Автор: Иванова Елена, консультант по управлению, руководитель проектов
С 2011 года сопровождает ИТ-проекты в качестве бизнес-архитектора, ведущего консультанта по методологии, руководителя проекта, возглавляла направление «1С:Консалтинг» фирмы 1С, главный редактор и соавтор книги «1С:Консалтинг. Практика управления», автор более 20 статей по вопросам управления, автор курсов для аналитиков и руководителей проектов в рамках направления «1С:Консалтинг».
Для начала расскажу реальную историю, в которой наверняка многие узнают знакомые для себя ситуации.
Не очень крупная, но серьезная производственная компания (примерно 1 500 человек) поставила задачу повысить эффективность материально-технического обеспечения: повышение скорости и качества, снижение издержке на МТО. Вроде бы ничего необычного: настраиваем планы закупок, сценарии формирования потребностей (благо в 1С:ERP есть типовые варианты), определяемся с договорами-соглашениями-заказами поставщику, настраиваем учет и контроль движения ТМЦ. Понятно, что еще нужно будет разобраться с НСИ, зачистить справочники номенклатуры, возможно, поработать со спецификациями, но об этом знает каждый аналитик и руководитель проекта.
Но перед тем, как выдать клиенту оценку работ и сроки я решила внимательно изучить сайт компании. И тут выяснилось, что помимо основной производственной деятельности у предприятия есть:
- собственные здания, которые они сдают в аренду, ремонтируют и эксплуатируют
- объекты социальной сферы, доставшиеся с советских времен (гостиницы для командировочных, санаторно-курортный комплекс, поликлиника и т.п.)
- ну и еще проектная деятельность (ОКРы и НИОКРы, под которые идут специфические закупки, выставки и участие в гос. программах)
И ведь подо все это «хозяйство» тоже требуется материально-техническое обеспечение! Не говоря уже о закупках разного рода работ и услуг.
А еще на предприятии очень серьезная договорная служба и сложные процессы выбора поставщиков и согласования договоров. И это тоже влияет на скорость и качество закупок.
В результате пришлось немного вернуться назад и уточнить с заказчиком, что же он понимает под «автоматизацией закупок» и какие именно закупки хочет автоматизировать. Путем небольшого уточняющего опроса, выходящего за рамки изначально сформулированных задач, выяснилось, что, формулируя потребность «автоматизировать закупки», заказчик не осознавал в полной мере, что за этим он имеет в виду, но действительно: масштаб проблем в части управления закупками и потребностей в их решении гораздо шире.
Что в итоге:
- изменение формата обследования: от стандартных интервью к обсуждению и согласованию методики группировки номенклатуры по сегментам и разработке специфических и более детальных сценариев закупок по сегментам: от технологии планирования до процессов обеспечения
- включение в контур проекта полноценного блока по оптимизации и автоматизации процессов договорной работы
- выход на отдельный проект по выстраиванию системы бюджетирования, критичной для финансового обеспечения закупок
И что самое важное - совершенно другие функциональные требования к автоматизации этих процессов, которые не были выявлены в первом случае, но которые точно проявились бы на этапе тестирования и опытной эксплуатации как несоответствие настроенной системы ожиданиям внутренних заказчиков.
И если вы думаете, что это какой-то уникальный и специфический пример, я могу привести еще множество таких же или подобных, с которыми мне регулярно приходится сталкиваться.
Теперь к сути - почему так происходит и что с этим делать?
Во-первых, нужно понимать, что «Закупки» - понятие очень размытое и имеющее разные трактовки. так же, как и «Управленческий учет», «Бизнес-процессы» и многие другие термины, которые активно используются в практике автоматизации. Глубина и широта закупочной деятельности может сильно отличаться в зависимости от того, какие цели ставит Заказчик перед проектом, и какая служба реально является этим самым Заказчиком.
Во-вторых, Закупки – это сквозной процесс Обеспечения. Всей деятельности предприятия. Условно говоря, даже подбор персонала можно рассматривать как «закупки трудовых ресурсов»: есть план потребностей, есть бюджет, есть критерии выбора поставщиков кадров и «спецификация» (т.е. квалификационные требования к будущему сотруднику). А это означает, что закупочная деятельность тесно связана со всеми бизнес-процессами предприятия. Вот как примерно может выглядеть укрупнённая схема процесса Закупок в общей системе управления:
Как вы видите, на каждый этап закупок оказывает влияние множество других процессов.
Ну и в-третьих, виды номенклатуры, закупаемые в любой компании, очень многообразны. А с учетом специфики каждого конкретного предприятия, эти виды могут еще и по-разному классифицироваться. Например, чистящие средства для научного института - это расходные материалы для общехозяйственной детальности, а для клининговой компании - основные материалы для производства. И это означает, что в каждом случае методика планирования потребностей и их обеспечения будет совершенно разной.
Для чего это нужно знать специалистам по автоматизации? Чтобы правильно подходить к проектированию работ и контуру проекта уже на этапе обследования и систематизации функциональных требований к будущей системе.
Для чего об этом думать специалистам служб заказчиков? Чтобы задавать правильным службам правильные вопросы, когда внутри предприятия возникает потребность в автоматизации закупок.
