Про спагетти, или как исследовать бизнес-процессы организации

23.02.17

Архитектура

Многие руководители предприятий не обладают полной картиной происходящего в собственных производственных подразделениях. Они знакомы с организационной структурой, направлениями деятельности, общими экономическими показателями. Если по результату получилась прибыль, то наступает уверенность успеха. Но есть ли на рынке предприятия, которые длительное время удерживаются в "слепом" режиме управления?

Спагетти

 

Если уйти от аллегории, то "скрученные спагетти" в масштабах предприятия это:

  • Невозможность анализировать себестоимость продукции. Даже если система учёта ведётся с пономенклатурной детализацией, то эти цифры не имеют никакой адекватности. Следовательно, прибыль может быть самопроизвольным процессом, который не зависит от действий руководства и работников.
  • Отсутствие оперативного состояния, а это отсутствие ответов на вопросы:
    • В какой стадии находятся заказы (клиента, на производство, на сборку)?
    • Чем занят штатный персонал?
    • Какая производительность организации? и др.
  • Отсутствие фактических значений материальных запасов, НЗП и готовой продукции.

Доказательства из практики. Руководитель организации знает, что в штате числится 6 технологов и 4 сотрудника в отделе контроля качества. Если разделить общий объём работы на указанных сотрудников, то получаются адекватные нагрузки. После обследования выяснилось, что 2 технолога и 1 контролёр занимаются исключительно низкомаржинальной продукцией. Про малую прибыль данного вида производства знают экономисты и руководство, но они не знают разделение труда в подразделениях. В совокупности затрат на оплату труда персонала, производственных и общепроизводственных затрат результат для категории продукции оказался убыточный.

Возможно это демпинг по вытеснению конкурентов, но руководство этого не знает :)

Исследовать неизвестность можно прямым и обратным методом, где в обоих случаях необходимо понимать направления деятельности предприятия.

Минимальный результат исследования:

  1. Классификация бизнес-процессов организации
  2. Описание каждого целевого БП в текстовом виде и блок-схеме.

Самый простой и рабочий вариант классификации:

 

Классификация бизнес-процессов

 

Обследование бизнес-процессов

Прямой метод

Прямой метод соответствует со-направленному исследованию процессов и порядку процедур в деятельности.

 

Прямой метод исследования бизнес-процесса

 

В данном случае необходимо найти внешнее воздействие для активации процесса. Для абсолютного большинства предприятий это заказ клиента (в виде звонка, письма, план-графика). В более редких случаях (инвестиционных) - это решение владельца процесса. Например, строительство торгового центра, где отсутствует внешнее воздействие, а решение основано только на бизнес-плане проекта.

Первый событием, оно же начало процесса, на нашем примере является заказ клиента.

 

Анкета интервьюирования по бизнес-процессу

 

Анкета и работа с ней позволяет описывать шаги процесса, определять ответственных лиц, получателей информации, классифицировать участки.

Обратный метод

Особенностью метода является изучение результата операции (бумажного или электронного документа, файла или события) и поиском автора документа. Далее определяется кто и зачем сформулировал эту потребность. Цикл этих действий определяет БП в обратном порядке.

Например, конечным пунктом деятельности по продаже продукции является передача водителю заказчика "Универсального передаточного документа" , ТТН, Материального пропуска. Они созданы в программе 1С ERP менеджером по продажам для отпуска продукции. Сигналом для их оформления служит событие оплаты заказа клиента. И т.д.

 

Обратный метод исследования бизнес-процесса

 

Как и в предыдущем примере составляются описания процесса в анкете интервьюирования.

Смешанное использование

Стоит заметить, что прямой и обратный метод можно использовать одновременно. Это допустимо и рекомендовано в обследовании сложных процессов, к которым трудно подойти с одной стороны, либо в командном исследовании (2 человека на один БП).

 

Смешанный метод исследования бизнес-процесса

 

Разветвление и объединение бизнес-процессов

Операция бизнес-процесса может рождать и завершать второстепенный процесс (подпроцесс). К примеру, операция ввода заказа требует расчет стоимости продукции (для уникальных изделий), процедуры оплаты, формирование заказа в производство. Это рождение подпроцессов.

Это пример реального сквозного БП, затрагивающий несколько подразделений предприятия.

 

Схема сквозного бизнес-процесса

 

Правило выделения процесса в отдельный определяется целями проекта. Если БП вне фокуса исследования, то его можно свернуть и описать одной процедурой. Длинные схемы являются вау-эффектом, но сложночитаемые и малоэффективные в анализе.

Получили классификацию, описание и блок-схему - что делать?

Отвечаем:

  1. Добавляет ли ценность продукту данная операция БП?
  2. Готов ваш клиент оплачивать данную процедуру?
  3. Оптимально ли движутся ресурсы предприятия? Нужно ли это движение?
  4. Какие каналы связи самые длинные и почему? Для чего они нужны?
  5. Передача информации между сотрудниками - это потеря во времени и в затратах. Есть излишние каналы связи?
  6. Где и почему происходит больше всего брака, издержек, длительных ожиданий?
  7. Чем регламентируется операция БП, каков её стандарт?

