Омега: Управление ФХД ВУЗа

Возможности

Область применения программного продукта «Омега: Управление ФХД ВУЗа» – автоматизация деятельности планово-финансовых служб высших учебных заведений с многопрофильной распределенной структурой в части процессов планирования, санкционирования и бюджетирования, включая сбор/формирование агрегированной и консолидированной финансовой (регламентной и управленческой) отчетности

В «Концепции создания и развития государственной интегрированной информационной системы управления общественными финансами «электронный бюджет»», утвержденной распоряжением Правительства Российской Федерации от 20 июля 2011 г. N 1275-р, предусмотрены ряд мероприятий, направленных на решение новых задач в условиях смены форм и методов управления:

• формирование новой методологии управленческого учета, в том числе его интеграции с другими видами учета;
• совершенствование плана счетов бухгалтерского учета и системы счетов управленческого учета в части изменения показателей стандартизированных форм отчетности;
• изменение порядка ведения учета, формирования, сбора и предоставления бухгалтерской и управленческой отчетности

Под управленческим учетом в данном случае понимается система сбора, регистрации и анализа информации в стоимостном и натуральном выражении, необходимой для принятия управленческих решений и эффективного управления органом исполнительной власти и (или) бюджетным учреждением в целом, либо отдельной программой или направлением (видом) его деятельности.

Основной целью системы управленческого учета в высших учебных заведениях является подготовка упорядоченной информации для принятия экономически обоснованных управленческих решений.

Ключевым механизмом внедрения и развития системы управленческого учета является информационная база управленческого учета, которая, применительно к высшим учебным заведениям должна иметь модульную структуру, включая:

• модуль планирования бюджета и мониторинга его исполнения;
• модуль учета (расчета и распределения) затрат на выполнение федеральных целевых и ведомственных программ и непрограммной деятельности;
• модуль подготовки упорядоченной информации для принятия специальных управленческих решений;
• модуль стратегического управленческого учета и управления.

В рамках модуля бюджетного планирования и мониторинга его исполнения, в частности, должно обеспечиваться формирование Плана финансово-хозяйственной деятельности (ПФХД, План) государственного (муниципального) учреждения, последняя редакция которого определяется Приказом Министерства Финансов Российской Федерации №142н от 29.08.2016. Он, в частности, устанавливает ряд существенных изменений и дополнений к исходному Приказу, обязательных к применению при формировании Плана, начиная с 2017 года (ПФХД на 2017 год и плановый период 2018 и 2019 годов), и особенно при формировании Плана на 2018 год (на 2018 год и на плановый период 2019 и 2020 годов). Приказ Минобрнауки России от 16 июня 2016 г. № 717 «Об утверждении порядка составления и утверждения плана финансово-хозяйственной деятельности федеральных государственных учреждений, находящихся в ведении Министерства образования и науки Российской Федерации»;

Самым значительным нововведением является требование об обязательном приложении к предоставляемому на утверждение проекту Плана, комплекта расчетов (обоснований) плановых показателей по выплатам, используемых в процессе подготовки/формирования ПФХД, которые должны формироваться с учетом норм трудовых, материальных и технических ресурсов, используемых учреждением в процессе осуществления своей уставной деятельности: оказания услуг и/или выполнения работ.

Расчеты (обоснования) плановых показателей по выплатам могут формироваться раздельно по источникам их финансового обеспечения, в случае принятия органом, осуществляющим функции и полномочия учредителя, решения о раздельном планировании выплат по соответствующим расходам.

Формирование расчетов (обоснований) по выплатам за счет субсидий, предоставляемых в соответствии с бюджетным законодательством РФ, должно осуществляться с учетом затрат, применяемых при обосновании бюджетных ассигнований главными распорядителями бюджетных средств в целя формирования проекта закона (решения) о бюджете на очередной финансовый год и плановый период, а также с учетом требований, устанавливаемых иными нормативно-правовыми актами, в том числе ГОСТами, СНиПами, СанПиНами, стандартами, порядками и регламентами (паспортами) оказания государственной (муниципальной) услуги.

