Корректировки выплаты в ЗУП 3.1/ЗГУ 3.1 (начиная с версии 3.1.10)

Публикация № 1299251

Учет и отчетность - Зарплата

Корректировки выплаты Зачет НДФЛ

В этой статье поделюсь своим опытом по работе с корректировками выплаты в ЗУП 3.1 и ЗГУ 3.1: 1. Что такое корректировки выплаты; 2. Как они возникли, в каком состоянии на текущий момент; 3. Как выявить и исправить ошибки. Отчет по проверке работает на ЗУП 3.1, ЗГУ 3.1, начиная с версии 3.1.10.

 

Оглавление

О чем эта статья. 1

Что такое «Корректировка выплаты» на простом примере. 1

Как реализован учет корректировок выплаты в ЗУП и ЗГУ. 3

Мои выводы об организации корректировок выплаты в ЗУП/ЗГУ. 4

Проблемы с учетом корректировок выплаты, с которыми я столкнулся. 4

Отчет по корректировкам выплаты.. 5

Исправление ошибок. 6

На что обратить внимание при исправлении. 8

 

О чем эта статья

В этой статье делюсь моим опытом по работе с корректировками выплаты в ЗУП 3.1 и ЗГУ 3.1.:

  1. Что такое корректировки выплаты;
  2. Как их проверять и выявлять ошибки;
  3. Как исправлять ошибки.

Что такое «Корректировка выплаты» на простом примере

Сначала расскажу о том, что понимается в ЗУП и ЗГУ под корректировками выплаты, на конкретном примере. Наберитесь терпения, будет много текста и картинок, но без этого будет непонятная работа отчета по контролю корректировок выплаты.

Предположим, у сотрудника ежемесячное начисление 10 000 рублей, вычетов по НДФЛ нет, и в течение полугода организация рассчитывала НДФЛ в размере 1300 в месяц, удерживала из зарплаты и перечисляла в бюджет. Итого за полгода в бюджет перечислили 7 800.

А в июле сотрудник написал заявление о предоставлении вычета на двух детей, причем применять этот вычет нужно с января. Пересчитываем в июле НДФЛ по итогам года с января по июль: годовой доход 70 000 минус вычеты на детей по 2800 за семь месяцев (19 600), налоговая база 50 400, НДФЛ по итогам года 6 552, и НДФЛ начисленный за июль получается отрицательный: 6552 – 7800 = -1248.

Рассчитываем долг по взаиморасчетам с сотрудником: начислено 10 000 минус удержано -1248 равно 11 248, и казалось бы, эту сумму сотруднику и нужно выплатить.

Но не нужно забывать, что в течение полугода организация удерживала налог у сотрудника и перечисляла в бюджет. За чей счет выплачивать излишне удержанный налог в сумме 1248? У организации деньги на это не предусмотрены, она может выплатить сотруднику только 10 000.

Поэтому долг по взаиморасчетам в ЗУП (ЗГУ) записывается в размере 11 248, а сумма к выплате только 10 000, а 1248 принимается к зачету по НДФЛ. Вот так это видит бухгалтер в расчетном листке до того, как сформировал ведомость на выплату:

В документе начисления зарплаты при этом на вкладке «Корректировки выплаты» видно сумму налога, принятую к зачету, и которая уменьшает сумму к выплате:

Как же все-таки сотруднику получить эти деньги обратно? Есть два варианта:

  1. Сотрудника уведомляют об излишне удержанном НДФЛ, он пишет заявление на возврат, и бухгалтер до создания ведомости на выплату оформляет документ «Возврат НДФЛ» на сумму 1248, эта сумма увеличивает сумму к выплате и зачитывает НДФЛ, ранее принятый к зачету;
  2. Сотрудник не пишет заявление на возврат, а зачет НДФЛ и увеличение суммы к выплате происходит в месяце, когда НДФЛ, начисленный за этот месяц, снова становится положительным.

Вот так будет выглядеть расчетный листок до формирования ведомости на выплату, если оформить возврат налога. Видно, что к зачету принят весь НДФЛ, ранее поставленный к зачету. В ведомости на выплату будет сумма к выплате 11 248.