+100 вопросов...

 

Сергей Куканов 

ingraf.su

Предпроектное обследование отчёт об обследовании предприятия методы исследования бизнес-процессы бизнес-аналитика классификация

См. также

Как мы автоматизировали башню раздачи воды

Кейсы автоматизации Платформа 1С v8.3 Энергетика и ЖКХ Россия Бесплатно (free)

Делимся опытом автоматизации учета башни раздачи воды.

27.12.2023    1386    0    slavik27    4    

14

Управленческие аналитики для 1С:Бухгалтерии – отчеты для принятия верных решений

Отчеты и дашборды Платформа 1С v8.3 Бухгалтерский учет 1С:Бухгалтерия 3.0 Бухгалтерский учет Бесплатно (free)

Если вы привыкли выгружать бухгалтерские операции в Excel и дополнять их там управленческой информацией, вы сможете значительно сэкономить время, получая нужные управленческие отчеты в бухгалтерской программе сразу, без лишних движений. Представляем решение для самостоятельного внедрения управленческого учета в 1С:Бухгалтерии.

11.12.2023    1597    0    Serg_Tangatarov    2    

15

Архитектурное ревью. Процесс разработки

Архитектура решений Бесплатно (free)

Рассмотрим применение архитектурной проверки задач в процессе разработки.

30.10.2023    3749    0    ivanov660    10    

28

Технология разработки Рабочих мест для автоматизации производственных процессов и управленческого учета

Кейсы автоматизации Работа с требованиями Анализ бизнес-процессов Бесплатно (free)

Автоматизировать производственные процессы в 1С:ERP без доработки типовых механизмов очень сложно. А дорабатывать типовые механизмы 1С:ERP не всегда оправданно. Решением может стать технология разработки Рабочих мест, которая позволяет автоматизировать самые сложные участки последовательно – шаг за шагом, процесс за процессом. Расскажем о том, как помочь пользователям вводить большое количество данных, не нарушая порядок ввода и полноту заполнения всех необходимых реквизитов, и как вовлечь сотрудников Заказчика в разработку и тестирование функционала Рабочих мест.

26.10.2023    1782    0    user1754524    15    

15

Опыт оптимизации системы ERP на примере железнодорожного холдинга численностью 10 тыс. человек

Кейсы автоматизации Платформа 1С v8.3 1С:ERP Управление предприятием 2 Бесплатно (free)

Когда проект внедрения ERP в крупном холдинге захлебывается в проблемах производительности и в отчаянии пользователей, нужен комплексный подход. Расскажем о битве за производительность и об организационных мероприятиях по наведению порядка в системе и коллективе.

29.08.2023    2837    0    ke_almaty    0    

14

5 подходов при доработке конфигурации 1С, чтобы в будущем не было мучительно больно её обновлять

Архитектура Рефакторинг и качество кода Обновление 1С Платформа 1С v8.3 Бесплатно (free)

Нашей компании часто приходится сталкиваться с обновлением конфигураций разной степени переписанности. Какие-то из них обновляются легко, какие-то — не очень. Расскажем о некоторых принципах модификации программы, которые помогут сделать последующий процесс обновления легче. Или тяжелее, если стараться их не соблюдать.

10.08.2023    9515    0    1c-izhtc    37    

21

Внедрение системы технологического контроля (практический кейс)

Кейсы автоматизации Платформа 1С v8.3 1С:Управление нашей фирмой 3.0 Управленческий учет Бесплатно (free)

Стабильное качество выпускаемой продукции и ее соответствие нормативным документам (ТУ, ГОСТам, СМК) для активного предприятия является конкурентным преимуществом, так как оно подчеркивает, что на предприятии отлажены контрольные процедуры на входящее сырье, производство полупродуктов и готовой продукции, доставки. В своей практике я принимал участие во внедрении цифровых инструментов в сельском хозяйстве, где показателями зерна служат влажность, засоренность, крупность и т.д.; в металлургии — перед литьем в формы надо проверить сплав на содержания железа, алюминия, магния и т.д.; в кабельной промышленности в дополнение к физическим свойствам типа геометрии, длины, шероховатости, надо выдерживать и электротехнические показатели. 

22.05.2023    1351    0    Ingraf    0    

14
Комментарии
В избранное Подписаться на ответы Сортировка: Древо развёрнутое
Свернуть все
1. user710706_jupa 14.03.17 20:37 Сейчас в теме
Благодарю, четко подано. Пишите ещё.
2. CheBurator 3119 24.03.17 00:44 Сейчас в теме
3. Steelvan 302 31.03.17 15:41 Сейчас в теме
Промо = это типа за 29 000 ?
4. vova196 31 04.04.17 14:30 Сейчас в теме
Длинные схемы являются вау-эффектом, но сложночитаемые и малоэффективные в анализе.