Чтобы при запуске информационной системы в эксплуатацию не выявилось случайно множество неучтенных, но очень болезненных моментов.
Как подходить к автоматизации закупок и на что важно обращать внимание?
- Внимательно изучить ВСЕ виды деятельности, существующие на предприятии (даже побочные) и ВСЕ виды номенклатуры, которая для этой деятельности используется. не забывая при этом о нематериальных ценностях (работы и услуги). Из этого многообразия четко определить, что именно войдет в контур «автоматизации закупок» на начальном этапе, а что осознанно будет вынесено в следующие проекты. Вот несколько примеров групп номенклатуры, про которые можно и нужно поговорить:
- сырье и материалы для производства / оборудование для производства – будут планироваться и закупаться по-разному, в т.ч. в зависимости от вида производства (позаказное, серийное, поточное)
- материалы и работы по ремонту основных средств (оборудования, зданий) – в зависимости от использования также будут планироваться и закупаться по-разному (например, ремонты производственного оборудования и прочих активов)
- материалы общехозяйственного назначения – должны планироваться по нормативам и лимитам потребления, это зона оптимизации, но мы тут же приходим к лимитам расходов и бюджетированию
- закупки инвестиционного характера (модернизация мощностей или те же проекты по автоматизации) - планирование и обеспечение этих потребностей всегда идет по отдельному сценарию
- обучение персонала – однозначно нужно разделять производственное (обязательное) обучение и развивающее, т.к. методика планирования должна быть разной (в первом случае – директивно по категориям персонала и профилю рабочих мест, а во втором - от заявок или результатов оценки компетенций и программ развития)
Итогом такой работы должны стать четкие сегменты закупаемой номенклатуры, типовые сценарии планирования и закупок по этим сегментам, требования к методикам и настройкам процессов в системе. Вот так может выглядеть результат этой работы, который должен быть включен в функциональные требования к системе:
| Вид номенклатуры | Примеры номенклатуры | Исходные данные для планирования | Технология планирования | Сценарий обеспечения |
| Типовые ТМЦ общего назначения | АХО, канцелярские принадлежности, моющие средства, средства для мелкого ремонта и пр. | Статистика и нормативы регулярного потребления прошлых периодов |
Обязательное включение в годовой план с поквартальным или помесячным распределение Лимитирование бюджета |
Закупка по конкурсу Выбор поставщика по цене |
- Детально описать закупочную деятельность, как СКВОЗНОЙ бизнес-процесс (а не как изолированную функцию и подсистему в 1С:ERP): этапы процесса (подпроцессы) и результаты, входы/выходы и поставщики/потребители каждого этапа. На выходе вы четко поймете:
- с какими процессами связана закупочная деятельность
- какие выходные данные и из каких процессов должны поступать на каждый этап, временные требования к предоставлению данных (онлайн или к определенному сроку)
- какие данные по результатам и кому должны передаваться, чтобы связанные процессы могли их использовать, в т.ч. для обратной связи и корректировки требований к закупкам (например, процесс планирования производства по отклонениям в сроках обеспечения сырьем/материалами/ комплектующими)
В результате вы получите полный и адекватный перечень требований к настройкам процессов закупок в системе и интеграции подсистемы Закупки с другими подсистемами или информационными системами
Вот так может выглядеть описание процесса закупок с применением процессного подхода:
- Внимательно изучить специфику подготовки и исполнения закупок (т.е. собственно выбор поставщиков, заказы поставщику и их доставку). Вопросы, которые необходимо задать еще на этапе определения контура проекта (до этапа обследования и формализации требований):
- есть ли закупочные процедуры, причем не только регламентированные законодательством (223- или 44- ФЗ), но и внутренние «неформальные» конкурсы (если есть, то возможно нужны критерии выбора поставщиков и работа с базой данных поставщиков)
- есть ли номенклатура, поставляемая из-за рубежа (наличие такой номенклатуры сразу активизирует целый ряд дополнительных процессов: получение разрешений на ввоз, специфические формы договоров и соглашений, управление мультимодальными перевозками, услуги таможни)
- Внимательно изучить требования к процедурам контроля и анализа эффективности закупок. Например, многие предприятия хотят видеть единый монитор управления закупками (от статусов согласования заявок на закупку до передачи номенклатуры, закупленной по заявке в подразделения). Иногда в этот монитор включается контроль исполнения договоров (в части выполнения этапов договорив и получения закрывающих документов). А это все - дополнительные требования к первичным данным, источникам и способам их ввода, доработкам системы
Чем глубже и четче будет проанализирована специфика закупочной деятельности на самом начальном этапе проекта автоматизации, тем меньше рисков, изменений содержания, сроков, бюджета вы получите при выполнении этого проекта. А значит - достигните необходимых результатов и обеспечите удовлетворенность ваших заказчиков.
Для тех же, кто хочет системно и глубоко познакомиться со спецификой выстраивания и автоматизации процессов управления МТО, могу порекомендовать к изучению учебно- методический комплекс, который размещен на Инфостарте: //infostart.ru/public/1239491/