Модуль учета (расчета и распределения) затрат считается «ядром» современной системы управленческого учета в компаниях частного сектора. В организациях сектора государственного управления этот модуль управленческого учета также становится ключевым в связи с реализацией задач повышения эффективности финансового менеджмента и практического воплощения принципов бюджетирования, ориентированного на результат.

Модуль специальных управленческих решений должен объединять инструменты, методы и процедуры управленческого учета, которые обеспечивают генерирование информации, необходимой для принятия зависящих от конкретной ситуации управленческих решений, либо для принятия решений в той области деятельности организации, которая является ее отличительной характеристикой. Одной из таких отличительных черт современных высших учебных заведений, например, является усиление потребности в сборе и анализе информации, относящейся к управлению денежными потоками (движение денежных средств, соблюдение предельных объемов расходования/лимитов, контроль платежной дисциплины и т.п.), по мере увеличения доли доходов (поступлений) учреждения, формируемых за счет внебюджетных источников (иной, приносящей доход деятельности).

Модуль стратегического управленческого учета также представляется неотъемлемым элементом системы управленческого учета в связи с необходимостью разработки и постоянного совершенствования стратегий развития и формирования финансовых планов с большим горизонтом планирования (инвестиции, НИОКР и т.д.), а также механизмов и инструментов сбора, оценки, анализа и агрегирования информации, используемой для принятия экономически обоснованных стратегических решений.

Описание функционала

Конфигурация создана на базе Библиотеки стандартных подсистем (стартовая версия 2.4.5). Кроме того, предполагается включение в состав исходной конфигурации стандартных элементов платформы Омега: Предприятие 8 (стартовая версия 8.3.11), таких как Библиотека электронных документов (стартовая версия 1.3.9) и Универсальная Библиотека интеграции с ПП «Омега: Документооборот 8».

В Конфигурации реализованы следующие подсистемы:

• Подсистема «Планирование и бюджетирование» включая функционал для планирования доходов, планирования расходов и исполнения Плана ФХД;
• Подсистема «Управления контрактами (обязательствами)»;
• Подсистема «Закупки (Планирование закупок)»;
• Подсистема «Подсистема согласования (Бизнес-процессы и задачи)»;
• Подсистема «Интеграция, синхронизация и обмен данными»;
• Подсистема «Аналитический блок»
• Подсистема «Администрирование»;

Подсистема «Планирование и бюджетирование (ПиБ)»

Функциональное наполнение раздела приведено на следующем рисунке.

В части планирования доходов:

• Прогнозное и сценарное планирование доходов по различным направлениям деятельности, структурным подразделениям/ЦФО, другим аналитическим срезам;
• Настройка зависимости влияния показателей на результативность учреждения. Формирование различных стратегий развития для повышения эффективности;
• Консолидация планов/смет/бюджетов с возможность детализированного планирования от уровня подразделений (ЦФО) до уровня всего учреждения;
• Помощник расчета доходов по основной и прочей приносящей доход деятельности;
• Оценка качества планирования по установленным показателям и регламентам, включая сравнение плановых и фактических доходов, в т.ч. по государственным субсидиям, научным гранты, доходам от платных услуг и т.д.

Пример формы планирования доходов приведен на следующем рисунке:

В части планирования расходов:

• Прогнозное и сценарное планирование расходов в разрезе любых необходимых аналитик: структурных подразделений/единиц, ЦФО, мест возникновения затрат (МВЗ), статей расходов, видов деятельности, направлений, проектов, мероприятий;
• Моделирование плана расходов по любому разрезу аналитики в рамках различных стратегий развития учреждения;
• Формирование заявок по расходам на уровне центров финансового планирования с последующей консолидацией на уровне учреждения;
• Управление финансовыми рисками. Лимитирование расходов в разрезе сценариев развития, направлений деятельности, ЦФО, статей расходов;
• Прогнозный платёжный календарь планирования ДДС как инструмент предупреждения кассовых разрывов;
• Помощник расчетов расходов по формулам по основным видам функциональных расходов государственного учреждения (коммунальные услуги, зарплата, доходы от платного обучения);

