Сводная отчетность перестает функционировать корректно, это вносит дисбаланс по системе распределения материальных ресурсов, что приводит к появлению неликвидов на складах.
Как решить данную проблему и какие фундаментальные процессы необходимо организовать еще до внедрения продуктов 1С 8.3, я расскажу в этой статье.
Дело в том, что зачастую на предприятиях, где существует разделение по функциональным обязанностям разделяется и ответственность по ведению справочников и документов. Каждый сотрудник владеет функционалом в ограниченной области бизнес-процесса и несет ответственность только в рамках роли, которую ему отвели в системе. Ошибка одного сотрудника ведет к ошибке другого, и таким образом, как снежный ком, копятся ошибки. Через определенный период после внедрения продукта 1С возникает проблема, которую невозможно решить сразу.
На рисунке ниже представлены некоторые процессы, в которых принимает участие справочник Номенклатуры в 1С, однако, его использование этим не ограничивается.
Основные процессы справочника «Номенклатура» в 1С 8.3
Поддержание справочника «Номенклатура» в компаниях, где осуществляется широкой спектр задач, например, производство электроники, является трудоемким и ответственным процессом. В первую очередь, необходимо на высшем уровне подготовить стандарт предприятия (регламент) по работе с электронным справочником. В стандарте должны быть описаны действия участников всех процессов предприятия, которые работают с номенклатурой: создают её, корректируют, удаляют, помечают на удаление, перемещают из групп в группы.
Далее необходимо определить, каким образом производить слияние нескольких баз данных, если нужно объединить справочники номенклатуры разных систем. Новый справочник в 1С при этом формируется путем арифметического сложения. В этом случае возникнет проблема «дублирования» одинаковых по смыслу номенклатур справочника, но разных по написанию.
Существует три основных подхода к решению проблем нормализации справочника «Номенклатура». Опытным путем все эти подходы были апробированы, однако, в каждом из них есть как свои достоинства, так и недостатки, о котором пойдет речь ниже. Выбор метода нормализации справочника «Номенклатуры» зависит от целей компании, в которой он внедряется.
Создание нового справочника в 1С
Данный подход применим в случае, если организацией было принято решение перейти на ограничительный перечень или эталонный справочник, который был заранее подготовлен. Подход представляет собой постепенное исключение старых позиций справочника и переход к новым нормализованным. Формирование потребностей, факсов поставщикам, оприходование товарно-материальных ценностей в таком случае должно вестись из нового справочника 1С, а списание остатков должно производиться в первую очередь со старых остатков номенклатурных позиций старого справочника. В данном подходе нельзя обойти стороной следующие задачи:
- формирование эталонного справочника «Номенклатуры»;
- определение прав пользователям по ведению справочника «Номенклатура» согласно утвержденному регламенту;
- доработка конфигурации 1С под утвержденный регламент.
Недостатком такого подхода является длительный переходный период, который зависит в большей степени от жизненного цикла изготовления изделий на предприятии. Чем дольше жизненный цикл, тем дольше будет осуществляться переход на эталонный справочник. Также переходный период будет зависеть от того, как быстро будет израсходован складской запас. При выбранном подходе первыми выбывают с учёта в 1С товарно-материальные ценности (так как первыми ставятся на учет). Данный подход может не подойти для предприятий, где закупки осуществляются в рамках конкретного заказа (преимущественно военного направления).
Создание уникальных идентификаторов в 1С
Подход применим в случае, когда организация приняла решение не отказываться от существующего справочника из-за огромного объема внесенных документов в систему 1С и товарно-материальных ценностей, хранимых на складах. Также подход применим в случае, если жизненный цикл изготовления изделий не позволяет быстро преодолеть переходный период (от года и более). По этой же причине получение сводной отчетности по движению товарно-материальной ценности 1С и состоянию складских помещений является востребованной функцией сложного производства, и отказаться от нее невозможно.
В основе метода лежит кодификация номенклатурной позиции старого справочника. Для этого необходимо создать дополнительный реквизит, в котором будет храниться уникальный номер, привязанный к этой номенклатуре, а также ко всем разноименным элементам справочника данной номенклатуры. Для реализации данного механизма необходимо реализовать следующие мероприятия:
- согласовать и утвердить таблицы соответствия номенклатурных элементов – идентичных по смыслу, но различных по написанию в текущем справочнике;
- разработать и утвердить правила кодификации на товарно-материальные ценности в 1С, которые должны быть закреплены в стандарте предприятия;
- реализовать доработку конфигурации 1С, а именно: добавить реквизит элемента справочника «Номенклатура», реализовать алгоритм по автоматической генерации уникальных кодов, доработать отчеты, которые должны работать под указанную кодировку.
Недостатком такого подхода является проблема идентификации соответствия номенклатурных элементов идентичных по смыслу, но различных по написанию. Ответственность на правильность соответствий лежит на специалистах номенклатурных групп.
Перенос остатков в 1С
Суть подхода заключается в переносе остатка элементов номенклатуры старого справочника на новые. Это – самый сложный подход с точки зрения технической реализации, так как включает в себя мероприятия двух предыдущих подходов:
- необходимо создать новый эталонный справочник номенклатуры;
- подготовить таблицу соответствия номенклатур нового и старого справочника;
- реализовать алгоритмы и механизмы для переноса остатков в 1С.
На Ульяновском предприятии, которое занимается изготовлением изделий военного назначения, был реализован смешанный подход. Подход представлял собой комбинации всех перечисленных методов. Сначала необходимо было создать единый справочник, для этого необходимо было сопоставить три разных справочника номенклатуры 1С Предприятия разных систем (около 300 тысяч записей). Потом специалисты снабжения, производства и службы главного технолога сопоставляли сами номенклатурные позиции (было задействовано около 100 специалистов предприятия). После проведенного анализа разработчиками 1С были реализованы механизмы кодификации и обмена данными между системами (в обе стороны). На протяжении трех лет велась работа в двух системах учета товарно-материальных ценностей. При этом в старой автоматизированной системе осуществлялся расход складских остатков, а в новой осуществлялся приход новых по новой номенклатуре. Данный метод усложнял работу специалистов многих структур, однако, цель была достигнута.
Поддержание справочника «номенклатура» в актуальном состоянии является большой проблемой для крупных предприятий, но правильно организованная работа как на начальном этапе внедрения продуктов 1С, так и на последующем их сопровождении позволяет минимизировать финансовые риски, снизить непроизводственные затраты и повысить эффективность производства.
Новый уровень учета товарно-материальных ценностей в 1С любого предприятия – это создание нормализованного справочника номенклатуры в 1С, его постоянное поддержание и развитие, которое невозможно без грамотных и профессиональных специалистов в области снабжения, производства и автоматизации.