 

Рассмотрим второй вариант – возврат НДФЛ не выполнялся, за июль выплачено 10 000, рассчитываем зарплату за август. Годовой доход в этом случае 80 000, вычет за 8 месяцев 22 400, налоговая база 57 600, сумма налога за год 7488, а ранее удержанный 6552. Итого НДФЛ за месяц 936 рублей.

Сумма взаиморасчетов с сотрудником составит 10 000 минус 936, получается 9 064. При этом ранее принято к зачету 1248 рублей, и можно зачесть 936 рублей налога этого месяца, таким образом, сумма к выплате за август составит 9 064 + 936 = 10 000 рублей.

В документе начисления зачтенный налог выглядит так:

В расчетном листке до формирования ведомости на выплату видно, что из ранее поставленного к зачету налога 1248 зачтено 936 и остается излишне удержанный налог в сумме 312 рублей.

Сумма к выплате при этом составляет 10 000, что видно при формировании ведомости на выплату за август:

 

Как реализован учет корректировок выплаты в ЗУП и ЗГУ

Итак, «корректировка суммы выплаты» в ЗУП и ЗГУ 3.1 состоит из двух частей:

  1. НДФЛ, принятый к зачету – это отрицательный НДФЛ, который увеличивает взаиморасчеты с сотрудником, но не увеличивает сумму в ведомости на выплату, так как ранее этот НДФЛ был удержан и перечислен в бюджет;
  2. Зачтенный НДФЛ – это  положительная сумма НДФЛ за текущий месяц, в пределах ранее принятой к зачету суммы, увеличивает сумму в ведомости на выплату.

Теперь о том, как это реализовано в ЗУП 3.1 и ЗГУ 3.1, для программистов.

При проведении документа начисления данные пишутся в три регистра:

  1. Взаиморасчеты с сотрудниками;
    (да, я знаю, что их два – бухгалтерский и обычный, но для понимания корректировок выплаты это неважно)
  2. Зарплата к выплате;
  3. Начисления и удержания по сотрудникам,

При этом во взаиморасчеты с сотрудниками добавляется разница между начислением и удержанием по документу начисления, а в зарплату к выплате та же сумма, но к ней добавляется корректировка выплаты.

На примере июля, когда впервые возник отрицательный НДФЛ, получаются следующие записи:

  1. Взаиморасчеты с сотрудником: 10 000 – (-1248) = 11 248
  2. В регистр «Зарплата к выплате» пишется две записи на общую сумму 10 000:
    1. 11 248, как в регистре взаиморасчетов;
    2. -1248, то есть сумма, принятая к зачету
  3. В регистр «Начисления и удержания» добавляется запись с особым видном расчета «НДФЛ к зачету в счет будущих платежей» и суммой 1248.

Сумма в ведомости на выплату (для тех, кто этого пока не знает) – это остаток по регистру «Зарплата к выплате».

Соответственно, в августе корректировка выплаты положительная на сумму 936 рублей, и во взаиморасчеты идет сумма 10 000 – 936 = 9 064, а в зарплату к выплате сумма 9064 + 936 = 10 000. В регистр начислений и удержаний по сотруднику добавляется запись с видом расчета «Зачтено излишне удержанного НДФЛ» и сумма 936.

Мои выводы об организации корректировок выплаты в ЗУП/ЗГУ

Далее привожу мои выводы, которые я сделал из структуры регистров. Если я чего-то не понял и здесь присутствуют люди, копнувшие тему глубже, прошу высказать это в комментариях.

  1. Корректировки выплаты видны только в регистре начислений и удержаний по сотрудникам;
  2. Остаток корректировки выплаты по физлицу надо считать нарастающим итогом, то есть весь принятый НДФЛ к зачету и весь зачтенный с начала времен по текущий месяц;
  3. Программа не запоминает дату получения дохода для корректировок выплаты, то есть невозможно отличить корректировку выплаты текущего налогового периода от еще незакрытой корректировки выплаты прошлого налогового периода.

Можно попытаться сопоставить корректировки выплаты с суммой начисленного НДФЛ в разрезе налоговых периодов, но насколько достоверным получится результат – пока судить не берусь.