IDEF0 в помощь. Позволяет в удобной (и для себя и для заказчика) форме описать процессы любого объема и степени вложенности. Явнsй плюс методологии: с уровнем зам.директора - обсуждается верхний уровень. С начальниками отдела - средний. А вот уже последний нижний уровень заполняемый/обсуждаемый непосредственно с исполнителями - это и есть фактически перечень объектов к доработке. Очень удобно. После перехода на IDEF0 реально упростил себе жизнь по созданию эффективных ТЗ

Явный минус: софт (ErWin) - желает лучшего. А использовать viso для IDEF0 все равно что Paint вместо Photosop
Daynestro07; +1 Ответить
5. Ingraf 716 05.04.17 19:18 Сейчас в теме
(4) Судя по комментарию вы создаёте блок-схему ради её существования. зачем? какой эффект? назначение? цели блок-схемы вы представляете. Тем более длинной схемы. И уж тем более не представляет директор что с ней делать. А теперь важный момент о котором вы не знаете - блок-схема (особенно в представленной вами нотации) не позволит оценить загрузку ресурсов предприятия, узкие места процессов, временные интервалы - именно это важно владельцу бизнеса/процессу.
6. vova196 31 06.04.17 12:18 Сейчас в теме
(5)
зачем? какой эффект? назначение? цели блок-схемы вы представляете..

Более чем представляю. Я делаю блок схемы не для "красивого ТЗ", а использую их как эффективный инструмент. Основных целей 3:
1. Описавши в схемах получаю удобный визуальный инструмент для общения с заказчик по вопросу "А все ли Ваши процессы мы исследовали"
2. Именно при создании полноценных схем описываю и проверяю все связи между подсистемами в целом и отдельными бизнес-процессами. Тем самым избежать "дублирования" и "пустых связей". Опять таки повторюсь если делать качественные максимально детализированные схемы. Рисуночки типа "Заказ => Реализация => Оплата" которые зачатую встречаю в чужих ТЗ - такой информации естественно не дадут.
3. Именно блок схемы на IDEF0 - являются основой для содержания ТЗ и предлагаемым планом доработки/внедрения. Именно так. Я не создаю даже вордовского файла ТЗ пока у меня нет более менее корректного черновика IDEF0.

Естественно если проект выглядит как "Добавить учет путевых листов" - то это не тот уровень которым я обычно занимаюсь. Здесь зачастую вполне можно обойтись парой скриншотов. Но большие (50-150 пользователей) сложно-структурированые предприятия, где порой два соседних кабинета не знают кто что делают... Собрать. проанализировать, спроектировать и согласовать доработки. И не для "одного кабинета", а для всего предприятия. А потом ещё просчитать объем, согласовать бюджет. "Напилить" задач программистам, протестировать, внедрить. обучить... И потом ещё ломать копья что "сделаны все подтвержденные задачи в объеме зафиксированном в ТЗ"... Я бы хотел познакомиться и пообщаться с тем человеком кто сможет все это делать не опираясь на четко структурированную информацию которую дают ПРАВИЛЬНЫЕ блок-схемы.

А теперь важный момент о котором вы не знаете - блок-схема (особенно в представленной вами нотации) не позволит оценить загрузку ресурсов предприятия, узкие места процессов
А кто сказал что я этого не знаю? Знаю. Но я не занимаюсь консалтингом по оптимизации бизнес процессов, я занимаюсь их автоматизацией ;) Могу конечно и консалтингом... но мне за это не платят :D
StarsLine; mickey.1cx; +2 Ответить
7. DDA4746 29.08.18 11:51 Сейчас в теме
(4) Предпочитаю упрощенный вариант BPMN, для заказчика он понятнее, особенно в случаях запутанных процессов со множеством шагов (подсмотрел у коллег из PWC). У IDEF все-таки есть ограничение для количества элементов на схеме, после 3-4х схема превращается в сеточку из стрелок - это удобно разработчику, но абсолютно нечитаемо.
VVi3ard; Serg O.; +2 Ответить
11. VVi3ard 52 20.09.21 15:54 Сейчас в теме
(7) Разработчику эта схема вообще не нужна. Максимум проектировщику и как дополнение к текстовому описанию. Сама по себе IDEF0 схема это больше как оглавление у книги и способ согласовать общие принципы на высоком уровне.
10. pro-rok 295 28.05.20 07:32 Сейчас в теме
(4) А так ли важно пользоваться какой либо методологией при описании бизнес-процесса?
На мой взгляд самое важное тут, что бы ваш клиент понял схему без изучения доп. информации и что бы она одинаково понималась клиентом и исполнителем. А уж что выбрать IDEF0 или просто квадраты накидать в visio это дело конкретной ситуации.
8. Serg O. 224 26.11.18 11:08 Сейчас в теме
поддерживаю DDA4746 - "новый" стандарт BPMN 2.0 - уже с 2016г. устаканилась... и достаточно прост для "вхождения"... как со стороны программистов так и менеджеров... как бы "интуитивно-понятен"

а IDEF-ы достаточно сложны и запутанны для "непосвященных". Похоже на планы времен СССР для больших ватманов...
надо долго вкуривать что и откуда идёт... и мозг "выворачивать" под схему
9. valerycho 10.06.19 02:16 Сейчас в теме
Если нет задачи автоматизации БП, то какой смысл это всё описывать?
Оставьте свое сообщение