Когда можно переходить на 1С?
В начале года
В каких случаях? При переносе данных расчёта зарплаты и регламентированного учёта, когда есть строгая привязка к срокам сдачи отчётности. Такой сценарий помогает сократить количество рутинных операций, сопряжённых с переносом и упорядочиванием документов.
С управленческой отчётностью дело обстоит проще, но и её многие стремятся перенести в начале календарного года. Срабатывает психологический эффект — желание начать «новую жизнь» именно 1-го января.
Как реализуется? Достаточно корректно загрузить нормативно-справочную информацию и заполнить остатки на конец периода. После фактического закрытия года начальные остатки переносятся задним числом, старые документы по остаткам удаляются. Дальше можно спокойно работать.
После закрытия года
В каких случаях? Иногда компания сознательно откладывает переход до фактического закрытия года — вплоть до середины марта. В этом есть свой резон: в первые месяцы года бухгалтерия очень загружена, и времени на внедрение не хватает.
Как реализуется? В январе сотрудники продолжают работать в старой системе. После закрытия остатки переносятся, а пользователи «переезжают» в новую программу. И в первом, и во втором случае в остатки на конец года может потребоваться внести изменения. Это придётся делать вручную или, если корректировок много, перегружать данные повторно.
В середине года
В каких случаях? При реализации проектов по управленческому учёту (управленческая отчётность, склад, CRM и всё остальное, что не привязано к срокам уплаты налогов и не подразумевает необходимости отчитываться перед государством).
Бывает, переход на 1С в середине года осуществляется в «аварийном» режиме. Например, компания запланировала его на январь, но исполнители не успели подготовить систему и обучить пользователей. Из-за этого старт эксплуатации был отложен. Чтобы не терять ещё больше времени, клиент может инициировать переход в середине года.
Другая ситуация — миграция на отечественное ПО с иностранного, поддержка которого прекратилась (например, SAP). В этом случае клиент вынужден решиться на экстренный переход — иначе работа в компании встанет.
Ещё одна причина — свежие законодательные нормы, которым невозможно следовать в старой программе (например, обмен данными с онлайн-кассами или обязательная маркировка товаров).
Как реализуется? Если компания переходит на другую программу с середины года, для формирования годовой отчётности (баланс, НДС и пр.) ей нужно переместить всю историю с первого месяца года до текущего момента. В некоторых случаях клиент хочет перенести и часть данных, необходимых для принятия управленческих решений. Скажем, всю информацию по продажам, причём сразу за несколько лет. Технически это возможно, но требует много времени и трудозатрат. Следовательно, обходится дороже.
В чём сложность с переходом в середине года?
Для большей предметности рассмотрим один из самых частых сценариев, с которыми к нам обращаются клиенты, — переход с «1С:ЗУП» редакции 2.5 на более новую редакцию 3.1.
Выбор варианта переноса данных на примере «1С:ЗУП» 3.1
Программа предлагает два типа переноса данных.
- С остатками (рекомендованный). В новую программу переносится только срез данных на дату начала учёта. Плюс — минимизация ошибок: в программу не «переезжает» лишняя информация и неправильные настройки. Сам переход осуществляется быстро. Минус в том, что теряется история — соответственно, нет отчётов за предыдущий период. Например, при таком варианте перехода с «1С:ЗУП» версии 2.5 на версию 3.1 вместо кадровой истории по актуальным сотрудникам сохраняется только срез кадровых данных на момент перехода, вместо всех данных по взаиморасчётам — остатки на выбранную дату. Также исчезают результаты начислений и удержаний. Нечто похожее происходит и с другими конфигурациями и контурами учёта.
- С документами. В новую программу переносится история данных. Преимущество этого — возможность отслеживать отчётность в динамике с учётом предыдущих периодов. Недостаток — большой объём передаваемой информации и мигрирующие ошибки. Чем больше компания, тем выше вероятность их появления.
Трудности при переносе с документами
- Перенос документов — крайне кропотливая работа. Все передаваемые документы нужно проверить и перепроверить: само наличие документов, правильность заполнения, правильность распределения по счетам и распределения расходов, правильность формирования отчётов и пр. — всё это должно стать предметом пристального внимания. Глубина проверки — вплоть до каждого отдельного дня в разрезе всех видов данных.
- Старые данные не переносятся в новую систему «as is». У программ (даже если это версии одной и той же конфигурации) может быть совершенно разное концептуальное, структурное и технологическое устройство. Различные подходы к контролю уникальности элементов справочника (договоры, номенклатура, контрагенты, ИНН), различные логики формирования НСИ, реквизиты, число знаков после запятой, способы округления и прочие механизмы расчёта. Так, например, в версиях 2.5 и 3.2 «1С:ЗУП» могут не сойтись расчёты среднего заработка, поскольку поздняя редакция иначе учитывает премии. Все эти моменты следует проанализировать и проработать, и это лишь часть возможных расхождений.
- Старые ошибки всплывают на поверхность. В прежней системе почти всегда есть погрешности, которые либо пока незаметны (не контролировались программой), либо правились руками. Скажем, в тот же «1С:ЗУП» 3.1 из 2.5 могут попасть ошибки учёта НДФЛ. Если по какой-то причине налог был исчислен, но не удержан, в новой программе он отобразится в виде задолженности. Также могут обнаружиться суммы без количества, количества без сумм и другие очевидные неточности. Важно: для нормальной «работы над ошибками» понадобится участие ключевых сотрудников, хорошо знающих внутренние процессы. Только они способны помочь исполнителю разобраться в происхождении несостыковок и принять решение о дальнейших действиях.
Как осуществляется переход в середине года?
- Сбор требований и обследование. В числе прочего исполнитель уточняет требования к переносу данных, исходя из пожеланий заказчика, технических возможностей системы и вида, в котором данные можно извлечь.
- Моделирование. Аналитики моделируют процессы заказчика и проектируют предварительные решения. Пока без учёта накопленной в предыдущей системе информации.
- Разработка. Программисты готовят инструменты переноса данных и правила обмена.
- Перенос данных. Осуществляется подготовка и перенос исторических данных из унаследованных систем — итеративно, с доработками и проверками.
- Обучение. Пользователей обучают работе в новой системе.
- Запуск в опытно-промышленную эксплуатацию. Функциональные блоки со всеми перенесёнными данными тестируются в условиях, приближенных к реальным, систему запускают в эксплуатацию.
- Сопровождение. Ведётся анализ корректности учёта, поиск и исправление ошибок, дальнейшая настройка и доработка.
Обязательно ли переносить историю?
Нет, необязательно. Если в середине года вы переходите на комплексный продукт (например, с «1С:УПП» на «1С:ERP»), сначала можно запустить подсистемы торговли, склада, производственного учёта и пр., настроив интеграцию старой и новой системы. А расчёт зарплаты, бухгалтерию и налоговый учёт отложить до начала года. В таком случае переносить большие объёмы данных не понадобится.
Кроме того, если старые данные нужны не на постоянной основе, а несколько раз в год, можно обращаться к прежней базе и выгружать из неё необходимые отчёты вручную.
Вступайте в нашу телеграмм-группу Инфостарт