Проблемы с учетом корректировок выплаты, с которыми я столкнулся

Работаю программистом в организации, которая ведет бухучет (в том числе учет зарплаты) организаций по договору, а также консультирую клиентов, которые ведут учет зарплаты самостоятельно. Среди клиентов есть хозрасчетные организации и бюджетники, которые используют ЗГУ 3.1.

Соответственно, часто получаю вопросы от бухгалтеров о том, почему в ведомости на выплату такая странная сумма, как ее проверить, как найти ошибку и так далее. И понял, что типовые отчеты ЗУП/ЗГУ не особо помогают с такими вопросами разобраться, и проверять приходится вручную, по расчетным листкам, месяц за месяцем и по каждому сотруднику. Если сотрудников достаточно много – проблема становится просто нерешаемой, нужно думать, как такие проверки автоматизировать.

Если у одного физлица в организации два и более места работы (например, основное и внутреннее совместительство, а еще договор ГПХ), то при постановке НДФЛ к зачету или при зачете НДФЛ учитывается только физическое лицо. А так как зарплата к выплате считается в разрезе сотрудников, может возникнуть ситуация, когда налог принят к зачету по основному сотруднику, а зачтен по совместителю, или наоборот. В целом по физическому лицу зарплата будет выплачена верно, а вот долги по взаиморасчетам в разрезе табельных номеров «зависают».

Аналогичная проблема возникает в организациях, где включено использование статей финансирования и статей затрат – обычно это государственные учреждения. Зарплата в таких организациях начисляется из различных источников финансирования, и подразделяется на статьи затрат, например:

  1. Источники финансирования – «Бюджет», «Предпринимательская деятельность», могут быть и другие;
  2. Статьи затрат  - 211 (зарплата), 225 и 226 – договора подряда, 266 – пособия, в том числе больничные, и так далее.

В таких организациях проблема в том, что НДФЛ может быть принят к зачету по бюджету 211, а зачтен при расчете больничного, по бюджету 266. В переводе на русский язык это означает, что сотруднику нужно выплатить из 266 статьи затрат, на которую государство не предусмотрело денег, а по статье 211 сумма по взаиморасчетам есть, а выплатить её бухгалтер не может.

К сожалению, типовые алгоритмы ЗУП/ЗГУ зачитывают НДФЛ только в разрезе физического лица, не учитывая табельные номера, статьи финансирования и статьи затрат.

Обобщаю основные проблемы:

  1. Трудно проверять, т.к. нет инструмента проверить всех сотрудников разом;
  2. Не учитываются табельные номера одного физического лица, зависают остатки взаиморасчетов в разрезе табельных номеров;
  3. Не учитываются статьи финансирования и статьи затрат, зависают остатки взаиморасчетов в этих разрезах.

В нашем примере можно провести эксперимент: начислить больничный лист, на сумму, которая больше суммы вычета, и в корректировку выплаты НДФЛ по 266 статье затрат, а не по 211-й. Ниже покажу, как это выглядит в моем отчете.

Замечание: похоже, в релизе 3.1.14.208 такое поведение исправили, но в более ранних релизах ошибка воспроизводилась. Поэтому проверять все-таки нужно.

Отчет по корректировкам выплаты

В итоге сделал инструмент контроля, который помогает проверить корректировки выплаты достаточно быстро даже в организации с большим количеством сотрудников.

Вот пример работы отчета по сотруднику, которого я приводил в качестве примера.

Отчет суммирует «с начала времен» по конец месяца, указанного в параметрах, все корректировки выплаты и делит на две колонки: «Принято к зачету» и «Зачтено», а также вычисляет остаток. Первая группировка показывает, что в целом по физлицу осталось зачесть 26 рублей налога.

Вторая группировка показывает, как была учтена корректировка выплаты в разрезе табельных номеров сотрудника и статьей финансирования и затрат. Сразу же видим, что в сентябре зачет налога прошел по 266 статье затрат, в то время как принят к зачету был налог по 211 статье.