Пример формы планирования расходов приведен на следующем рисунке:

В части исполнения Плана ФХД:

• Автоматизированная загрузка фактических показателей из любых учётных систем или ручной ввод данных/ загрузка по шаблонам из табличных приложений (Excel, Calc);
• Отражение фактически произведенных расходов, в том числе по заработной плате, налогам, госпошлинам, а также полученных доходов в разрезе источников финансирования вплоть до детализации номенклатуры;
• План-фактный анализ исполнения бюджета для принятия управленческих решений в разрезе любых аналитик, подразделений/ЦФО, направлений деятельности;
• Автоматическое формирование и интерактивное управление платежным календарём, перемещение заявок с помощью мыши (метод drag and drop);
• Оперативный контроль остатков и движения денежных средств;
• Автоматическое формирование заявок на кассовый расход с возможностью корректировки аналитик, изменение статей расхода с корректировкой плановых показателей.

Пример формы отчета для план-фактного анализа приведен на следующем рисунке:

Ряд компонент специального и общего назначения:

• Механизмы формирования и использования нормативно-расчетных показателей (НРП) включая: инструменты для ввода/загрузки нормативов, коэффициентов, тарифов, расценок на услуги, налоговых ставок из внешних источников (систем), включая загрузку и расчет показателей штатного расписания (планирование ФОТ); конструктор формул для организации расчета производных (зависимых) показателей;

Пример нормативно-расчетного показателя приведен на следующем рисунке:

• Механизмы и инструменты операционного планирования/бюджетирования включая: настраиваемые модели бюджетирования (МБ), бюджетного документа (МБД); формирования бюджетных документов (БД), который представляет собой форму/проформу для ввода и расчета бюджетных показателей на основании модели; бюджетной операции (управленческих проводок), обеспечивающий отражение данных БД в регистрах системы для дальнейшего использования;

Пример модели бюджетного документа приведен на следующем рисунке:

• Механизмы и инструменты финансового планирования/бюджетирования включая: справочник бюджетов, определяющих структуру финансовых планов, а также устанавливающий связи между статьями доходов/расходов и статьями бюджета; механизм отражения данных по статьям бюджетов в регистрах системы; механизм утверждения бюджетов; комплект адаптируемых форм отчетов: отчеты по статьям, НРП, бюджетам, версиям и план-фактному анализу.

Пример формы настройки заполнения бюджета приведен на следующем рисунке:

Подсистема «Управления контрактами (обязательствами)»

Функциональное наполнение раздела приведено на следующем рисунке.

• Учет заключенных контрактов, план-графиков начислений/ платежей и исполнений контракта;
• Автоматическое резервирование финансовых средств по заключённым контрактам;
• Автоматический контроль свободных остатков при подаче заявки на заключение контракта. Санкционирование расходов. Сопоставление и санкционирование расходов по разным статьям одного контракта;
• Анализ остатков средств в разрезе любых аналитик: всего учреждения, подразделений, ЦФО, статей затрат, источников финансирования;
• Формирование платёжного календаря с учётом план-графиков платежей заключённых контрактов на контролируемый (настраиваемый) период с возможностью оперативного перепланирования: разбиение заявок, перенос на другую дату; оплата за счет других источников (с учетом регламентных ограничений);
• Отражение факта исполнения договоров (этапов) и корректировка платежей по каждому заключенному контракту. Возможность корректировки договоров посредством механизма дополнительных соглашений.

Пример формы Платежного календаря приведен на следующем рисунке:

Подсистема «Закупки (Планирование закупок)»

Функциональное наполнение раздела приведено на следующем рисунке.

• Формирование типового набора документов, используемых в процессе планирования закупок: заявка на потребность в ТРУ, заявка на включение в план, служебная записка на инициацию закупки, заявка на закупку;
• Механизмы отражения показателей документов в регистрах системы;
• Расчет экономии по результатам завершения закупочного процесса и управление освободившимися остатками/лимитами/резервами;
• Специализированные отчеты по документам и регистрам (реестры заявок, план закупок);
• Взаимодействие со специализированными системами автоматизации процессов государственных (муниципальных) закупок.

