строка получает результат «Уже выписан» со ссылкой на документ, остальные обрабатываются дальше.
• Итог работы. Вручную его считает бухгалтер. Обработка сама показывает, сколько документов создано и на какую сумму, сколько пропущено и сколько ошибок.

Ниже — подробнее про три решения, ради которых обработка появилась именно в таком виде.

Отличие 1. Датой счета-фактуры управляет бухгалтер

При ручном вводе на основании дата счета-фактуры равна дате отчета комитенту, и другого варианта нет. В обработке их три:

• дата отчета комитенту — поведение по умолчанию, совпадает с ручным вводом;
• конец месяца отчета — когда отчеты внутри месяца датированы разными числами, а счета-фактуры удобнее иметь одной датой закрытия;
• произвольная дата — для случаев, когда документы выписываются задним числом уже после закрытия периода.

Дата не просто подставляется в документ. После ее смены обработка заново пересчитывает параметры счета-фактуры и приводит в соответствие дату выставления, чтобы документ не оказался в противоречии с собственными реквизитами.

Отличие 2. Режим «создать, но не проводить»

Флажок проведения снимается — и обработка только записывает документы. Счета-фактуры появляются в журнале как непроведенные: их можно просмотреть, показать главбуху, при необходимости удалить и переделать отбор, а потом провести штатной групповой обработкой конфигурации. Для первого запуска на незнакомых данных это спокойнее, чем сразу писать движения.

Отличие 3. Отчеты о закупках, а не только о продажах

Отдельный флажок добавляет в отбор Отчеты комитенту с видом операции «Отчет о закупках» — сценарий, когда комиссионер закупает товар для комитента и берет вознаграждение за это. По умолчанию флажок снят, и в списке только отчеты о продажах; основной отработанный сценарий — именно они.

Как выглядит рабочее место

Отбор занимает верх формы и разложен в две колонки: слева период, организация и статус счета-фактуры, справа комитент, договор и флажок отчетов о закупках. Параметры выписки (вариант даты, произвольная дата, проведение) убраны в сворачиваемую группу — они меняются редко и не должны занимать место.

Статус счета-фактуры — не флажок «показывать выписанные», а выбор из трех значений: только без счета-фактуры, только с ним, все отчеты. Средний вариант нужен не для выписки, а для проверки: увидеть, по каким отчетам документы уже есть, и открыть их из списка. Если сменить статус на заполненном списке, он переотберется сам, без повторного нажатия «Обновить список».

Таблица показывает дату, номер, комитента, договор, сумму отчета, вознаграждение и НДС вознаграждения, статус и ссылку на счет-фактуру, а после запуска — колонку с результатом по каждой строке. Организация, признак проведения, ссылка на сам отчет и ставка НДС вознаграждения скрыты, чтобы таблица не расползалась по ширине; включаются они через «Ещё → Изменить форму».

Числа в таблице не приходится складывать в уме:

• в заголовке таблицы счетчик вида «Отчеты комитенту: 12, из них без счета-фактуры: 5»;
• в подвале итоги по сумме отчета, вознаграждению и НДС;
• перед выпиской обработка спрашивает подтверждение и показывает, сколько документов будет создано и на какую сумму вознаграждения.

Строки оформлены так, чтобы состояние читалось без чтения текста: отчеты с уже выписанным счетом-фактурой показаны приглушенным цветом, вознаграждение по строкам, готовым к выписке, выделено полужирным, результат «Создан» — зеленый, ошибка — красная.

Из списка открываются оба документа: кнопками «Отчет комитенту» и «Счет-фактура» или двойным щелчком по строке. Щелчок по колонкам счета-фактуры открывает счет-фактуру, по остальным — отчет комитенту. Кнопка «Отметить все» ставит отметки только там, где счета-фактуры еще нет, и не трогает уже обработанные строки.