Отрицательный остаток говорит о том, что выявлена ошибка, положительный – что ошибки нет, но еще не весь налог зачтен (из ранее принятого к зачету). Нулевой остаток по разрезу говорит о том, что зачет налога проведен правильно.

Обратите внимание, что отчет не рассчитывает, насколько корректно налог был принят к зачету, а только выявляет историю корректировок выплаты и ошибку зачета налога.

Режим работы отчета устанавливается в поле «Ошибки и отклонения»:

  1. Показать все значения – показывает всю историю корректировок выплаты без отборов;
  2. Только ошибки – покажет разрезы учета, по которым зачтено налога больше, чем принято к зачету (т.е. в колонке «Остаток» сумма меньше нуля);
  3. Только остатки – покажет разрезы учета, по которым зачтен не весь налог, принятый к зачету (т.е. в колонке «Остаток» сумма больше нуля);
  4. Только остатки, возникшие в этом году – покажет разрезы, в которых ненулевой остаток образовался в текущем году.

Исправление ошибок

Исправлять ошибки можно вручную, почти в любом документе начисления. Для этого есть или вкладка «Корректировки выплаты» (документы увольнения, начисления зарплаты) или отдельный реквизит на форме, который можно раскрыть.

Для исправления нужно выявить ошибки в каждом разрезе учета (табельный номер + статья финансирования + статья расходов), сложить их и взять сумму с обратным знаком.

В документ вносится сумма исправления в целом, а затем эту сумму можно раскрыть до табельного номера (статьи финансирования) и указать сумму по каждому разрезу так, чтобы итоговая сумма была равна сумме исправления по физлицу. Редактирование в разрезах возможно, если у физлица есть несколько рабочих мест и/или включено использование статей финансирования.

Можно также исправлять с помощью этого отчета. Работает это так:

  1. Если в целом по физлицу остаток корректировки выплаты нулевой, но есть разрезы учета, по которым остатки ненулевые – создает корректировки выплаты с обратным знаком;
  2. Если в целом по физлицу остаток ненулевой, и есть разрезы учета, по которым остаток меньше нуля – то есть зачтено налога больше, чем принято к зачету – создает запись о принятии налога к зачету на сумму отрицательного остатка.

Для этого на форме отчета есть вкладка «Исправление». Нужно задать месяц, в котором будет зарегистрировано исправление, и нажать на кнопку «Исправить».

Документ задавать не нужно – по итогам работы алгоритма исправления будет создан новый документ начисления зарплаты, а ссылка на него помещена в поле «Документ».

Алгоритм исправления учитывает отборы по физическим лицам, если они заданы в параметрах отчета.

Для демонстрации работы отчета я задал период – сентябрь 2020 года, нажал кнопку исправления и получил ссылку на документ номер 106.

Открываю документ и вижу, что в нем создана корректировка выплаты на сумму 286 рублей. Выше есть картинка, где видно, что по 266 статье зачтено налога на сумму 286 рублей, а суммы, принятой к зачету, не было.

Формирую отчет заново и вижу, что по статье 266 ошибка исправлена, теперь зачтенная сумма не больше, чем принятая к зачету.

Внимательный читатель спросит, почему бы не поменять в больничном статью затрат, по которой прошел зачет, на 211-ю, и будет совершенно прав. Если ошибка произошла в текущем месяце, и ведомости на выплату еще не были созданы, то так и следует поступить.

Однако, в релизах ЗУП 3.1.14 до 208-й версии при попытке открыть корректировку выплаты в больничном выдается ошибка (в 208 исправлено), и такой способ не подходит. Нужно, как минимум, исключить ошибку зачета по 266 статье, а перенести корректировку выплаты на 211-ю статью можно и другим документом начисления.

Кроме того, остаются ситуации, которые возникли в прошлых месяцах, и которые следует исправлять в текущем месяце – и тогда исправлять удобно с помощью предложенного инструмента.

На что обратить внимание при исправлении

Необходимо учитывать, что исправление корректировки выплаты иногда лучше не делать.

Например, при смене статуса сотрудника с нерезидента на резидента может образоваться НДФЛ к зачету, но работодатель не имеет права возвращать такой налог по итогам налогового периода, это особо оговорено статьей 231 НК РФ.