Пример формы заявки в план закупок приведен на следующем рисунке:

Подсистема «Бизнес-процессы и задачи (Согласование)»

Функциональное наполнение раздела приведено на следующем рисунке.

• Настройка регламента согласования, числа участников, структуры принятия решения, в зависимости от используемых аналитик (ЦФО, отдельных документов);
• Наглядное отображение стадий и дат согласования;
• Механизм оповещения участников;
• Разграничение прав доступа на уровне подразделений и персоналий, бюджетов ЦФО и статей расходов;
• Механизм назначения временных заместителей;
• Автоматизированный контроль заявок на соответствие лимитам и бюджета и условного проведения документов;
• Визуализация маршрутов утверждения по созданным моделям;
• Визуальный конструктор маршрутов (схем, моделей утверждения, согласования, произвольных бизнес процессов).

Пример визуализации схемы согласования/утверждения приведен на следующем рисунке:

Подсистема «Интеграция, синхронизация и обмен данными»

Функциональное наполнение раздела приведено на следующем рисунке.

• Обмен данными с внешними информационными системами (ИС) с использованием встроенного механизма настройки подключения к различным источникам данных: файлам, регистрам внешних систем посредством COM- или WEB- подключения; позволяет загружать внешние данные в справочники, табличные части документов и определенные регистры; отдельный блок составляет функционал, обеспечивающий бесшовную интеграцию с ПП Омега: ДО, за счет внедрения в конфигурацию универсальных библиотек 1С;
• Возможность сопоставления финансовой и организационной структуры учреждения и их отражение в разрезе центров финансовой ответственности;
• Настройка и формирование плана финансово-хозяйственной деятельности (печатная форма и XML-файл для выгрузки) по различным источникам финансирования, видам деятельности и по различным сценариям;
• Трансформация статей внутренней аналитики вуза в показатели планирования, соответствующие требованиям федерального сервиса АСУ ПФХД, и автоматическая загрузка показателей на федеральный сервис
• Встроенные инструменты сбора плановых и фактических показателей из стандартных конфигураций программных продуктов на платформе 1С:

               «Омега: Зарплата и кадры государственного учреждения»

               «Омега: Документооборот»

               «Омега: Государственные и муниципальные закупки 8»

               «Омега: Бухгалтерия государственного учреждения 8»

               «Омега: Университет» и др.

• Интеграция с внешними программами за счета встроенных механизмов платформы Омега: Предприятие 8;

Пример настройки регламентированной формы ПФХД приведен на следующем рисунке:

Подсистема «Аналитический блок»

Функциональное наполнение раздела приведено на следующем рисунке.

Содержит механизм работы с показателями бюджетирования и отчетами, формируемыми на их основе. В разделе также находится блок функционала, связанный с формированием произвольных отчетов (расшифровки-обоснования, баланс), а также механизмы доступа к функционалу настраиваемой панели пользовательских отчетов и аналитической панели.

Кроме того, функционал раздела включает:

• Инструменты и механизмы для сценарного моделирования доходов и расходов по различным направлениям деятельности;
• Несколько вариантов конструктора отчётов: произвольные, аналитические, регламентированные, по показателям бюджетирования;
• Возможность гибкой детализации регламентированных отчетов по выбранным аналитикам;
• План-фактный анализ деятельности учреждения;
• Механизмы удобной и интуитивно понятной настройки печатных форм без привлечения программистов, а также механизмы настройки прав доступа к вариантам отчетов;
• Контроль качества консолидированных данных, с обеспечением верификации данных вплоть до источников (регистраторов) из в других учетных системах.

Пример настройки схемы заполнения произвольного отчета приведено на следующем рисунке:

Подсистема «Администрирование»

Функциональное наполнение раздела приведено на следующем рисунке.