Что происходит по кнопке «Выписать счета-фактуры»

Порядок действий по каждой отмеченной строке:

1. Одним запросом собираются счета-фактуры, которые уже существуют по отмеченным отчетам. Такие строки в работу не идут и получают результат «Уже выписан» со ссылкой на найденный документ.
2. Создается новый документ и заполняется по отчету комитенту штатным механизмом конфигурации: СчетФактура.Заполнить(ОтчетКомитенту). Вид счета-фактуры, суммы, код вида операции, платежно-расчетные документы и порядок выставления определяет Бухгалтерия предприятия — собственных правил заполнения обработка не хранит.
3. Если выбран вариант даты, отличный от даты отчета, дата меняется и параметры документа пересчитываются заново.
4. Документ записывается — с проведением или без, в зависимости от флажка.
5. Результат по строке возвращается в таблицу: «Создан», «Уже выписан» или «Ошибка» с текстом.

Каждый документ пишется в собственной транзакции. Одна проблемная строка не отменяет остальные и не оставляет недозаписанных документов: обработка идет дальше, а в колонке результата остается текст ошибки, по которому видно, что поправить в исходных данных. Итоговая строка внизу формы собирает статистику запуска: обработано, выписано и на какую сумму, пропущено, ошибок.

Вопросы, которые задают

Чем это лучше, чем открыть каждый отчет и нажать «Выписать счет-фактуру»?

Экономией времени — только в первую очередь. Дальше идет то, чего при ручном вводе просто нет: выбор даты счета-фактуры, создание документов без проведения, отчеты о закупках в том же списке, отбор по статусу счета-фактуры и итоговые суммы до того, как что-то создано. И повторный запуск, который не падает с ошибкой, а помечает строки как уже обработанные.

Что будет, если запустить обработку второй раз по тем же отчетам?

Ничего лишнего. Строки, по которым счет-фактура уже появился, получат результат «Уже выписан», и в таблицу подставится ссылка на существующий документ. Проверка идет дважды: своим запросом перед созданием и средствами самой конфигурации в момент заполнения — второе срабатывает, если документ успел появиться из другого сеанса, пока список был открыт.

По отчету комитенту уже есть перевыставленные счета-фактуры комитента. Обработка сочтет отчет обработанным?

Нет. По одному Отчету комитенту живут два разных типа документов: счет-фактура на собственное вознаграждение и перевыставленные счета-фактуры комитента. Отличаются они реквизитом «Продавец» — у счета-фактуры на вознаграждение он пустой. Поиск в обработке построен по этому же признаку, так что перевыставленные документы за счет-фактуру на вознаграждение не принимаются.

Можно ли посмотреть, что получится, не записывая ничего в базу?

Список отбирается без единой записи — можно задать период и просто посмотреть, по каким отчетам счета-фактуры отсутствуют и на какие суммы. Следующий по осторожности шаг — снять флажок проведения: документы будут созданы, но движений не сделают.

Нужно ли менять конфигурацию?

Нет. Это внешняя обработка, она подключается через «Дополнительные отчеты и обработки» и размещается в нужном разделе, например в «Продажах». Конфигурация остается на поддержке. Можно вообще не подключать, а открыть файл через «Файл → Открыть» — все работает так же.

Формирует ли обработка сводные счета-фактуры комиссионера и отправляет ли документы по ЭДО?

Нет, ни того, ни другого. Обработка закрывает один переход: Отчет комитенту → Счет-фактура выданный на вознаграждение. Дальше документы живут обычной жизнью типовых счетов-фактур, в том числе в электронном документообороте.

Что с правами и ролями?

Обработка не повышает права и работает в тех же правах, что и пользователь. Если пользователю недоступно создание счетов-фактур, недоступно оно будет и здесь.

Полный сценарий — отбор, пакетная выписка, повторный запуск, все три варианта даты, режим без проведения — прогонялся на Бухгалтерии предприятия 3.0.205.22 с живыми документами комиссионной торговли. Совместимость по объектам метаданных дополнительно проверена на Бухгалтерии предприятия КОРП 3.0.193.19.