Также следует помнить, что после исправления корректировок может образоваться сумма к выплате по некоторым разрезам учета, а по другим, соответственно, уменьшиться на такую же сумму. Будьте готовы к тому, что по каким-то разрезам сотрудник может стать должником, и ему придется возвращать деньги работодателю (или ждать, пока по этому же разрезу пройдет начисление и закроет долг).

Скачать файлы

Наименование Файл Версия Размер
Корректировки выплаты в ЗУП 3.1/ЗГУ 3.1 (начиная с версии 3.1.10):

.erf 22,16Kb
24.09.20
13
.erf 22,16Kb 13 Скачать

Специальные предложения

Оставьте свое сообщение

См. также

Анализ долга по взаиморасчетам и корректировкам выплаты в разрезе сотрудников

Зарплата Анализ учета v8 v8::СПР ЗКГУ3.0 ЗУП3.x Россия БУ Госбюджет НДФЛ Абонемент ($m)

Отчет помогает разобраться, по какой причине сотрудник стал должником, или зарплата не была выплачена. Также выявляет сотрудников с ошибкой корректировки выплаты (когда зачтено НДФЛ больше, чем до этого было принято к зачету). Работает на всех версиях ЗГУ 3.1 и ЗУП 3.1, начиная с 3.1.10.

1 стартмани

28.09.2020    1009    16    VinnieThePOOH    0    

Надбавка пропорционально отработанному времени, ограниченная сверху базовой суммой надбавки по должности

Зарплата v8 v8::СПР ЗУП3.x Россия БУ НДФЛ Абонемент ($m)

Постановка задачи: В некоторых магазинах розничной сети товарооборот и выручка в разы больше, чем в остальных. Для удержания сотрудников и мотивации за напряженный труд, принято решение о создании надбавки пропорционально отработанному времени. Товаровед 20 000 руб, Старший продавец-кассир 10 000 руб., Продавец-кассир 5 000 руб. при ограничении сумм сверху: в отличие от оклада, даже при переработке, надбавка не должна превышать базовую сумму. Формула: НадбавкаЗаОборот * Мин(1, ВремяВЧасах/НормаЧасов, ДоляНеполногоРабочегоВремени), где НадбавкаЗаОборот – базовая сумма надбавки, ВремяВЧасах – фактически отработанное время (в часах), НормаЧасов – плановое время (в часах), ДоляНеполногоРабочегоВремени – аналог КоличествоСтавок в приёме. Обычно 1 или 0,5. Полуставочник коэф.ставки или половинным графиком работы.

1 стартмани

07.11.2019    6195    milov.aleksey    0    

Сторнирование документов отсутствия по невыясненной причине после переноса данных. Замена на больничный лист. ЗУП 3.1.8

Обработка документов Бухгалтерский учет Зарплата Учет рабочего времени Зарплата Учет рабочего времени v8 v8::СПР ЗУП3.x Россия БУ Абонемент ($m)

Наши кадры в ЗУП 2.5 на время отсутствия документов о больничном вводят документ "Невыходы в организациях". Спокойно рассчитывают, а когда документы о больничном листе приносят - сторнируют невыход. В целом ничего криминального, и практика частая в различных организациях, но есть нюансы, при переходе на ЗУП 3.1.

1 стартмани

22.03.2019    5407    Mogilnikova    0    

Альтернатива внешним печатным формам. ЗУП 3.1

Печатные формы документов Универсальные функции Зарплата Практика программирования Зарплата Разработка v8 v8::СПР ЗУП3.x Абонемент ($m)

Как в ЗУП 3.1.8 отказаться от внешних печатных форм и расширением увеличить количество полей, доступных при редактировании макетов, для изменения печатных форм Т1, Т5, Т8 и аналогичные пользователями.