Администрирование, кроме общего функционала, предоставляемого платформой разработки 1С: Предприятие 8 (БСП, Библиотека электронных документов (стартовая версия 1.3.9) и Универсальная Библиотека интеграции с ПП «1C: Документооборот 8»), содержит ряд дополнительных опций, таких как:

• пользовательская блокировка данных на уровне документов (отбор по реквизитам);
• управление функциональными расширениями блока «Закупки»;
• механизмы дополнительной настройки порядка использования ключевых справочников «Организации», «Сценарии», «Периоды», «Лицевые счета»;
• расширенные возможности настройки прав доступа через набор функциональных ролей включая механизмы разделения прав на уровне RLS;
• дополнительные сервисные функции администрирования данных, такие как управление доступом к вариантам отчетов, к моделям бюджетного документа, к нормативно-расчетным показателям, моделям утверждения документов.

Пример настройки дополнительной аналитики к документам приведен на следующем рисунке:

Интеграция с типовыми, отраслевыми и специализированными решениями

Интеграция с типовыми решениями.

o        «1C: Зарплата и кадры государственного учреждения»

o        «1C: Документооборот»

o        «1C: Государственные и муниципальные закупки 8»

o        «1С: Бухгалтерия государственного учреждения 8»

o        «1C: Университет»

Обмен данными.

Основная поставка ПРОГРАММЫ обеспечивает следующие варианты подключения к внешним информационным системам:

·         Веб-сервис;

·         Директория файловой системы (FTP);

·         Информационная база на платформе «1С: Предприятие 8»;

o        типы баз: файловая, серверная;

o        версии поддерживаемых платформ: 8.0, 8.1, 8.2, 8.3;

·         Файл формата Excel;

·         Файл формата XML;

·         База данных SQL (Microsoft);

Соответствие нормативно-правовым документам, регламентирующим деятельность предполагаемых пользователей разрабатываемого решения

В качестве основных нормативно-правовых документов, регламентирующих деятельность предполагаемых пользователей разрабатываемого решения рассматриваются:

·         Бюджетный кодекс Российской Федерации от 31 июля 1998 г., №145-ФЗ, в актуальной редакции (со всеми изменениями и дополнениями).

·         Федеральный закон от 3 ноября 2006 г. № 172-ФЗ «Об автономных учреждениях».

·         Постановление Правительства Российской Федерации от 26 июня 2015 г. № 640 «О порядке формирования государственного задания на оказание государственных услуг (выполнение работ) в отношении федеральных государственных учреждений и финансового обеспечения выполнения государственного задания».

·         Распоряжение Правительства Российской Федерации от 26 ноября 2012 г. № 2190-р «Об утверждении Программы поэтапного совершенствования системы оплаты труда в государственных (муниципальных) учреждениях на 2012-2018 годы».

·         Приказ Минфина России от 1 июля 2013 г. № 65н «Об утверждении Указаний о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации».

·         Приказ Минфина России от 1 декабря 2010 г. № 157н «Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению», с учетом последующих изменений по Приказу Минфина России от 6 августа 2015 г. №124н).

·         Приказ Минфина России от 28 июля 2010 г. №81н «О требованиях к плану финансово-хозяйственной деятельности государственного (муниципального) учреждения, с учетом последующих изменений (Приказ Минфина России от 24 сентября 2015 г. № 140н).

·         Приказ Минфина России от 29.08.2016 г. № 142н «О внесении изменений в приказ Министерства финансов Российской Федерации от 28 июля 2010 г. №81н «О требованиях к плану финансово-хозяйственной деятельности государственного (муниципального) учреждения.

·         Приказ Минобрнауки России от 16 июня 2016 г. № 717 «Об утверждении порядка составления и утверждения плана финансово-хозяйственной деятельности федеральных государственных учреждений, находящихся в ведении Министерства образования и науки Российской Федерации»;

·         Методические рекомендации по организации процесса планирования и бюджетирования финансово-хозяйственной деятельности автономных и бюджетных учреждений, подведомственных Минобрнауки России (на примере образовательных организаций высшего образования);

·         Приказ Минобрнауки России № 18-1115 от 25 декабря 2015 г.

·         Приказ Минобрнауки России № 904 от 27 июля 2016 г.

·         Приказ Минобрнауки России № 1051 от 17 августа 2016 г.

·         Приказ Минобрнауки России №1052 от 17 августа 2016 г.