1 стартмани

30.01.2019    14629    Mogilnikova    3    

Инструкция по настройке загрузки из ФСС электронных листков нетрудоспособности ЭЛН в документ 1С Начисление по больничному листу

Внешние источники данных Зарплата Зарплата v8 КА1 ЗУП2.5 УПП1 Россия БУ ФОМС, ПФ, ФСС Абонемент ($m)

Клиент (страхователь) работает в программе "1С Зарплата и управление персоналом ред.2.5" сдает отчетность через Контур или СБИС и не собирается подключать 1С-Отчетность, при этом хочет загружать электронные больничные в программу 1С Зарплата. Подобная ситуация может быть и для других конфигураций в которых есть документ "Начисление по больничному листу", например Комплексная автоматизация 1.1, Управление производственным предприятием 1.3.

1 стартмани

28.11.2017    152934    rusmil    126    

Исправление среднего заработка для отпусков после переноса данных в конфигурацию ЗКГУ 3.0

Перенос данных из 1С7.7 в 1C8.X Перенос данных из 1C8 в 1C8 Зарплата Учет рабочего времени Зарплата Учет рабочего времени v8 1С7:ЗиК ЗКГУ3.0 БУ Абонемент ($m)

Речь пойдет о том, как после перехода на конфигурацию 1С: Зарплата и кадры государственного учреждения, редакции 3.1 изменить данные о среднем заработке и коэффициенте отработанных дней для расчета отпусков без привлечения помощи программиста.

6 стартмани

08.08.2017    32803    RadistkaAn    4    

Учет и расчет выплат работникам за время прохождения медосмотров в программе «1С:ЗУП» редакции 2.5

Управленческий учет (прочее) Бухгалтерский учет Зарплата Управление персоналом (HRM) Учет рабочего времени Зарплата Управление персоналом (HRM) Учет рабочего времени v8 ЗУП2.5 Россия БУ Абонемент ($m)

Основная идея публикации - собрать в одном месте методические указания по учету и расчету выплат работникам за время прохождения медосмотров в программе «1С:Зарплата и управление персоналом» редакции 2.5. После прочтения статьи вы узнаете: 1) варианты условных обозначений медосмотра в табеле учета рабочего времени; 2) как и зачем вести Журнал учета прохождения медосмотров; 3) как производить расчет медосмотра сотруднику, тонкости настройки видов расчета; 4) как массово рассчитать медосмотры сразу всем сотрудникам выбранного подразделения или всей организации; 5) влияние расходов на медосмотры на бюджет ФОТ; 6) как должны взаимодействовать заинтересованные подразделения при организации медосмотров. В статье описываются как типовой функционал, так и нетиповые возможности "1С: ЗУП" редакции 2.5.

1 стартмани

09.08.2016    38746    RailMen    9    

Запросы к регистрам сведений с реквизитом "ПериодЗавершения"

Практика программирования Зарплата Управление персоналом (HRM) Зарплата Управление персоналом (HRM) v8 ЗУП2.5 УПП1 Россия УУ Абонемент ($m)

В конфигурациях ЗУП и УПП есть 2 часто используемых регистра сведений: «РаботникиОрганизаций» aka «Кадровая история сотрудников (по юрлицам)» - хранит кадровые перемещения сотрудника в регл. учете и «ПлановыеНачисленияРаботниковОрганизаций» aka «Плановые начисления сотрудников организаций» - хранит назначенные сотруднику виды расчета. Эти регистры имеют одну особенность, часто упускаемую новичками из виду.

1 стартмани

28.08.2013    38080    Synoecium    9    

Универсальный механизм печати подписей согласующих лиц в отчетах конфигурации

Практика программирования Зарплата Зарплата v8 ЗУП2.5 Россия БУ Абонемент ($m)

Данный алгоритм можно использовать в любой конфигурации. Небольшие изменения конфигурации ЗУП с целью создания инструмента, с помощью которого пользователь без труда сможет управлять отображением подписей согласующих лиц в печатных формах отчетов конфигурации. Плюсом предложенного алгоритма является то, что для реализации вышеописанного инструмента нет необходимости в изменении всего множества шаблонов отчетов конфигурации, для пользователя управление печатью подписей всех отчетов будет происходить из одной "точки входа" - обработки. При этом, подписи можно добавлять, практически, в любое место отчета.

1 стартмани

15.06.2010    9551    briz    2